フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをBoxに格納する

■概要

フォームに回答された内容をもとに、一件一件手作業で帳票を作成し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Google スプレッドシートを雛形とした帳票を自動で作成し、PDFとしてBoxへ格納する一連のプロセスを自動化でき、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答内容をもとに、手作業で帳票を作成・管理している方
• Boxを活用しており、生成したPDFの格納作業を効率化したいと考えている方
• 定型的な書類の作成業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からBoxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた帳票作成やファイル管理にかかる時間を短縮できます。
• 手動でのデータ転記やファイル操作が不要になることで、入力ミスや格納先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、任意のフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートを雛形として帳票を自動生成するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成された帳票のPDFを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、質問項目や形式を任意で設定し、独自の入力フォームを作成してください。
• 書類を発行する機能では、帳票の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルや、フォームの回答内容を反映させるセルを任意で指定可能です。
• Boxへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ファイル名にはフォームの回答内容を変数として含めることも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。