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「HubSpotで管理している取引先の情報をもとに、毎回手作業で契約書を作成するのが大変…」
「書類の作成や管理に時間がかかって、本来集中したい営業活動にリソースを割けない…」
このように、HubSpotを活用した契約管理業務において、手作業による非効率さやヒューマンエラーのリスクに悩まされていませんか？
もし、HubSpotの取引ページから契約書を自動で作成して指定のフォルダに格納できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
また、契約プロセスを効率化し、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にできて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotの情報を活用して契約業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、HubSpotの取引情報が特定のステージに更新されたら、自動で契約書を発行し、Dropboxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Googleドキュメント／Dropbox
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
アプリ一覧の検索窓からGoogleドキュメントを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので必要事項を確認し、「続行」を選択します。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録が完了です
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
Chrome拡張機能を活用してトリガーを設定していきます。
Chrome拡張を利用すれば、YoomにアクセスせずにHubSpotの画面からフローボットを起動することが可能です。
まずは、以下の赤枠箇所をクリックしてください。
画面が移行するので、「Chromeに追加」をクリックしましょう。
次に、「拡張機能を追加」をクリックしたら設定完了です。
それではフローボットの設定を進めていきましょう。
テンプレートの「取引詳細ページから起動」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHubSpotのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「起動ページのURLサンプル」に、テストを実施する取引詳細ページのURLを入力してください。
設定後「テスト」をクリックしましょう。
今回は下記のページを設定しました。
