「HubSpotで管理している取引先の情報をもとに、毎回手作業で契約書を作成するのが大変…」
「書類の作成や管理に時間がかかって、本来集中したい営業活動にリソースを割けない…」
このように、HubSpotを活用した契約管理業務において、手作業による非効率さやヒューマンエラーのリスクに悩まされていませんか？
もし、HubSpotの取引ページから契約書を自動で作成して指定のフォルダに格納できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
また、契約プロセスを効率化し、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にできて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotの情報を活用して契約業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotから契約書を発行し、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに、都度契約書を作成してファイルストレージへ格納する作業は、定型的でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を自動で発行し、Dropboxへ格納するまでの一連の流れを自動化できます。HubSpotでの契約管理業務を効率化し、入力ミスや格納漏れといった課題の解消に繋がります。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの契約管理において、契約書の作成や格納作業に手間を感じている営業担当者の方
- HubSpotとDropboxを併用しており、手作業による契約書のファイル管理を効率化したい方
- 契約書発行の自動化を通じて、営業チーム全体の生産性向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報をもとに契約書発行からDropboxへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します
- 手作業での情報転記やファイル操作が不要になるため、契約書作成時の入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、Googleドキュメント、HubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの取引詳細ページから起動するように設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」を設定し、トリガーで取得した取引IDを用いて取引情報を取得します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの取得」を設定し、前段で取得したコンタクトIDを用いてコンタクト情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotの情報をもとに契約書を作成します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された契約書ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したい任意のページURLを設定してください
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、テンプレートとなる「ドキュメントのファイルID」、発行した書類を格納する「格納先のGoogle DriveフォルダID」、そして「出力ファイル名」をそれぞれ任意の値で設定してください
- Dropboxの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、発行した契約書ファイルを格納するフォルダのパスを任意で設定してください
■注意事項
HubSpotから契約書を自動発行し、Dropboxに格納するフローを作ってみよう
それではここから、HubSpotの取引情報が特定のステージに更新されたら、自動で契約書を発行し、Dropboxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Googleドキュメント／Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpot・Googleドキュメント・Dropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Chrome拡張トリガーの設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotから契約書を発行し、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに、都度契約書を作成してファイルストレージへ格納する作業は、定型的でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を自動で発行し、Dropboxへ格納するまでの一連の流れを自動化できます。HubSpotでの契約管理業務を効率化し、入力ミスや格納漏れといった課題の解消に繋がります。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの契約管理において、契約書の作成や格納作業に手間を感じている営業担当者の方
- HubSpotとDropboxを併用しており、手作業による契約書のファイル管理を効率化したい方
- 契約書発行の自動化を通じて、営業チーム全体の生産性向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報をもとに契約書発行からDropboxへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します
- 手作業での情報転記やファイル操作が不要になるため、契約書作成時の入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、Googleドキュメント、HubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの取引詳細ページから起動するように設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」を設定し、トリガーで取得した取引IDを用いて取引情報を取得します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの取得」を設定し、前段で取得したコンタクトIDを用いてコンタクト情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotの情報をもとに契約書を作成します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された契約書ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したい任意のページURLを設定してください
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、テンプレートとなる「ドキュメントのファイルID」、発行した書類を格納する「格納先のGoogle DriveフォルダID」、そして「出力ファイル名」をそれぞれ任意の値で設定してください
- Dropboxの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、発行した契約書ファイルを格納するフォルダのパスを任意で設定してください
■注意事項
ステップ1：HubSpot・Googleドキュメント・Dropboxをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HubSpotのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Googleドキュメントのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGoogleドキュメントを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので必要事項を確認し、「続行」を選択します。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録が完了です
Dropboxのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
HubSpotから契約書を発行し、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに、都度契約書を作成してファイルストレージへ格納する作業は、定型的でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を自動で発行し、Dropboxへ格納するまでの一連の流れを自動化できます。HubSpotでの契約管理業務を効率化し、入力ミスや格納漏れといった課題の解消に繋がります。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの契約管理において、契約書の作成や格納作業に手間を感じている営業担当者の方
- HubSpotとDropboxを併用しており、手作業による契約書のファイル管理を効率化したい方
- 契約書発行の自動化を通じて、営業チーム全体の生産性向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報をもとに契約書発行からDropboxへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します
- 手作業での情報転記やファイル操作が不要になるため、契約書作成時の入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、Googleドキュメント、HubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの取引詳細ページから起動するように設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」を設定し、トリガーで取得した取引IDを用いて取引情報を取得します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの取得」を設定し、前段で取得したコンタクトIDを用いてコンタクト情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotの情報をもとに契約書を作成します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された契約書ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したい任意のページURLを設定してください
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、テンプレートとなる「ドキュメントのファイルID」、発行した書類を格納する「格納先のGoogle DriveフォルダID」、そして「出力ファイル名」をそれぞれ任意の値で設定してください
- Dropboxの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、発行した契約書ファイルを格納するフォルダのパスを任意で設定してください
■注意事項
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ステップ3：Chrome拡張トリガーの設定
Chrome拡張機能を活用してトリガーを設定していきます。
Chrome拡張を利用すれば、YoomにアクセスせずにHubSpotの画面からフローボットを起動することが可能です。
まずは、以下の赤枠箇所をクリックしてください。
画面が移行するので、「Chromeに追加」をクリックしましょう。
次に、「拡張機能を追加」をクリックしたら設定完了です。
それではフローボットの設定を進めていきましょう。
テンプレートの「取引詳細ページから起動」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHubSpotのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「起動ページのURLサンプル」に、テストを実施する取引詳細ページのURLを入力してください。
設定後「テスト」をクリックしましょう。
今回は下記のページを設定しました。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：取引情報を取得する設定
取引IDを基に、取引の詳細情報を取得します。
「取引情報の取得」をクリックしてください。
再度、Yoomと連携するHubSpotのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「取引ID」は、前ステップで取得したIDを『取得した値』から引用し、設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、該当取引の詳細が取得されます。
内容を確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：コンタクト情報を取得する設定
取引に関連するコンタクト情報を取得します。
「コンタクトの取得」を、クリックしてください。
再度、Yoomと連携するHubSpotのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「コンタクトID」は、取得した値から【紐づくコンタクトIDのリスト】を引用し設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、コンタクトの詳細が取得されます。
内容を確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：Googleドキュメントで書類を発行する設定
契約書を作成する設定を行います。
「書類を発行する」を、クリックしてください。
Yoomと連携するGoogleドキュメントのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
契約書を発行するにあたって、雛形となる書類の準備が必要です。
Googleドキュメントで雛形書類を作成しましょう。
今回は以下のような契約書用の雛形を準備しました。
{}で囲んだ項目が置換されます。
作成したらYoom画面に戻り、雛形書類の連携を行います。
「ドキュメントのファイルID」を、『候補』から選択してください。
次に、発行書類の設定を行います。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」も、候補から設定しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「出力ファイル名」は、下図のように取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ設定してみましょう。
設定したら「次へ」進んでください。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。
確認ができたら、置換後の文字列をそれぞれ設定していきましょう。
書類の内容を更新した場合は、右上の「置換条件を再取得」ボタンから更新可能です。
全ての項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると履歴書が発行されます。
また、格納先のGoogle Driveにも契約書が自動作成されるので確認してみましょう。
確認できたらYoomに戻り「完了」をクリックしてください。
ステップ7：Dropboxに格納する設定
発行した契約書をDropboxに格納します。
「ファイルをアップロード」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するDropboxのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「ファイル名」は、取得した値から【発行した書類】を引用し設定しましょう。
格納される際のファイル名になります。
「モード」は、同じファイル名をアップロードした時の挙動をプルダウンから選択できます。
次に「フォルダのパス」を設定します。
「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式で、格納先となるフォルダのパスを入力してください。
▼参考：格納先のフォルダパス
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから【発行した書類】を選択し設定します。
全ての設定が完了したら「テスト」を押して下さい。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にファイルが格納されるので、Dropboxを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、HubSpotの取引情報が特定のステージに更新されたら、自動で契約書を発行し、Dropboxに格納するフローの連携手順になります！
HubSpotを使ったその他の自動化例
コンタクトの作成や取引ステージの更新をトリガーに、AIによるメール作成や請求書の自動発行、外部ツールへのIssue作成までを自動化します。
期限間近な見積もりのアラート通知や、複数アプリ間のデータ同期をシームレスに完結。
煩雑な事務作業を最小限に抑え、顧客との関係構築に集中できる環境を実現します。
Bitrix24で特定条件のNew Dealが作成されたら、HubSpotに取引を作成する
試してみる
■概要
Bitrix24で新しい案件（Deal）が発生した際、HubSpotにも手動で情報を入力するのは手間がかかるのではないでしょうか？
特に、Bitrix24とHubSpotの両方で顧客情報を管理している場合、二重入力の手間や入力ミスが業務のボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Bitrix24で特定条件のDealが作成されると自動でHubSpotに取引情報が作成されるため、こうした連携課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とHubSpotを併用し、手作業での案件情報登録に課題を感じている方
- HubSpotとBitrix24の連携を自動化して、営業活動の効率を上げたいと考えている方
- 二重入力によるヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を保ちたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されるとHubSpotへ自動で取引が作成されるため、データ転記にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ入力が不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「取引の作成」アクションを設定し、Bitrix24から取得した情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のパイプラインや担当者など、連携対象としたいDealの条件を任意で設定してください
- HubSpotに取引を作成する際、連携先のパイプラインや取引ステージなどを任意で設定してください
■注意事項
- Bitrix24、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
FrontでNew Conversation MessageされたらHubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Frontで受信した新規の問い合わせメッセージを、手作業でHubSpotに登録していませんか？この定型的な作業は、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Frontでのメッセージ受信をトリガーにAIが内容を解析し、HubSpotへ自動でコンタクトを作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Frontで受けた問い合わせ情報をHubSpotへ手作業で登録している方
- 顧客対応の初動を迅速化し、リード管理を効率化したい営業・CS担当者の方
- 手作業によるコンタクト情報の入力ミスや登録漏れをなくしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Frontに新しいメッセージが届くと、HubSpotに自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FrontとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFrontを選択し「New Conversation Message」というトリガーアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し「テキストからデータを抽出する」アクションでメッセージ本文から氏名や会社名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報をマッピングしてコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で「テキストからデータを抽出する」アクションを設定する際、抽出したい内容に合わせてプロンプト（指示文）を自由に編集してください。
- HubSpotで「コンタクトの作成」アクションを設定する際に、登録したい情報を任意でマッピングできます。
■注意事項
- Front、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで取引が成立したら、Canvaでダウンロードリンクを取得して通知する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が成立した後に、顧客へ送付する関連資料のダウンロードリンクを、Canvaから自動で取得してメール送付する作業に手間を感じていませんか？資料の探し出しやファイル共有のプロセスは、意外と時間を要するものです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をトリガーとして、あらかじめCanvaで用意しておいた関連デザインのダウンロードリンクを自動で取得し、社内担当者へメールで送付します。手動での資料送付作業を自動化することで、営業活動をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの取引成立後、Canvaでの資料のダウンロードリンク取得や送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 資料の共有プロセスを効率化したいと考えているマーケティングチームの方
- Canvaの自動化に関心があり、顧客への情報提供を迅速化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引更新を起点にCanvaからデザインの共有可能なダウンロードリンクを取得し、メール送信までが自動化され、手作業の時間を削減できます
- 手動での資料探しや送付時に起こりうる、資料の探し出し漏れや送付ミスといったヒューマンエラーを防止します
■フローボットの流れ
- はじめに、CanvaとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでCanvaの「デザインを検索」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、検索されたデザイン情報から特定のデザイン情報を抽出します
- 次に、オペレーションでCanvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」アクションを設定します
- 続けて、Canvaの「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションで、作成されたデザインのリンクを取得します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、取得したダウンロードリンクを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Canvaから取得したダウンロードリンクをメールで送付する際、宛先や本文は前段で取得した情報を使って自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで新しい取引が作成されたら、GitHubにIssueを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が作成された際、開発チームへの連携としてGitHubに手動でIssueを作成するのは手間がかかり、転記ミスや対応漏れの原因になりがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーに、GitHubへのIssue作成を自動化できるため、営業と開発の連携をスムーズにし、自動化による効率的なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGitHubを連携させ、営業と開発のやり取りを効率化したいと考えている方
- 手作業でのIssue作成に時間がかかり、自動化に関心のあるプロジェクトマネージャーの方
- 取引情報と開発タスクの連携漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が作成されるとGitHubにIssueが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます
- 手動での情報転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーで検知した取引の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、取得した取引情報を基にIssueを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubでIssueを作成するアクションを設定する際に、通知対象としたいオーナー名とリポジトリ名を任意で設定してください。これにより、特定のプロジェクトやチームに関連するIssueを自動で作成できます
■注意事項
- HubSpot、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで取引が指定ステージに更新されたら、Googleドキュメントで請求書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が指定のステージが更新されるたびに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されたことをきっかけに、取引情報を自動で取得し、Googleドキュメントで請求書を発行できます。手作業で行っていた請求書作成プロセスを自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotをメインのCRMとして利用しており、請求書作成業務を効率化したい営業担当者の方
- Googleドキュメントの雛形を用いて請求書を自動生成し、請求業務から手作業を削減したい方
- 営業プロセスと請求書発行プロセスを連携させ、ヒューマンエラーを防止したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの指定ステージ更新をトリガーに請求書が自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- HubSpotから最新の取引情報や商品情報を直接取得して書類を作成するため、金額や宛名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」や「会社情報の取得」などを設定し、請求書作成に必要な情報を集めます。
- 最後に、オペレーションで書類発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、請求書作成のきっかけとしたいパイプラインや取引ステージを任意で設定できます。
- 書類発行のオペレーションでは、事前に用意したGoogleドキュメントの雛形に、HubSpotから取得した取引情報や商品情報を変数として埋め込むことが可能です。
- 発行する請求書のファイル名や、保存先のフォルダも自由に設定できます。
■注意事項
- HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
- HubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
指定のスケジュールになったらHubSpotでコンタクトを取得して、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理するリストをもとに、Gmailで定期的なメールマーケティングを実施している方
- 手作業による一斉メール配信に時間がかかり、自動化したいと考えているマーケティング担当者の方
- HubSpotとGmailを連携させ、メルマガ配信などの業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にメールが送信されるため、都度リストを作成し手動で配信する手間を省き、時間を有効活用できます。
- HubSpotから直接コンタクト情報を取得するため、宛先リストのコピー＆ペーストによる入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「複数のコンタクトを検索」アクションで配信対象のコンタクト情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したコンタクト宛にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、メールを配信したい日時（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
- HubSpotでコンタクトを検索する際に、特定の条件（プロパティ、リストなど）で対象者を絞り込むための検索フィルタを任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotで取引が成約したら、JustDBで請求番号を自動採番し請求書をメールで送付する
試してみる
■概要
HubSpot上で取引が成約した後の、請求書発行や送付といった一連の業務を手作業で行っていませんか。 特に請求番号の採番や管理には手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、JUST.DBでの請求番号の自動採番から、請求書の作成、メール送付までを自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとJUST.DBを連携させ、請求番号の採番を自動化したいと考えている方
- 手作業による請求書発行業務の工数を削減し、コア業務に集中したい営業担当者の方
- 請求管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると、JUST.DBでの自動採番や請求書の送付までが実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求番号の二重採番や転記ミス、送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、JUST.DB、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」と「コンタクトの取得」を設定し、請求書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入（採番形式）」を設定し、請求番号を自動で採番します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションの「メールを送る」で、作成した請求書を添付し、取引先の担当者へ自動でメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたい取引のパイプラインやステージを任意で設定できます。
- JUST.DBでレコードを挿入するアクションを設定する際に、採番した請求番号を格納するテーブルを任意で設定してください。
- メールを送るオペレーションでは、送付先の宛先（To, CC, BCC）や件名、本文の内容を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpotとJUST.DB、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで新規コンタクトが作成されたら、Perplexityでウェルカムメールを作成して送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが追加されるたび、手作業でウェルカムメールを作成・送信するのは手間のかかる業務です。このワークフローは、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけに、Perplexityが最適なメール文面を自動で生成し、送信までを完結させます。Perplexityを活用した自動化によって、迅速な顧客対応と業務効率化を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用し、新規コンタクトへの手動メール送信を効率化したいと考えている方
- Perplexityを用いた自動化で、顧客対応の質とスピードを向上させたい方
- 定型的なメール作成業務から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録をトリガーにメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのメール作成や送信で発生しがちな、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、PerplexityとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションでウェルカムメールの文面を作成するよう設定します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文として送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Perplexityでテキストを生成するオペレーションでは、目的に応じて任意のモデル名を設定することが可能です。例えば、最新の情報を反映させたい場合や、より創造的な文章を生成したい場合など、用途に合わせて最適なモデルを選択してください
■注意事項
- HubSpot、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
フォームに回答されたら、HubSpotで見積もりを作成する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせ後、HubSpotで見積もりを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか？入力ミスや対応の遅れは、ビジネスチャンスの損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーに、HubSpotの見積もり作成を自動で行うことが可能です。一連のプロセスを効率化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もりを発行しており、このプロセスを自動化したいと考えている営業担当者の方
- フォームからのリードに対し、迅速な見積もり提出で機会損失を防ぎたいと考えている方
- 手作業による見積もり作成の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からHubSpotでの見積もり作成までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減し、顧客対応の迅速化に繋がります。
- 手動でのデータ転記や見積もり作成時の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引を検索」を設定し、フォーム回答された取引名から取引を検索します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、取得した取引IDから取引情報を取得します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引の商品項目を取得」アクションを設定し、取得した取引IDから取引商品を取得します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「見積もりを作成」アクションを設定し、取得した情報を反映させた見積もりを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「見積もりテンプレートを検索」アクションでは、フォームの回答内容などに応じた任意のフィルタ条件を設定し、使用するテンプレートを動的に変更することが可能です。
■注意事項
毎日、HubSpotの期限間近な見積もりをSlackで通知する
試してみる
■概要
HubSpotで見積もりを作成しているものの、有効期限の管理が煩雑になっていませんか？毎日手動で期限の近い見積もりを検索し、確認するのは手間がかかるうえ、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にHubSpot内の期限間近な見積もり情報を自動で検索し、Slackへ通知できるため、見積もりの管理業務を効率化し、失注リスクの低減に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もりを作成・管理しており、期限の確認を手作業で行っている営業担当者の方
- チームの見積もり状況を正確に把握し、失注防止の仕組みを構築したい営業マネージャーの方
- 手動での見積もり検索やリマインド業務の工数を削減し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でHubSpot内の見積もりを検索して通知するため、これまで確認作業に費やしていた時間を短縮し、より重要なコア業務に集中できます。
- 手動での確認作業による見落としや、更新対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日午前9時」など、定期実行したいスケジュールを設定します。
- オペレーションでHubSpotを選択し、「見積もりを検索する」アクションで有効期限が近いものを抽出する条件を設定します
- 次に、オペレーションで「テキスト生成機能」を設定し、取得したデータを整形し、通知文を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成した通知文を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで設定されているSlackへの通知は、投稿先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、営業チーム全体のチャンネルを指定して情報共有を促したり、マネージャーのダイレクトメッセージに通知して個別確認を依頼するなど、運用に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
HubSpotの取引情報を基に契約書の作成から保管までを自動化することで、これまで手作業で行っていた情報のコピー＆ペーストの手間や入力ミスをなくし、契約プロセス全体を効率化できます。
これにより、営業担当者は煩雑な書類作成業務から解放され、顧客との関係構築や商談といった、より価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：作成した契約書の承認フローは組めますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは「担当者へ対応を依頼」や「承認を依頼」といったアクションを利用することで、作成した契約書の承認フローを簡単に構築できます。
Q：雛形のレイアウトは自由に設定できますか？
A：
はい、できます。
置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲んだ雛形ファイルをご用意いただければ、普段お使いのレイアウトやフォーマットを利用することが可能です。
また、雛形は「Googleドキュメント」「Google スプレッドシート」「Microsoft Excel」で作成することができ、既存の書式を活かした書類を発行できます。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
Q：エラーが発生した場合の挙動は？
A：
Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
