・
従業員の退職に伴うアカウント管理業務、特にGoogle Workspaceのメンバー削除を手作業で行うことに手間を感じていませんか？
退職者が出るたびに手動でアカウントを削除する作業は時間がかかる上に、削除漏れが発生すると情報漏洩などのセキュリティリスクに繋がりかねず、担当者にとっては大きな負担となりがちです。
もし、kintoneなどのデータベースで管理している従業員情報のステータスが「退職」に更新されたら、Google Workspaceのユーザーアカウントを自動で削除できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、よりセキュアなアカウント管理体制を構築しつつ、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceのメンバー削除に関する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ユーザーアカウントの管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのユーザー削除作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.kintoneとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・自動化されたワークフローにより、退職者のアカウント管理が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
・kintoneで更新された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、削除漏れが減少します。
■注意事項
・kintone、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneのステータス更新をトリガーにGoogle Workspaceのメンバーを削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、kintoneで管理している従業員情報のステータスが更新された際に、Google Workspaceのユーザーアカウントを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone/Google Workspace
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：kintoneとGoogle Workspaceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
kintone
kintoneのマイアプリ連携は、以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
Google Workspace
Google Workspaceのマイアプリ連携は、以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ユーザーアカウントの管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのユーザー削除作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.kintoneとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・自動化されたワークフローにより、退職者のアカウント管理が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
・kintoneで更新された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、削除漏れが減少します。
■注意事項
・kintone、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
まずは「ステータスが更新されたら」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
Webhookの設定を行います。
WebhookURLをコピーして、kintoneの管理画面から設定してください。詳しい設定はkintoneでWebhook設定を行うをご確認ください。
設定完了後、トリガーとなる「ステータスの更新」をkintoneで行ってから、「テスト」をクリックします。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に取得した情報が追加されます。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックしてください。
なお、この取得した値は、のちのフローで使用できます。
ステップ4：kintoneのレコードを取得するアクション設定
フローに戻り、「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択し、「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件はGoogle Workspaceとkintoneそれぞれ同じレコード番号を登録していることを前提に、取得した値から以下のように設定しています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5：Google Workspaceのユーザーを検索するアクション設定
フローに戻り、「ユーザーを検索」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
検索項目は名前として、キーワードには取得した値から担当者を設定しています。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←取得した値を設定してください」などの矢印以降の補足は削除して設定してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：Google Workspaceのユーザーを削除するアクション設定
フローに戻り、「ユーザーを削除」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
ユーザーIDを取得した値から設定します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「完了」してください。
Google Workspaceのユーザーを確認しました。
該当者である「Yoom Taro」が削除されています。
お疲れさまでした。
これでフローは完了です！
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Google WorkSpaceを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google WorkSpaceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
従業員やユーザーの登録を起点に、社内アカウントの自動発行や各種ツールへの情報同期、関連メンバーへの通知などを自動化できます。
また、外部サービス上のデータ追加をきっかけに社内アカウントを自動生成したり、投稿内容から社員情報を検索して案内するなど、入社手続きから運用サポートまでの業務を効率化することが可能です。
■概要
Google Workspaceにユーザが新しく登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.IT管理部門
・Google Workspaceで新しいユーザが登録されるたびに、自動でHubSpotにコンタクトを作成し、ユーザ情報の管理を一元化したいチー
・ユーザ登録を自動化して、効率的に管理したいチーム
2.営業部門
・Google Workspaceの新規ユーザ情報をHubSpotに反映させ、営業リードとして管理したいチーム
・ユーザ情報を素早くHubSpotに登録し、迅速なフォローアップを行いたいチーム
3.マーケティング部門
・Google Workspaceでの新規ユーザ情報をHubSpotに取り込み、マーケティングキャンペーンに活用したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・新規ユーザがGoogle Workspaceに登録された際に、HubSpotで顧客対応をスムーズに行いたいチーム
5.データ管理チーム
・Google WorkspaceとHubSpot間でユーザデータの一貫性を保ち、一元管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・業務の効率化とデータの一元管理が実現でき、リソースの最適化とプロアクティブな対応も可能になります。
・チームのコラボレーション強化とマーケティング活動の強化により、より効果的な業務進行が期待できます。
■注意事項
・Google Workspace、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Airtableで管理しているメンバー情報を、Google Workspaceへ手作業で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、`googleworkspace api`を利用した連携をノーコードで実現し、Airtableにレコードが追加されるだけでGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動で完了します。アカウント発行業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、関連ツールへのアカウント発行や招待対応に追われることはありませんか？
特にGoogle Workspaceへの登録後、手作業でConfluenceへ招待する作業は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が登録されると、自動でConfluenceへの招待が行われます。
手作業による負担やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、kintone内に登録されている情報を用いてGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。
アカウント名やパスワードの設定は自由にカスタマイズ可能です。
アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールで従業員に送付するといったことも可能です。
■設定方法
・kintone、Google WorkspaceそれぞれでYoomとの連携を行ってください。（マイアプリ登録）
・kintoneの「レコードが登録されたら」というトリガー内で取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
・Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」オペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに設定を行ってください。
■注意事項
・kintoneのアプリにGoogle Workspaceの登録に必要な情報（姓、名、メールアドレスなど）が登録されている必要があります。
・kintoneにレコードを登録してからフローボットが起動するまでに多少のタイムラグが発生します。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたらGoogle Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.SmartHRとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
・従業員のオンボーディングが効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・SmartHR、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
kintoneとGoogle Workspaceの連携を自動化することで、従業員の退職手続きに伴うアカウント削除作業を自動化し、手作業による対応漏れや遅延といったヒューマンエラーをなくすことができます。これにより、情報システム担当者や人事担当者の負担を大幅に削減し、より戦略的な業務に集中できる環境を構築できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしアカウント管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたならぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：削除実行前に承認フローを挟めますか？
A：
はい、可能です。フローに承認依頼を追加することで可能になります。詳しくは「承認を依頼する」の設定方法をご確認ください。
Q：kintone以外のツールを起点にできますか？
A：
はい、可能です。今回のフローを修正する場合は、kintoneのアクションを削除し、「+」から別のアプリを追加・連携してください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：自動削除に失敗した場合どうなりますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
