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「HubSpotで管理している取引先の情報をもとに、毎回手作業で契約書を作成するのが大変…」
「書類の作成や管理に時間がかかって、本来集中したい営業活動にリソースを割けない…」
このように、HubSpotを活用した契約管理業務において、手作業による非効率さやヒューマンエラーのリスクに悩まされていませんか？
もし、HubSpotの取引ページから契約書を自動で作成して指定のフォルダに格納できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
また、契約プロセスを効率化し、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にできて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotの情報を活用して契約業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、HubSpotの取引情報が特定のステージに更新されたら、自動で契約書を発行し、Dropboxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Googleドキュメント／Dropbox
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
アプリ一覧の検索窓からGoogleドキュメントを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので必要事項を確認し、「続行」を選択します。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録が完了です
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
Chrome拡張機能を活用してトリガーを設定していきます。
Chrome拡張を利用すれば、YoomにアクセスせずにHubSpotの画面からフローボットを起動することが可能です。
まずは、以下の赤枠箇所をクリックしてください。
画面が移行するので、「Chromeに追加」をクリックしましょう。
次に、「拡張機能を追加」をクリックしたら設定完了です。
それではフローボットの設定を進めていきましょう。
テンプレートの「取引詳細ページから起動」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHubSpotのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「起動ページのURLサンプル」に、テストを実施する取引詳細ページのURLを入力してください。
設定後「テスト」をクリックしましょう。
今回は下記のページを設定しました。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取引IDを基に、取引の詳細情報を取得します。
「取引情報の取得」をクリックしてください。
再度、Yoomと連携するHubSpotのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「取引ID」は、前ステップで取得したIDを『取得した値』から引用し、設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、該当取引の詳細が取得されます。
内容を確認し「完了」をクリックしましょう。
取引に関連するコンタクト情報を取得します。
「コンタクトの取得」を、クリックしてください。
再度、Yoomと連携するHubSpotのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「コンタクトID」は、取得した値から【紐づくコンタクトIDのリスト】を引用し設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、コンタクトの詳細が取得されます。
内容を確認し「完了」をクリックしましょう。
契約書を作成する設定を行います。
「書類を発行する」を、クリックしてください。
Yoomと連携するGoogleドキュメントのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
契約書を発行するにあたって、雛形となる書類の準備が必要です。
Googleドキュメントで雛形書類を作成しましょう。
今回は以下のような契約書用の雛形を準備しました。
{}で囲んだ項目が置換されます。
作成したらYoom画面に戻り、雛形書類の連携を行います。
「ドキュメントのファイルID」を、『候補』から選択してください。
次に、発行書類の設定を行います。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」も、候補から設定しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「出力ファイル名」は、下図のように取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ設定してみましょう。
設定したら「次へ」進んでください。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。
確認ができたら、置換後の文字列をそれぞれ設定していきましょう。
書類の内容を更新した場合は、右上の「置換条件を再取得」ボタンから更新可能です。
全ての項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると履歴書が発行されます。
また、格納先のGoogle Driveにも契約書が自動作成されるので確認してみましょう。
確認できたらYoomに戻り「完了」をクリックしてください。
発行した契約書をDropboxに格納します。
「ファイルをアップロード」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するDropboxのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「ファイル名」は、取得した値から【発行した書類】を引用し設定しましょう。
格納される際のファイル名になります。
「モード」は、同じファイル名をアップロードした時の挙動をプルダウンから選択できます。
次に「フォルダのパス」を設定します。
「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式で、格納先となるフォルダのパスを入力してください。
▼参考：格納先のフォルダパス
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから【発行した書類】を選択し設定します。
全ての設定が完了したら「テスト」を押して下さい。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にファイルが格納されるので、Dropboxを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、HubSpotの取引情報が特定のステージに更新されたら、自動で契約書を発行し、Dropboxに格納するフローの連携手順になります！
コンタクトの作成や取引ステージの更新をトリガーに、AIによるメール作成や請求書の自動発行、外部ツールへのIssue作成までを自動化します。
期限間近な見積もりのアラート通知や、複数アプリ間のデータ同期をシームレスに完結。
煩雑な事務作業を最小限に抑え、顧客との関係構築に集中できる環境を実現します。
HubSpotの取引情報を基に契約書の作成から保管までを自動化することで、これまで手作業で行っていた情報のコピー＆ペーストの手間や入力ミスをなくし、契約プロセス全体を効率化できます。
これにより、営業担当者は煩雑な書類作成業務から解放され、顧客との関係構築や商談といった、より価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：作成した契約書の承認フローは組めますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは「担当者へ対応を依頼」や「承認を依頼」といったアクションを利用することで、作成した契約書の承認フローを簡単に構築できます。
Q：雛形のレイアウトは自由に設定できますか？
A：
はい、できます。
置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲んだ雛形ファイルをご用意いただければ、普段お使いのレイアウトやフォーマットを利用することが可能です。
また、雛形は「Googleドキュメント」「Google スプレッドシート」「Microsoft Excel」で作成することができ、既存の書式を活かした書類を発行できます。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
Q：エラーが発生した場合の挙動は？
A：
Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
