Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する

■概要

新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方
• 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方
• 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。
• 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336