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「毎回のフォーム回答から手作業で帳票を作成するのが面倒…」
「請求書や見積書作成のたびに同じ情報を何度も入力していて時間がかかる…」
このように、日々の帳票作成業務に多くの時間を費やし、非効率を感じている方も多いのではないでしょうか？
もし、フォームに入力された情報をもとに、見積書や請求書、契約書といった様々な帳票を自動で作成し、指定の場所に保存したり、関係者に通知したりできる仕組みがあれば、これらの手間から解放され、入力ミスといったヒューマンエラーも防ぎ、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームの回答をもとに帳票を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
このワークフローでは、Googleフォームの回答をもとに、帳票を自動作成してBoxに格納することが可能です。これにより、Googleフォームの回答を自動的に帳票化し、Boxに保存することで、業務のスムーズな進行が期待できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている業務担当者の方
・手動で帳票を作成し、複数のファイルストレージサービスに保存しているチームリーダーの方
・データ入力や帳票管理の自動化を検討している企業の管理者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの回答から帳票を自動作成する連携パターン
普段お使いのフォームサービスからの回答をトリガーとして、様々な形式の帳票を自動で作成し、その後の業務プロセスへスムーズに連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
帳票をストレージサービスに自動で格納する
Googleフォームなどから送信された回答内容に基づいて帳票を自動で作成し、Boxなどのストレージサービスへ自動的に格納することができます。
作成された帳票の管理や共有が格段にスムーズになり、手作業によるアップロードの手間やファイル整理の煩雑さから解放されるはずです。
■概要
このワークフローでは、Googleフォームの回答をもとに、帳票を自動作成してBoxに格納することが可能です。これにより、Googleフォームの回答を自動的に帳票化し、Boxに保存することで、業務のスムーズな進行が期待できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている業務担当者の方
・手動で帳票を作成し、複数のファイルストレージサービスに保存しているチームリーダーの方
・データ入力や帳票管理の自動化を検討している企業の管理者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
作成した帳票をチャットツールに自動で通知する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Googleフォームの回答から帳票を自動作成し、その内容をSlackなどのチャットツールに即座に通知することで、関係者への迅速な情報共有が可能となり、確認漏れや対応の遅延を防ぎ、チーム全体の業務効率向上に貢献します。
■概要
このワークフローでは、フォームの回答をもとに、帳票を自動作成してSlackに送信することが可能です。これにより、チーム内で円滑に共有することで業務の効率化と情報共有の円滑化を実現する業務ワークフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームやTypeformなどを利用してデータを収集している方
・手動で帳票を作成し、チームに共有する作業に時間を取られている担当者
・情報の共有をより迅速かつ正確に行いたいチームリーダー
・帳票作成の自動化を検討中で、効果的なワークフローを探している経営者
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
作成した帳票をメールで自動送信する
Jotformなどのフォームサービスで受け付けた回答をもとに帳票を自動生成し、Gmailなどのメールツールを利用して指定の宛先へ自動で送信することが可能です。
請求書や見積書といった帳票の送付作業を効率化し、手動でのメール作成や添付ファイルの間違いといったリスクを軽減できます。
■概要
このワークフローでは、Jotformの回答をもとに、帳票を自動作成してGmailで送信することが可能です。これにより、業務効率が向上し、ミスの防止にも繋がります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して顧客や社員からデータを収集している方
・手動で帳票を作成し、メール送信している業務プロセスを効率化したい方
・業務の自動化によって時間を有効活用し、生産性を向上させたいビジネスオーナー
・ミスを減らし、正確な帳票管理を実現したい事務担当者
■注意事項
・Jotform、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Googleフォームの回答から帳票を自動作成しBoxへ自動格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、その情報をもとに帳票を自動で作成し、指定のBoxフォルダに格納するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
このワークフローでは、Googleフォームの回答をもとに、帳票を自動作成してBoxに格納することが可能です。これにより、Googleフォームの回答を自動的に帳票化し、Boxに保存することで、業務のスムーズな進行が期待できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている業務担当者の方
・手動で帳票を作成し、複数のファイルストレージサービスに保存しているチームリーダーの方
・データ入力や帳票管理の自動化を検討している企業の管理者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ登録の流れ
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
【事前準備 Google スプレッドシート】
※今回のフローは、Google スプレッドシートの指定したシートにデータを追記するため、Google スプレッドシートを準備する必要があります。（マイアプリ連携後に作成した場合、うまく連携できないことがあります）
詳しくはこちらをご確認ください。
なお、今回はテスト用で以下のようなシートを作成しました！
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
【Googleフォーム、Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
3.入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
4.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
【Boxのマイアプリ登録】
5.次はBoxをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からBoxをクリックしてサインインします。
以下の画面で、Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
このワークフローでは、Googleフォームの回答をもとに、帳票を自動作成してBoxに格納することが可能です。これにより、Googleフォームの回答を自動的に帳票化し、Boxに保存することで、業務のスムーズな進行が期待できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている業務担当者の方
・手動で帳票を作成し、複数のファイルストレージサービスに保存しているチームリーダーの方
・データ入力や帳票管理の自動化を検討している企業の管理者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Googleフォームのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.続いて、Googleフォームでテスト用のフォームを作成し、回答しましょう！
今回は以下のようなフォームを作成しました。
4.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
5.先ほど作成した「フォームID」を入力します。
※入力欄下の補足説明を参考に入力しましょう。
6.設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、Googleフォームの回答をJSONPATHを使って取得しましょう。
アウトプット欄の「取得する値を追加」をクリックします。
7.続いて、回答内容を取得するために、こちらを参考に設定しましょう。
取得が完了すると以下の画面になるので、「追加」をクリックします。
8.追加ができたら「保存する」を押しましょう！
ステップ4:帳票を発行する設定
1.続いて、「帳票を発行する」をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、「スプレッドシートのファイルID」を入力します。
事前に準備していた雛形書類であるGoogle スプレッドシートのファイルIDを選択してください。
3.発行書類は入力欄をクリックするとGoogle DriveのフォルダIDが表示されるので、任意のIDを選択してください。
「出力ファイル名」は用途に合わせて入力し、「次へ」をクリックします。
4.続いて、「置換後の文字列」の項目にアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
5.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
【取得した帳票データ】
格納先のGoogle Driveを開き、書類を確認してください。
以下のようにデータが入力されているはずです！
ステップ5:Boxに格納する設定
1.続いて、「ファイルをアップロード」をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.「ファイル名」をアウトプットから選択します。
4.以下の項目を確認します。
5.設定完了後に、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Boxに格納できていることを確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
帳票作成に関するその他の自動化例
今回ご紹介した帳票作成や管理以外でも、書類発行機能を使用して帳票作成業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
■概要
「フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをGmailに送付する」フローは、入力データを基に効率的に帳票を作成し、自動でメール配信する業務ワークフローです。
フォームへの回答内容を活用して、必要な帳票を自動で生成するプロセスを構築することで、手作業による作成の手間や時間を削減できます。
また、生成されたPDFをGmailに自動送信することで、情報共有がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム入力後の帳票作成に時間を取られている事務担当者の方
・手作業で帳票を作成し、メール送信している業務プロセスを自動化したい方
・帳票の自動生成システムを導入して、業務効率を向上させたい企業のIT担当者
・ミスなく正確な帳票をスムーズに配信したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをOutlookに送信する」フローは、フォームの入力データから自動的に帳票を作成し、PDF形式でOutlookに送信する業務ワークフローです。
手動で行うと時間がかかる作業を自動化することで、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームの回答内容を基に帳票作成を行っている業務担当者の方
・帳票生成やメール送信のプロセスを自動化したいと考えている方
・データ共有のスムーズ化と業務フローの改善を目指すチームリーダーや管理者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
フォームに回答された内容をもとに帳票を自動生成し、PDF形式でBoxに保存する業務ワークフローです。
YoomのAPI連携、AI、OCR、RPA機能を活用することで、手動での帳票作成や保存作業の手間を削減し、効率的な業務運用を実現します。
これにより、正確なデータ管理とスムーズな情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームの回答をもとに定期的に帳票を作成している方
・帳票作成やPDF保存のプロセスを自動化したい事務担当者
・Boxを活用して文書管理を効率化したい企業やチーム
・業務のデジタル化を進め、手作業を減らしたい経営者
・Yoomを利用して既存の業務フローを改善したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Googleフォームの回答に基づく帳票作成とBoxへの格納を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記やファイル作成、アップロードといった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスやファイル管理の煩雑さといった課題を解消できます。
これにより、担当者はルーチンワークから解放され、より戦略的な業務や顧客対応など、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし帳票作成業務の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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