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従業員の退職に伴うアカウント管理業務、特にGoogle Workspaceのメンバー削除を手作業で行うことに手間を感じていませんか？
退職者が出るたびに手動でアカウントを削除する作業は時間がかかる上に、削除漏れが発生すると情報漏洩などのセキュリティリスクに繋がりかねず、担当者にとっては大きな負担となりがちです。
もし、kintoneなどのデータベースで管理している従業員情報のステータスが「退職」に更新されたら、Google Workspaceのユーザーアカウントを自動で削除できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、よりセキュアなアカウント管理体制を構築しつつ、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceのメンバー削除に関する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
kintoneのステータス更新をトリガーにGoogle Workspaceのメンバーを削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、kintoneで管理している従業員情報のステータスが更新された際に、Google Workspaceのユーザーアカウントを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone/Google Workspace
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：kintoneとGoogle Workspaceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
kintone
kintoneのマイアプリ連携は、以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
Google Workspace
Google Workspaceのマイアプリ連携は、以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
まずは「ステータスが更新されたら」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
Webhookの設定を行います。
WebhookURLをコピーして、kintoneの管理画面から設定してください。詳しい設定はkintoneでWebhook設定を行うをご確認ください。
設定完了後、トリガーとなる「ステータスの更新」をkintoneで行ってから、「テスト」をクリックします。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に取得した情報が追加されます。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックしてください。
なお、この取得した値は、のちのフローで使用できます。
ステップ4：kintoneのレコードを取得するアクション設定
フローに戻り、「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択し、「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件はGoogle Workspaceとkintoneそれぞれ同じレコード番号を登録していることを前提に、取得した値から以下のように設定しています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5：Google Workspaceのユーザーを検索するアクション設定
フローに戻り、「ユーザーを検索」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
検索項目は名前として、キーワードには取得した値から担当者を設定しています。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←取得した値を設定してください」などの矢印以降の補足は削除して設定してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：Google Workspaceのユーザーを削除するアクション設定
フローに戻り、「ユーザーを削除」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
ユーザーIDを取得した値から設定します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「完了」してください。
Google Workspaceのユーザーを確認しました。
該当者である「Yoom Taro」が削除されています。
お疲れさまでした。
これでフローは完了です！
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Google WorkSpaceを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google WorkSpaceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
従業員やユーザーの登録を起点に、社内アカウントの自動発行や各種ツールへの情報同期、関連メンバーへの通知などを自動化できます。
また、外部サービス上のデータ追加をきっかけに社内アカウントを自動生成したり、投稿内容から社員情報を検索して案内するなど、入社手続きから運用サポートまでの業務を効率化することが可能です。
まとめ
kintoneとGoogle Workspaceの連携を自動化することで、従業員の退職手続きに伴うアカウント削除作業を自動化し、手作業による対応漏れや遅延といったヒューマンエラーをなくすことができます。これにより、情報システム担当者や人事担当者の負担を大幅に削減し、より戦略的な業務に集中できる環境を構築できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしアカウント管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたならぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：削除実行前に承認フローを挟めますか？
A：
はい、可能です。フローに承認依頼を追加することで可能になります。詳しくは「承認を依頼する」の設定方法をご確認ください。
Q：kintone以外のツールを起点にできますか？
A：
はい、可能です。今回のフローを修正する場合は、kintoneのアクションを削除し、「+」から別のアプリを追加・連携してください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：自動削除に失敗した場合どうなりますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
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