【ノーコードで実現】Google スプレッドシートとChatGPTを連携し、コールドアウトリーチを自動化する方法

「Google スプレッドシートで管理している営業リストへのコールドメール、一件ずつ内容を考えるのが大変…」

「かといって全員に同じ内容を送っても反応率は上がらないし、どうすればいいんだろう…」

このように、コールドアウトリーチのメール作成に多くの時間と手間をかけていませんか？

もしGoogle スプレッドシートのリスト情報をもとに、ChatGPTがターゲットに合わせたコールドメールの文面を自動生成してくれる仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。
その結果、より戦略的なアプローチや顧客との関係構築に集中する時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle スプレッドシートの情報をもとにChatGPTでコールドメールのテキストを生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTでWeb検索を行いコールドメールのテキストを生成する

試してみる

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■概要

コールドメールの作成において、一社ごとにWebサイトやWeb情報を調査し、パーソナライズされた文面を考える作業は多くの時間を要するのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTでWeb検索を行いコールドメールのテキストを生成する一連の作業を自動化できます。リスト管理からメール文面作成までのプロセスを効率化し、営業活動の生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで管理するリストに対し、効率的にアプローチしたい営業担当者の方
• ChatGPTを活用し、Web検索に基づいた質の高いコールドメールのテキストを自動で生成したい方
• アウトバウンド施策におけるリサーチやメール作成の工数を削減したいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加を起点に、Web検索とコールドメールのテキスト生成が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• ChatGPTが指定のプロンプトに基づきテキストを作成するため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、アプローチの質を均一化できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPTとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成（Web検索対応）」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を基にメール文面を作成するよう指示します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、生成されたテキストを元のスプレッドシートの指定したセルに書き込みます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください。
• ChatGPTのオペレーション設定では、どのようなコールドメールを生成したいかに応じて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください。トリガーで取得した情報を使用して自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートとChatGPTでコールドメールを自動生成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTでWeb検索を行いコールドメールのテキストを生成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／ChatGPT

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとChatGPTのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定、ChatGPTとGoogle スプレッドシートのアクション設定
• フローの起動確認

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTでWeb検索を行いコールドメールのテキストを生成する

試してみる

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■概要

コールドメールの作成において、一社ごとにWebサイトやWeb情報を調査し、パーソナライズされた文面を考える作業は多くの時間を要するのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTでWeb検索を行いコールドメールのテキストを生成する一連の作業を自動化できます。リスト管理からメール文面作成までのプロセスを効率化し、営業活動の生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで管理するリストに対し、効率的にアプローチしたい営業担当者の方
• ChatGPTを活用し、Web検索に基づいた質の高いコールドメールのテキストを自動で生成したい方
• アウトバウンド施策におけるリサーチやメール作成の工数を削減したいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加を起点に、Web検索とコールドメールのテキスト生成が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• ChatGPTが指定のプロンプトに基づきテキストを作成するため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、アプローチの質を均一化できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPTとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成（Web検索対応）」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を基にメール文面を作成するよう指示します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、生成されたテキストを元のスプレッドシートの指定したセルに書き込みます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください。
• ChatGPTのオペレーション設定では、どのようなコールドメールを生成したいかに応じて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください。トリガーで取得した情報を使用して自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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ステップ1：Google スプレッドシートとChatGPTのマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。

連携方法は以下のナビをご覧ください！
※ChatGPTについてはChatGPTのマイアプリ登録方法・ChatGPT/OpenAIと連携して出来ることも併せて確認しておきましょう。

※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておいてください。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTでWeb検索を行いコールドメールのテキストを生成する

試してみる

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■概要

コールドメールの作成において、一社ごとにWebサイトやWeb情報を調査し、パーソナライズされた文面を考える作業は多くの時間を要するのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTでWeb検索を行いコールドメールのテキストを生成する一連の作業を自動化できます。リスト管理からメール文面作成までのプロセスを効率化し、営業活動の生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで管理するリストに対し、効率的にアプローチしたい営業担当者の方
• ChatGPTを活用し、Web検索に基づいた質の高いコールドメールのテキストを自動で生成したい方
• アウトバウンド施策におけるリサーチやメール作成の工数を削減したいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加を起点に、Web検索とコールドメールのテキスト生成が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• ChatGPTが指定のプロンプトに基づきテキストを作成するため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、アプローチの質を均一化できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPTとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成（Web検索対応）」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を基にメール文面を作成するよう指示します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、生成されたテキストを元のスプレッドシートの指定したセルに書き込みます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください。
• ChatGPTのオペレーション設定では、どのようなコールドメールを生成したいかに応じて、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください。トリガーで取得した情報を使用して自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

はじめに、企業情報を管理するためのシートをご用意ください。

この際、他の列とデータが重複しない一意の値が入った列を作成しましょう(今回でいうとA列の「企業ID」です)。
今回は例として、ChatGPTで以下の「Web検索キーワード」を検索後、コールドメールの文面を生成しG列の「コールドメールのテキスト」欄に記録するという想定で進めていきます。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項をご参照ください。

用意できたらYoomの設定画面に戻り「行が追加されたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「行が追加されたら」のまま「次へ」をクリックします。

まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択してください。

シートIDも同様に選択します。

最後にテーブル範囲を選択してテストしましょう。
今回の一意の値が入った列は「企業ID」が入ったA列です。

成功したら保存してください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

ステップ4：ChatGPTのアクション設定

先ほど取得したWeb検索キーワードで検索をかけ、その結果をもとにパーソナライズされたコールドメールの文面を生成します。「テキストを生成（Web検索対応）」をクリック。

ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成（Web検索対応）」のまま「次へ」をクリックします。

まず、モデルをプルダウンから選択してください。今回はGPT-4oを選んでいます。

次にテキストを入力しましょう。固定の文章やGoogle スプレッドシートから取得した値を組み合わせて、自社の方針に沿ったプロンプトを作成可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の企業情報が反映されます。

設定が完了したらテストしてください。

成功したら保存しましょう。Web検索キーワードの検索結果をもとに、ChatGPTがパーソナライズされたコールドメールの文面を生成してくれました！

ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定

先ほどChatGPTが生成したコールドメールの文面を、はじめに用意したシートに記録します。

「レコードを更新する」をクリック。

• 【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについて
• Google スプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点

上記2記事もご確認ください。

データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。

次に、ステップ3と同じスプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を候補から選択します。
任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックしてください。

ここから詳細設定をしていきます。
①更新したいレコードの条件の左の欄は、用意したシートの項目名がプルダウンになっています。
こちらは一意の値が入った項目を選択しましょう。今回でいうとA列の「企業ID」です。

次に「等しい」の右の欄に、先ほど選択した項目と同じ値を設定してください。
これで「企業ID」をキーとして更新するレコードを見つけ出すことができます。

続けて②更新後のレコードの値の更新したい列の欄に、ChatGPTから取得した「返答内容」の値を設定しましょう。
今回でいうと用意したシートのG列にあたる「コールドメールのテキスト」欄です。
設定が完了したらテストしてください。
※更新しない列は空欄のままにしておきましょう。

成功したら保存してください。

用意したシートのG列に、ChatGPTによるコールドメールの文面が記録されました！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTでWeb検索を行いコールドメールのテキストを生成する方法でした！

Google スプレッドシートやChatGPTのAPIを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシートやChatGPTのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Google スプレッドシートを使った自動化例

Google スプレッドシートをトリガーに、書類発行や請求管理ロボへの登録など、多様な業務を自動化できます。

Zoomの通話内容の文字起こしやStripeの決済情報などを自動集約することも可能です。

Google スプレッドシートに追加された内容からOpenAIで画像を生成し、取得したURLをGoogle スプレッドシートに更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに追加された内容からOpenAIで画像を生成し、取得したURLをGoogle スプレッドシートに更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・コメント機能でリアルタイムに質疑応答を行うチームリーダー

・外出先でも資料の編集を行う営業担当

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2.OpenAIを業務に活用している企業

・広告キャンペーンなイメージ画像を生成してもらうマーケティング部門の担当者

・データの分析に使用している総務担当者

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは編集内容が即座に反映されるため、最新の情報をチームに共有するツールとして適しています。
しかしGoogle スプレッドシートに追加された内容を、手入力で OpenAIに入力するのは手間がかかり、非効率な働き方を助長する可能性があります。

業務の効率化を目指し、可能な箇所は自動化したいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに内容が追加されたら自動でOpenAIに入力し、画像の生成を行うことで、手入力による手間を省きます。
また登録された内容を引用して使用することで、手作業によるミスをなくします。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方

・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方

・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方

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2.業務で請求管理ロボを活用している方

・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方

・請求先の情報入力を手動で行っている方

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。

また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートに追加されたURLをBitlyで短縮して、同じシートに記録する

試してみる

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■概要

キャンペーンなどで生成したURLを一つひとつ手作業で短縮し、管理用のシートに転記する作業は、手間がかかるうえに単純なミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにURLを追加するだけで、自動でBitlyの短縮URLを生成し、元のシートに記録することが可能です。これにより、URL管理に関わる一連の作業を効率化し、入力ミスなどのリスクを低減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとBitlyでURL管理を行っており、手作業での運用に課題を感じている方
• 広告やSNSキャンペーンで多くのURLを発行・管理する必要があるマーケティング担当者の方
• 定型的なURL発行業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートにURLを追加するだけで、Bitlyでの短縮と記録が自動で完了するため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手動でのコピー＆ペーストや転記作業が不要になるため、URLの貼り間違いや記録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとBitlyのアカウントをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBitlyを選択し、「リンクを短縮する」アクションを設定し、トリガーで取得したURLを指定します。
4. 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、生成された短縮URLを元の行に記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー「行が追加されたら」では、フローを起動する間隔や対象のスプレッドシートID、シートID、テーブルの範囲、一意の値を格納する列などを任意で設定できます。
• Bitlyの「リンクを短縮する」では、短縮したいURLの列を指定するほか、使用するドメインやグループGUIDも任意で指定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを更新する」では、対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲に加えて、更新したいレコードを特定するための条件や、更新後の値を任意に設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートの行が更新されたら、Canvaのダウンロードリンクを取得する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、Canvaで作成したデザインの共有リンクを手作業で一つひとつ貼り付けていませんか。この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、リンクの貼り間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をトリガーに、Canvaのデザインのエクスポートとダウンロードリンクの取得・転記が自動で完結するため、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとCanvaを日常的に利用し、手作業での連携に手間を感じている方
• デザインの共有や管理プロセスを自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたいデザイナーやディレクターの方
• 手作業によるリンクの貼り間違いなどのヒューマンエラーをなくし、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシート更新時にCanvaのリンク取得と転記が自動実行され、手作業の時間を短縮することができます。
• 手作業によるリンクの貼り間違いや、更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとCanvaをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでCanvaの「デザインをエキスポートするジョブを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにエクスポートするデザインを指定します。
4. Canvaの「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションで、先ほど作成したジョブIDを基にリンクを取得します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得したダウンロードリンクを更新された行の特定のセルに書き込みます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ご利用の前に、お使いのGoogle スプレッドシートとCanvaのアカウントを、それぞれYoomと連携させてください。
• Google スプレッドシートのトリガー設定では、どのファイルのどのシートの行更新を検知するかを任意で指定する必要があります。
• Canvaのオペレーションでは、スプレッドシートのどの列にある情報（デザインIDなど）を基にエクスポートするかを設定してください。
• 最後のGoogle スプレッドシートへの書き込み設定では、取得したダウンロードリンクをどの列に更新するかを指定します。

■注意事項

• Google スプレッドシートとCanvaをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
• 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
• Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
• Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Squareを利用している店舗・事業主

・Squareで発生した決済情報をGoogle スプレッドシートで一覧化・分析したい方

・決済情報をSquareとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方

・常に最新の決済情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方

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2.Squareの決済情報に基づいて業務を行う方

・決済情報をGoogle スプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方

・決済データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方

・Squareの決済情報が更新されたら自動的にGoogle スプレッドシートに反映させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

Squareはキャッシュレス決済をシンプルにする便利なツールですが、決済された商品情報を手作業でGoogleスプレッドシートに入力するのは、手入力ミスや情報の漏れが発生するリスクもあります。

このフローを活用すれば、Squareで決済が完了したら商品情報がGoogleスプレッドシートのデータベースに自動で追加されます。これにより、手作業での入力作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な売上管理が可能になります。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1. 決済処理にStripeを利用している企業

・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方

・手作業でデータを転記する手間を省きたい方

2. Google スプレッドシートを業務に利用している方

・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方

・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。

このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。‍

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■注意事項

・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Wixで見積書が送信されたら、Google スプレッドシートを更新する

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■概要

Wixで見積書を送信した後、その内容を案件管理用のGoogle スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Wixで見積書が送信されたタイミングをトリガーにして、Google スプレッドシートのレコードを自動で更新し、見積もり管理に関する一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wixで見積書を発行し、Google スプレッドシートで案件管理を行っている方
• 見積もり発行後のデータ入力作業に手間を感じており、自動化したいと考えている営業担当者の方
• 手作業による転記ミスをなくし、見積もり管理の正確性を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixで見積書が送信されると自動でGoogle スプレッドシートが更新されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「見積書が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、Wixから取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象としたいスプレッドシートのIDを任意で設定してください。これにより、指定した管理表に情報を正確に反映させることが可能です。

■注意事項

• Wix、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後Google スプレッドシートに追加する

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■概要

Zoomでの会議後、録画を聞き直して議事録を作成する作業に時間を取られていませんか。手作業での文字起こしや要約は手間がかかる上、重要な内容を正確にまとめるのは難しいものです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了するだけで、AIが自動で内容を文字起こし・要約し、Google スプレッドシートに記録します。議事録作成の手間を省き、会議内容の管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの商談や打ち合わせが多く、議事録作成の工数を削減したい営業担当者の方
• 会議の決定事項やタスクをOpenAIで要約し、チームで効率的に共有したい方
• Google スプレッドシートで会議録を管理しており、入力作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の文字起こしから要約、転記までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
• 手作業による文字の聞き間違いや要約の抜け漏れ、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、OpenAI、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、対象の録画データを特定します。
4. 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、音声ファイルをYoom内に取得します。
5. 取得した音声ファイルを、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでテキストデータに変換します。
6. テキスト化されたデータを、ChatGPTの「テキストの生成」アクションで指定した内容に沿って要約します。
7. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、要約された内容を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIによる文字起こしでは、話者分離の有無などを設定できます。会議の形式に合わせて設定を調整することで、より精度の高いテキスト化が可能です。
• ChatGPTによるテキスト生成では、プロンプトを自由に編集できます。「ですます調で要約して」「箇条書きでまとめて」など、出力したい形式を指定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍OpenAI、Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
• ミーティングが終了したら
• ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9

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Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要

Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Zoho CRMを利用して営業活動の管理をしている方

・フォローアップのタスクを管理している方

・営業活動の効率化でZoho CRMを導入している営業チーム

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2.Google スプレッドシートでタスク管理をしている方

・Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している方

・プロジェクトの進行状況の共有でGoogle スプレッドシートを利用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Zoho CRMを利用することで、営業プロセスの効率化ができ、作業負担を軽減できるのがメリットです。
また、Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している場合、Zoho CRMに登録されたタスク情報も共有でき、情報共有がスムーズになります。

しかし、Zoho CRMのタスクを手動でGoogle スプレッドシートに追加している場合、タスクの入力誤りや登録漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートを利用することで、Zoho CRMでタスクが登録されるとGoogle スプレッドシートにもタスクを自動で追加できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。

Google スプレッドシートへのタスクの追加を自動化することで、手動によるタスク追加の作業が不要となるため、業務を効率化することが可能です。

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■注意事項‍

・Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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ChatGPTを使った自動化例

ChatGPTを活用して、議事録の自動作成やメール返信文の生成、kintoneやHubSpotと連携したテキスト解析・チケット作成が実現します。

GitHubの分析やタスク状況に合わせたSlack通知などをノーコードで効率化できます。

Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをSlackに通知する

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■概要
Asanaで期日が今日までのタスクを自動的に取得し、ChatGPTで生成したメッセージをSlackに通知するワークフローです。この連携により、チームメンバー全員が重要な締め切りを見逃すことなく、効率的に業務を進められます。YoomのAPI連携やAI機能を活用して、日常のタスク管理をよりスムーズに実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、期日の管理を自動化したい方
• Slackでのコミュニケーションを強化し、重要なタスクの通知を効率化したいチームリーダー
• ChatGPTを利用してメッセージの内容を自動生成し、通知の質を向上させたい方
• 業務フローの自動化を目指し、Yoomを使って様々なSaaSアプリを連携させたいIT担当者
• リモートワーク環境で、チーム全体のタスク管理と情報共有を円滑に進めたい企業の管理者

■このテンプレートを使うメリット

• タスク管理の自動化により、手動での確認作業を削減することができます。
• ChatGPTによるメッセージ生成で、通知内容が一貫して分かりやすくなります。
• Slackへの自動通知で、チーム全体への情報共有が迅速に共有することが期待です。
  

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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する

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■概要

Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。‍

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■このテンプレートをおすすめする方

1.ファイルの電子化作業をしている方

・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者

2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。

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■注意事項

・BoxとChatGPTを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Chatworkの投稿をChatGPTで分析し、緊急度が高い場合のみ他のルームでも通知する

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■概要

Chatworkで多くのやり取りが発生する中で、重要なメッセージや緊急の連絡が他の投稿に埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Chatworkに投稿されたメッセージをChatGPTが自動で分析し、緊急度が高いと判断されたものだけを特定のルームに通知できます。これにより、重要な情報の見逃しを防ぎ、迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Chatworkの通知が多く、重要な連絡の見逃しに課題を感じている方
• 複数ルームの管理をしており、緊急連絡を効率的に把握したいチームリーダーの方
• ChatGPTを活用して、日々のコミュニケーションを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ChatGPTがメッセージの緊急度を自動で判断するため、全ての投稿に目を通す手間を省き、確認作業の時間を短縮できます。
• 緊急性の高い連絡が自動で別ルームに通知されるため、重要な情報の確認漏れや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）」というアクションを設定し、監視対象のルームを指定します。
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、投稿されたメッセージ内容を分析して緊急度を判断するようプロンプト（指示文）を設定します。
4. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ChatGPTの分析結果を基に、緊急度が高い場合のみ次の処理に進むよう条件を設定します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、指定したルームに緊急のメッセージ内容を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Chatworkのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のルームIDを任意で設定してください。また、通知先のルームも自由に指定が可能です。
• ChatGPTのオペレーション設定では、メッセージの緊急度を判断するためのプロンプト（指示文）や、使用するAIモデルなどを任意でカスタムできます。

■注意事項

• Chatwork、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
  　https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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GitHubのIssue作成されたらChatGPTで内容を分析し、コメントを追加する

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■概要

GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、内容を把握し、優先順位を判断するのは手間がかかる作業です。特に多くのIssueが同時に発生すると、重要な情報を見落としたり、対応が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、新しいIssueの作成をトリガーに、ChatGPTがその内容を自動で分析しコメントを追加するため、Issueの内容把握を迅速化し、開発プロセスの効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• GitHubでのIssue管理に多くの時間を費やしているプロジェクトマネージャーの方
• ChatGPTを活用して、開発プロセスの初期対応を効率化したいと考えている方
• 手作業によるIssueの確認漏れや、対応の遅延を防ぎたい開発チームの方

■このテンプレートを使うメリット

• GitHubでIssueが作成されるとChatGPTが内容を分析・要約するため、手動での確認作業にかかる時間を短縮できます。
• Issueの内容把握が迅速かつ均一化され、担当者の割り振りや対応の優先順位付けがスムーズになり、開発プロセスの属人化を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GitHubとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定し、フローが起動するきっかけを作ります。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成（高度な設定）」アクションを設定し、トリガーで取得したIssueのタイトルや本文を元に、内容の分析や要約を指示します。
4. 最後に、オペレーションでGitHubの「Issue・Pull Requestにコメントを追加」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当のIssueにコメントとして投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ChatGPTの「テキストを生成」アクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要であり、APIが使用された際に支払いができる状態にしておく必要があります。
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

■注意事項

• GitHubとChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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GitHubのプルリクエストが作成されたらChatGPTで概要を生成し、コメントを追加する

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■概要

GitHubでのプルリクエストレビューは、コードの品質を保つ上で不可欠ですが、変更内容の把握に時間がかかり、開発のスピードを妨げる一因になることもあります。このワークフローを活用すれば、プルリクエストが作成されると同時にChatGPTがその概要を自動で生成しコメントとして追加するため、レビュー担当者は変更点を素早く理解でき、開発プロセス全体の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• プルリクエストの内容確認とレビューに多くの時間を費やしている開発チームのリーダーやメンバーの方
• GitHubとChatGPTを連携させて、日々の開発業務をより効率的に進めたいと考えている方
• 開発チーム全体の生産性を向上させるための具体的な自動化手法を探しているプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• プルリクエストの概要が自動で生成されるため、レビュー担当者が変更内容を把握する時間を短縮し、迅速なレビューを実現します。
• 誰がレビューを担当してもAIによる客観的な概要が提供されるため、レビュープロセスの標準化と属人化の解消に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GitHubとChatGPTをYoomと連携します。
2. トリガーでGitHubを選択し、「プルリクエストが作成されたら」というアクションを設定して、対象のリポジトリを指定します。
3. オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、トリガーで取得したプルリクエストの差分情報などを基に概要を生成するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGitHubの「Issue・Pull Requestにコメントを追加」アクションを設定し、生成された概要を該当のプルリクエストにコメントとして投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローでChatGPTのアクションを利用するには、OpenAIのAPIキーが必要であり、APIが使用量に応じて支払い可能な有料プランを契約している必要があります。
• ChatGPTのAPI利用は、OpenAI社が提供する従量課金制のサービスです。そのため、API利用時に支払いが行える状態でないとエラーが発生しますのでご注意ください。

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Googleフォームの情報をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する

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■概要

Googleフォームで受け付けた情報をもとに、都度請求書の草案を作成するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、文章の作成や関係者への通知を手作業で行っていると、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、ChatGPTが請求書の草案を自動で作成し、Slackへ通知までの一連の流れを自動化できます。これにより、請求書作成業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成している方
• ChatGPTを活用して、請求書の草案作成を効率化したいと考えている経理担当者の方
• 請求書作成から通知までの一連の定型業務を自動化し、業務時間を捻出したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を基にChatGPTが請求書の草案を自動生成し、手作業での作成時間を短縮できます。
• 情報の手入力やコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、Googleフォームの回答内容を基に請求書の草案を作成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、生成された請求書草案を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDを指定し、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
• ChatGPTのテキスト生成オペレーションでは、Googleフォームの回答内容をどのように請求書草案に反映させるか、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
• Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを投稿するチャンネルIDや、通知メッセージの文面を任意の内容に設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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HubSpotに新規の会社が登録されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する

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■概要

HubSpotに新規の会社が登録されたら、ChatGPTの返答結果を基にHubSpotにチケットを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.営業部門

・HubSpotで新規の会社が登録されるたびに、自動でChatGPTを利用して対応方針や追加情報を生成し、それを基にチケットを作成したいチーム

・新規会社の情報を迅速に分析し、適切なフォローアップを行いたいチーム

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2.カスタマーサポートチーム

・新規の会社登録時にChatGPTの返答結果を利用して、サポートチームが迅速かつ適切な対応を行うためのチケットを自動作成したいチーム

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3.マーケティング部門

・新規会社の登録をトリガーにして、ChatGPTで得られたマーケティング情報や対応方針を基にチケットを作成し、キャンペーンやフォローアップを効率化したいチーム

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4.プロジェクト管理チーム

・新規会社の情報を自動で分析し、プロジェクトの対応方針を立てるためにChatGPTの返答結果を活用し、チケットを作成したいチーム

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■このテンプレートを使うメリット

・新規の会社が登録されるたびに、ChatGPTを活用して自動で対応方針や追加情報を生成し、それを基にHubSpotにチケットを作成することで、手動の手間を大幅に削減することができます。

・ChatGPTを利用することで、新規会社に対する対応方針や情報が質の高いものになり、顧客対応の質が向上します。

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■注意事項

・HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携させてください。

・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する

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■概要

日々Outlookで受信する多くのメール、特に定型的な問い合わせへの返信に時間を取られていませんか？
手作業での返信文作成は、時間もかかりコア業務を圧迫する一因になりがちです。
このワークフローは、Outlookでメールを受信するとChatGPTが自動で返信文を作成し、送信までを完結させることができ、こうしたメール対応業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでのメール返信作業に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
• 定型的な問い合わせ対応を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
• ChatGPTを活用して、メール対応業務の効率化と品質の均一化を図りたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するたびにChatGPTが返信文案を自動作成するため、これまで手作業での文章作成に費やしていた時間を短縮できます。
• ChatGPTが設定された指示に基づき返信文を作成するため、担当者による対応のばらつきを防ぎ、返信業務の品質を均一化できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文を作成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に入れて返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、どのような返信文を作成したいかに応じて、プロンプト（指示文）の内容や役割（ロール）、生成されるテキストの多様性を調整するtemperature値などを任意に設定してください。
• Outlookからメールを送信するアクションでは、返信先のメールアドレス（宛先）や件名、本文に含めるChatGPTが生成したテキストなどを、実際の運用に合わせて設定してください。

■注意事項

• ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/‍
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する

試してみる

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■概要

Zoomでのオンライン会議後、議事録の作成や参加者への共有に手間がかかっていませんか？重要な業務でありながら、文字起こしや要約、メール作成といった一連の作業は時間がかかり、コア業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、ChatGPTが議事録を自動で作成し、参加者へメール送信までを行うため、こうした定型業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
• 会議内容の迅速な共有と、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• ChatGPTなどのAIを活用し、日々の業務効率化を推進したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議後の議事録作成からメールでの共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 文字起こしから要約、メール送信までをシステムが担うため、聞き間違いや共有漏れといった人的ミスを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、参加者などの情報を取得します。
4. 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 続いて、YoomのAI機能である「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
6. 次に、ChatGPTの「テキストを生成する」アクションを設定し、文字起こしされた内容を要約して議事録を作成します。
7. 最後に、Yoomの「メールを送る」アクションで、作成された議事録をミーティング参加者へ自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomの音声文字起こし機能では、処理の精度や特性に応じて、利用するAIモデルを任意で設定することが可能です。
• メール送信のアクションでは、件名や本文の内容、送信先を自由にカスタマイズしたり、議事録以外のファイルを添付したりすることもできます。

■注意事項

• Zoom、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
• クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する

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■概要

kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとChatGPTを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
• kintoneのデータに基づき、ChatGPTでメール文面や報告書を効率的に作成したい方
• kintoneと生成AIを連携させ、業務プロセスの自動化を具体的に進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点にテキスト生成と更新が自動で実行されるため、手作業でのコピー＆ペーストや文章作成にかかる時間を短縮します。
• 人の手による転記作業がなくなるため、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にテキストを生成させます。
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当レコードの指定フィールドに反映します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、フローを起動させたい対象アプリのWebhookイベントを設定してください。
• kintoneでレコードを取得するアクションでは、情報を取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）をメッセージ内容に設定してください。
• kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDや更新したいレコードの条件、更新後の値をそれぞれ設定してください。

■注意事項

• kintone、ChatGPTそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
• ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

Google スプレッドシートとChatGPTを連携させることで、これまで多くの時間を費やしていたコールドメールの文面作成を自動化し、手作業による手間や非効率を解消できますね。

これにより営業担当者はリストの精査やアプローチ後のフォローアップといった、より戦略的な業務に集中できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問