kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除する
kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
Google Workspace
を自動連携できます。
■概要
退職者が出た際、kintoneのステータスは更新したものの、Google Workspaceからのユーザー削除を忘れてしまった、ということはないでしょうか。手作業でのアカウント管理は手間がかかるうえ、削除漏れはセキュリティリスクにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneで管理している従業員のステータスが更新されると、Google Workspaceから該当ユーザーを自動で削除する一連の流れを構築し、安全で効率的なアカウント管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理し、手作業でのアカウント削除に手間を感じている方
- 退職者のアカウント削除漏れによる情報漏洩などのセキュリティリスクを低減したい情報システム担当者の方
- 従業員の入退社に伴う定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている人事・労務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新を起点にユーザー削除が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるアカウントの削除漏れや対象者の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な従業員管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、KintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでKintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでKintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコード情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、取得したレコード情報を基に削除対象のユーザーを特定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを削除」アクションを設定し、検索で特定したユーザーを削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Kintoneのトリガー設定では、連携の対象としたいアプリのIDを任意の値で設定してください。
- Google Workspaceのオペレーション設定では、Kintoneから取得した情報（メールアドレスなど）を基にユーザーを検索するための検索項目やキーワード、削除対象のユーザーIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- KintoneとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Kintone、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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