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「毎回のフォーム回答から手作業で帳票を作成するのが面倒…」
「請求書や見積書作成のたびに同じ情報を何度も入力していて時間がかかる…」
このように、日々の帳票作成業務に多くの時間を費やし、非効率を感じている方も多いのではないでしょうか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームに入力された情報をもとに、見積書や請求書、契約書といった様々な帳票を自動で作成し、指定の場所に保存したり、関係者に通知したりできる仕組み</span>があれば、これらの手間から解放され、入力ミスといったヒューマンエラーも防ぎ、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームの回答をもとに帳票を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのフォームサービスからの回答をトリガーとして、様々な形式の帳票を自動で作成し、その後の業務プロセスへスムーズに連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどから送信された回答内容に基づいて帳票を自動で作成し、Boxなどのストレージサービスへ自動的に格納する</span>ことができます。
作成された帳票の管理や共有が格段にスムーズになり、手作業によるアップロードの手間やファイル整理の煩雑さから解放されるはずです。
<span class="mark-yellow">Googleフォームの回答から帳票を自動作成し、その内容をSlackなどのチャットツールに即座に通知する</span>ことで、関係者への迅速な情報共有が可能となり、確認漏れや対応の遅延を防ぎ、チーム全体の業務効率向上に貢献します。
<span class="mark-yellow">Jotformなどのフォームサービスで受け付けた回答をもとに帳票を自動生成し、Gmailなどのメールツールを利用して指定の宛先へ自動で送信する</span>ことが可能です。
請求書や見積書といった帳票の送付作業を効率化し、手動でのメール作成や添付ファイルの間違いといったリスクを軽減できます。
それではここから代表的な例として、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、その情報をもとに帳票を自動で作成し、指定のBoxフォルダに格納するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
【事前準備 Google スプレッドシート】
※今回のフローは、Google スプレッドシートの指定したシートにデータを追記するため、Google スプレッドシートを準備する必要があります。（マイアプリ連携後に作成した場合、うまく連携できないことがあります）
詳しくはこちらをご確認ください。
なお、今回はテスト用で以下のようなシートを作成しました！
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
【Googleフォーム、Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
3.入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
4.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
【Boxのマイアプリ登録】
5.次はBoxをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からBoxをクリックしてサインインします。
以下の画面で、Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.続いて、Googleフォームでテスト用のフォームを作成し、回答しましょう！
今回は以下のようなフォームを作成しました。
4.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
5.先ほど作成した「フォームID」を入力します。
※入力欄下の補足説明を参考に入力しましょう。
6.設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、Googleフォームの回答をJSONPATHを使って取得しましょう。
アウトプット欄の「取得する値を追加」をクリックします。
7.続いて、回答内容を取得するために、こちらを参考に設定しましょう。
取得が完了すると以下の画面になるので、「追加」をクリックします。
8.追加ができたら「保存する」を押しましょう！
1.続いて、「帳票を発行する」をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、「スプレッドシートのファイルID」を入力します。
事前に準備していた雛形書類であるGoogle スプレッドシートのファイルIDを選択してください。
3.発行書類は入力欄をクリックするとGoogle DriveのフォルダIDが表示されるので、任意のIDを選択してください。
「出力ファイル名」は用途に合わせて入力し、「次へ」をクリックします。
4.続いて、「置換後の文字列」の項目にアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
5.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
【取得した帳票データ】
格納先のGoogle Driveを開き、書類を確認してください。
以下のようにデータが入力されているはずです！
1.続いて、「ファイルをアップロード」をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.「ファイル名」をアウトプットから選択します。
4.以下の項目を確認します。
5.設定完了後に、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Boxに格納できていることを確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
今回ご紹介した帳票作成や管理以外でも、書類発行機能を使用して帳票作成業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Googleフォームの回答に基づく帳票作成とBoxへの格納を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ転記やファイル作成、アップロードといった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスやファイル管理の煩雑さといった課題を解消できます。</span>
これにより、担当者はルーチンワークから解放され、より戦略的な業務や顧客対応など、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし帳票作成業務の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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