フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをOutlookに送信する

■概要

Webフォームからの申し込み後、その内容をもとに手作業で見積書や申込書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていないでしょうか。この定型業務は、入力ミスや送信漏れのリスクも伴うため、慎重な対応が求められます。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに帳票を自動で作成し、OutlookからPDF形式で自動送信までを完結させることが可能です。一連の作業を効率化し、ミスなく迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームからの回答内容を元に見積書や申込書などを手作業で作成している方
• 作成した帳票のPDFをOutlookに添付し、手動でメール送信している営業や管理部門の方
• 定型的な書類発行と送付業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から帳票作成、PDF化、メール送信までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による転記ミスやメールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートで作成した雛形を元に書類を発行するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、氏名や会社名、問い合わせ内容など、取得したい情報を任意で設定してください。
• 書類を発行する機能では、帳票の元となるGoogle スプレッドシートの雛形ファイルを指定し、フォームで取得した情報をどのセルに反映させるかを変数として設定できます。
• Outlookでのメール送信設定では、宛先を任意で設定できるほか、件名や本文にもフォームで取得した情報（会社名や氏名など）を変数として差し込むことが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。