Jotformの回答をもとに、帳票を自動作成してGmailで送信する

■概要

Jotformで収集したアンケートや申込情報を、手作業で帳票に転記し、Gmailで一件ずつ送信する作業は手間がかかり、時間も取られるのではないでしょうか。手作業による入力ミスや送信漏れは、業務の信頼性にも関わる大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をトリガーに、帳票の自動作成からGmailでの送信までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで収集した情報を基に、手作業で帳票作成やメール送信を行っている方
• 帳票作成やメール送信業務におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
• JotformとGmailを利用した定型業務を自動化し、コア業務に注力したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム送信後、帳票作成とGmailでの送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、自動化を開始するフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを追加し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
4. 続いて、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、事前に用意したGoogle スプレッドシートを帳票テンプレートとして指定します。取得したJotformの回答情報を帳票テンプレートの該当箇所にマッピングし、帳票を自動で作成するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された帳票ファイルを添付して、指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを任意で指定してください。
• 「書類を発行する機能」では、Google スプレッドシートで作成した帳票テンプレートのどのセルに、Jotformから取得したどの回答情報を反映させるか、自由にマッピング設定が可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、メールの件名や本文に、Jotformで取得した回答内容などの前段階の情報を変数として挿入できます。固定の文章と組み合わせることもでき、送信先のメールアドレスも任意で設定可能です。

■注意事項

• Jotform、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581