フォームの回答をもとに、帳票を自動作成してSlackに送信する

‍■概要

フォームへの回答があった際に、その内容をもとに帳票を作成し、関係者へSlackで通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業では入力ミスや通知漏れが発生する可能性もあり、業務の非効率につながることがあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、帳票の自動作成からSlackへのファイル送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで収集した情報をもとに、都度手作業で帳票を作成している担当者の方
• 作成した帳票をSlackで手動送信しており、その手間を削減したいと考えている方
• フォーム回答から情報共有までの一連の業務プロセスを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から帳票作成、Slackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、Slackでの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomと連携させるアプリとして、Google スプレッドシートおよびSlackをYoomに登録します。
2. 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。この際、フォームに必要な質問項目を設定します。
3. 次に、オペレーションとしてYoomの「書類を発行する機能」を選択します。ここで、あらかじめ用意したGoogle スプレッドシートをテンプレートとして指定し、フォームの回答内容が帳票の適切な箇所に反映されるよう設定します。
4. 最後に、オペレーションとしてSlackの「ファイルを送る」アクションを選択し、前のステップで作成された帳票を指定したチャンネルやユーザーに自動で送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガー機能では、収集したい情報に応じて、テキスト入力、選択式、日付など、様々な形式の質問項目を任意で設定することが可能です。
• Yoomの書類を発行する機能では、使用するGoogle スプレッドシートのテンプレートファイルや、フォームの回答内容を帳票のどのセルに差し込むかなどを任意で詳細に設定できます。
• Slackへのファイル送信オペレーションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージの指定はもちろん、通知メッセージの本文も自由に編集でき、フォームの回答内容などの情報を変数としてメッセージに含めることも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。