フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをGmailで送付する

■概要

フォームからの申込みや問い合わせ後、手作業で帳票を作成しメールで送付する業務は、手間がかかる上にミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームに入力された情報を元に、Google スプレッドシートの雛形から帳票を自動で生成し、GmailでPDFとして自動送信することが可能です。面倒な定型業務を自動化し、迅速で正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ後、手作業での帳票作成に時間を取られているご担当者の方
• Google スプレッドシートを帳票の雛形としており、手入力による転記ミスを防止したい方
• 顧客への書類送付を迅速化し、対応スピードと業務品質を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答を起点に帳票作成からメール送信までが自動実行されるため、一連の手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや送付先の誤り、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な情報を収集するフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を設定し、連携したGoogle スプレッドシートから任意の雛形ファイルを選択して帳票を生成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで生成した帳票のPDFを添付して、任意の宛先にメールを送ります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーでは、テキスト入力、選択式、ファイルアップロードなど、取得したい情報に合わせて質問項目を自由に設定できます。
• 書類を発行する機能では、お使いのGoogle スプレッドシートを雛形として指定でき、フォームで取得した情報を任意のセルに変数として差し込めます。
• Gmailでメールを送るアクションでは、宛先（To, CC, BCC）を任意で設定でき、件名や本文にもフォームで取得した情報を変数として利用可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。