Outlookで受信したメールの内容を翻訳し、Microsoft Teamsにも共有する
試してみる
■概要
海外の取引先や顧客からOutlookで受信したメール、その都度翻訳ツールで内容を確認し、さらにMicrosoft Teamsで情報共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多言語でのやり取りが増える中で、手作業による翻訳やコピペは時間もかかり、重要な情報伝達の遅れや誤訳のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、その内容をAIが自動で翻訳し、指定したMicrosoft Teamsチャネルへ共有するため、これらの課題を解消し、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する外国語メールの翻訳と共有作業に手間を感じているビジネスパーソンの方
- Microsoft Teamsを活用し、迅速かつ正確な情報共有の自動化を目指しているチームの方
- 多言語でのコミュニケーションを効率化し、業務の生産性向上を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からAIによる翻訳、Microsoft Teamsへの共有までを自動化することで、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 翻訳作業や情報転記におけるヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Outlookに新しいメールが届いたことを検知してフローが自動で起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、Outlookで受信したメールの本文や件名など、翻訳したいテキスト情報を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャネルに自動で投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で設定できます。
- 送信するメッセージ内容には、固定のテキストを追加したり、Outlookで受信したメールの件名や送信者、AI機能で翻訳された本文といった、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「毎日大量に届くメールの処理に追われて、本来の業務に集中できない…」「海外とのやり取りで、外国語のメール翻訳に時間がかかってしまう…」
このように、日々のメール業務に多くの時間と手間を費やし、ストレスを感じている方も多いのではないでしょうか。
特に、手作業でのメール確認や分類、情報抽出、翻訳といった作業は、時間的制約だけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
AIがメールの内容を自動で理解し、要約や翻訳、さらには必要な情報を抽出して関連ツールに連携してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務や創造的な活動に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで受信したメールをAIで処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで受信したメールの内容を翻訳し、Microsoft Teamsにも共有する
試してみる
■概要
海外の取引先や顧客からOutlookで受信したメール、その都度翻訳ツールで内容を確認し、さらにMicrosoft Teamsで情報共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多言語でのやり取りが増える中で、手作業による翻訳やコピペは時間もかかり、重要な情報伝達の遅れや誤訳のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、その内容をAIが自動で翻訳し、指定したMicrosoft Teamsチャネルへ共有するため、これらの課題を解消し、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する外国語メールの翻訳と共有作業に手間を感じているビジネスパーソンの方
- Microsoft Teamsを活用し、迅速かつ正確な情報共有の自動化を目指しているチームの方
- 多言語でのコミュニケーションを効率化し、業務の生産性向上を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からAIによる翻訳、Microsoft Teamsへの共有までを自動化することで、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 翻訳作業や情報転記におけるヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Outlookに新しいメールが届いたことを検知してフローが自動で起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、Outlookで受信したメールの本文や件名など、翻訳したいテキスト情報を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャネルに自動で投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で設定できます。
- 送信するメッセージ内容には、固定のテキストを追加したり、Outlookで受信したメールの件名や送信者、AI機能で翻訳された本文といった、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIによるメール業務の自動化パターン
AIを活用してメール業務を効率化するための具体的な自動化パターンを、Yoomのテンプレートを使ってご紹介します。
これらのテンプレートは、OutlookなどのメールアプリとAI、そして様々な業務ツールを連携させることで、日々のメール処理を改善できるかもしれません。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
AIでメール内容を処理し、チャットツールに通知する
Outlookのようなメールアプリで受信したメールの内容をAIが自動で翻訳しし、その結果をMicrosoft Teamsといったチャットツールに自動通知することができます。
言語の壁を越えた迅速な情報共有や、大量のメールからの重要ポイントの把握が容易になり、コミュニケーションのスピードと質を向上させます。
Outlookで受信したメールの内容を翻訳し、Microsoft Teamsにも共有する
試してみる
■概要
海外の取引先や顧客からOutlookで受信したメール、その都度翻訳ツールで内容を確認し、さらにMicrosoft Teamsで情報共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多言語でのやり取りが増える中で、手作業による翻訳やコピペは時間もかかり、重要な情報伝達の遅れや誤訳のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、その内容をAIが自動で翻訳し、指定したMicrosoft Teamsチャネルへ共有するため、これらの課題を解消し、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する外国語メールの翻訳と共有作業に手間を感じているビジネスパーソンの方
- Microsoft Teamsを活用し、迅速かつ正確な情報共有の自動化を目指しているチームの方
- 多言語でのコミュニケーションを効率化し、業務の生産性向上を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からAIによる翻訳、Microsoft Teamsへの共有までを自動化することで、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 翻訳作業や情報転記におけるヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Outlookに新しいメールが届いたことを検知してフローが自動で起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、Outlookで受信したメールの本文や件名など、翻訳したいテキスト情報を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャネルに自動で投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で設定できます。
- 送信するメッセージ内容には、固定のテキストを追加したり、Outlookで受信したメールの件名や送信者、AI機能で翻訳された本文といった、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIでメール情報を抽出し、その他の業務ツールと連携する
Outlookなどで特定のメール（例えばイベントの出欠確認メールなど）を受信した際に、その情報を基にAIが判断し、Zoomのようなミーティングツールのウェビナー登録者リストへ自動で追加するフローなども。
メール起点で他の業務プロセスの自動化も実現できるため、イベント管理や顧客対応といった関連業務の効率も飛躍的に高まります。
Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する
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■概要
ウェビナー開催時の出欠メール確認や、その情報を基にしたZoomへの参加者登録は、手間がかかる作業の一つではないでしょうか。特に件数が多い場合、手作業では入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の出欠メールを受信した際に、メール本文からAIが情報を抽出し、自動でZoomのウェビナーへ登録者を追加するため、これらの課題を解消し、スムーズなウェビナー運営を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでウェビナーの出欠連絡を受け取り、手動でZoomに登録している方
- ウェビナーの申し込み者情報を、正確かつ迅速にZoomへ反映させたい方
- 繰り返し発生する登録作業の時間を削減し、他のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールからAIが自動で情報を抽出しZoomへ登録するため、手作業による登録時間を削減できます。
- メール内容の転記ミスやZoomへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なウェビナー登録を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、指定した件名のメールがOutlookに届いたことを検知してフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。ここで、受信したメール本文から参加者の氏名などの情報を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定します。前のステップで抽出した参加者情報を利用し、特定のZoomウェビナーへ自動で登録者を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されているフォルダや、メール件名に含まれる特定のキーワードを任意で指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Outlookのメール本文から抽出したい情報項目（例えば、氏名、会社名など）を任意で設定できます。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、AI機能で抽出した各情報を変数として利用し、Zoomの登録者情報における任意の項目（氏名、メールアドレスなど）に対応付けて設定できます。また、登録するウェビナーIDなど、固定の値を設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
AIでメールの添付ファイルを読み取り、データベースに記録する
メールで受信した見積書や請求書などの添付ファイルからAI OCRが文字情報を抽出し、そのデータをGoogle スプレッドシートのようなデータベースサービスに自動で記録・整理することも可能です。
手作業によるデータ入力の手間を大幅に削減し、入力ミスを防ぎながら、情報を一元管理しやすくします。
Gmailで送付されたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
取引先からGmailで送られてくる請求書や注文書などのPDFファイル。その都度ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートに手入力で転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、添付されたPDFの内容をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したPDFの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 毎月の請求書処理など、定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動での転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。トリガーで受信したメールに添付されているPDFファイルを読み取り対象として指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、PDFファイルから読み取りたい項目（例：請求書番号、金額、日付など）を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、データを書き込むスプレッドシート、シート名、およびテーブルの範囲を任意で設定してください。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信したメールをAI翻訳し、Microsoft Teamsに共有するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Outlookで受信したメールの内容をAIが自動で翻訳し、その翻訳結果をMicrosoft Teamsの指定したチャンネルに共有するフロー」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- OutlookのトリガーとAI翻訳・Microsoft Teamsのアクション設定
- フロー稼働の準備
Outlookで受信したメールの内容を翻訳し、Microsoft Teamsにも共有する
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■概要
海外の取引先や顧客からOutlookで受信したメール、その都度翻訳ツールで内容を確認し、さらにMicrosoft Teamsで情報共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多言語でのやり取りが増える中で、手作業による翻訳やコピペは時間もかかり、重要な情報伝達の遅れや誤訳のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、その内容をAIが自動で翻訳し、指定したMicrosoft Teamsチャネルへ共有するため、これらの課題を解消し、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する外国語メールの翻訳と共有作業に手間を感じているビジネスパーソンの方
- Microsoft Teamsを活用し、迅速かつ正確な情報共有の自動化を目指しているチームの方
- 多言語でのコミュニケーションを効率化し、業務の生産性向上を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からAIによる翻訳、Microsoft Teamsへの共有までを自動化することで、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 翻訳作業や情報転記におけるヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Outlookに新しいメールが届いたことを検知してフローが自動で起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、Outlookで受信したメールの本文や件名など、翻訳したいテキスト情報を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャネルに自動で投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で設定できます。
- 送信するメッセージ内容には、固定のテキストを追加したり、Outlookで受信したメールの件名や送信者、AI機能で翻訳された本文といった、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoftアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではOutlook）を検索して選択。
- Microsoftのサインイン画面が表示されます。
トリガーとなるOutlookのMicrosoftアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。
既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
- パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
- Microsoftアカウントとの連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Outlookが追加されていることを確認してください。
同様に、Microsoft Teamsもマイアプリに登録しましょう。
Microsoft TeamsもMicrosoftとの連携になるため、同じ手順で登録できます。
- アプリ一覧画面でMicrosoft Teamsを検索して選択。
- Microsoft Teamsを運用しているMicrosoftアカウントでサインイン。
2度目以降は下図のような画面になり、自動でサインインする場合があります。
他のアカウントと連携する場合は、サインアウトやキャンセルをお試しください。
- マイアプリ画面に戻り、Microsoft Teamsも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Outlookで受信したメールの内容を翻訳し、Microsoft Teamsにも共有する
試してみる
■概要
海外の取引先や顧客からOutlookで受信したメール、その都度翻訳ツールで内容を確認し、さらにMicrosoft Teamsで情報共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多言語でのやり取りが増える中で、手作業による翻訳やコピペは時間もかかり、重要な情報伝達の遅れや誤訳のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、その内容をAIが自動で翻訳し、指定したMicrosoft Teamsチャネルへ共有するため、これらの課題を解消し、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する外国語メールの翻訳と共有作業に手間を感じているビジネスパーソンの方
- Microsoft Teamsを活用し、迅速かつ正確な情報共有の自動化を目指しているチームの方
- 多言語でのコミュニケーションを効率化し、業務の生産性向上を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からAIによる翻訳、Microsoft Teamsへの共有までを自動化することで、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 翻訳作業や情報転記におけるヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Outlookに新しいメールが届いたことを検知してフローが自動で起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、Outlookで受信したメールの本文や件名など、翻訳したいテキスト情報を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャネルに自動で投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で設定できます。
- 送信するメッセージ内容には、固定のテキストを追加したり、Outlookで受信したメールの件名や送信者、AI機能で翻訳された本文といった、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるメールフォルダの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
- Outlookの「メールを受信したら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
ここでは例として、「アプリ連携用フォルダにメールが届いたら」と設定しています。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くOutlookへのメッセージ投稿が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「メールフォルダID」に、トリガーとなるメールフォルダのIDを設定。
ここで設定したメールフォルダにメールが届いたらフローが起動します。
入力欄をクリックすると、連携しているOutlookから候補が表示されますので、対象となるメールフォルダIDを選択してください。
検索欄にメールフォルダの名称を入力することで検索が楽になります。
- 設定を終えたら、指定したフォルダに仕分けられるテストメールを送信してください。
Outlook でルールを使用して電子メール メッセージを管理する - Microsoft サポート
- 「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に新しいメールを受信していない場合はテストに失敗します。
- テストに成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
- 手順6で受信したメールの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
これでトリガーとなるメールフォルダの設定が完了しました。
トリガーアクションのタイトルも、設定したタイトルに変更されます。
ステップ4：メールの翻訳
次に、取得したメールを翻訳しましょう。
- 「翻訳する」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
翻訳する文章の文字数や使用するAIによってタスク数が変わります。
※ メールマガジンなどは2,000文字以内であることが多いようです。
- 「次へ」をクリック。
- 「翻訳対象のテキスト」にはデフォルトで、ステップ3で取得したメールの本文が設定されています。
このような「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「翻訳先言語」に任意の言語を設定。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、翻訳結果が「取得した値」に追加されます。
※ 元のテキストがそのまま追加されている場合には、翻訳できない言語が設定されている可能性があります。
- 翻訳結果に問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：Microsoft Teamsに投稿するメッセージの設定
最後に、翻訳したメールをMicrosoft Teamsに通知しましょう。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「チームID」にメッセージを投稿するチャネルが属しているチームのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoft Teamsアカウントから候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。
- 「チャネルID」にメッセージを投稿するチャネルのIDを設定。
選択したチーム内の候補が表示されるため、対象となるチャネルを選択してください。
- 「メッセージ」に投稿するメッセージの内容を設定。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」から、各アクションで取得した項目が選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
これらの値を使用することで、受信したメールの内容や翻訳結果をMicrosoft Teamsに投稿することができます。
- その他、メンション情報や添付ファイル情報を必要に応じて設定してください。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功したら、Microsoft Teamsの指定したチャネルにメール内容を含むメッセージが投稿されていることを確認してください。
※ 投稿されたメッセージの例
- メッセージに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Outlookの指定したフォルダに仕分けられるメールを送信し、その内容がMicrosoft Teamsの指定したチャネルに投稿されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。
AI機能を活用したその他の自動化例
他にもメールの情報を抽出して他ツールに追加したり、添付ファイルをOCRで読み取り内容を要約・翻訳して他ツールに連携したりできます。
Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する
試してみる
■概要
Gmailで日々受信する多くのPDFファイル。その内容確認や要約、そしてMicrosoft Teamsへの情報共有は、手作業では時間もかかり、重要な情報を見落としてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、GmailでのPDF受信をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容要約、そしてMicrosoft Teamsへの自動通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届くPDFの内容確認とMicrosoft Teamsへの情報共有を手作業で行い、時間を要している方
- OCRやAI要約といった技術を活用し、大量のPDF文書から効率的に情報を抽出、活用したいと考えている方
- Microsoft Teamsを利用したチーム内での情報共有を、より迅速かつ抜け漏れなく行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したPDFのOCR処理からAIによる要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の見落としや転記ミス、要約内容の質のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 続いて、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、指定ラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールの添付PDFからテキストを抽出します。
- 次に、AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト内容をAIが自動で要約します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を含めて指定チャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローが起動するメールの監視間隔や、処理対象とするメールに付与する受信ラベルを任意で設定してください。
- AI機能による文字読み取り（OCR）の設定では、PDFファイルから抽出したい項目などを必要に応じて調整できます。
- AI機能による要約の設定では、要約対象とするテキストの指定のほか、生成される要約の文字数上限や、特に含めてほしい/除外してほしいキーワードといった要約の条件を細かく設定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信するチームIDやチャネルIDの指定に加え、メッセージ本文の内容を固定値だけでなく、フロー内で取得したPDFのファイル名や要約結果などを活用して柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受け取った名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳後Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外とのやり取りで受け取った名刺の管理は、言語の壁や手入力の手間が課題ではありませんか？特に、多言語の名刺情報を正確にデータ化する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで名刺画像が添付されたメールを受信するだけで、OCRでのテキスト化、AIによる翻訳、Google スプレッドシートへの登録までが自動で完結し、名刺管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、Outlookで受け取った外国語の名刺管理に手間を感じている方
- 名刺情報の翻訳とGoogle スプレッドシートへの転記作業を効率化したい営業事務の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、正確な顧客情報データベースを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信した名刺画像を自動で処理するため、これまで手作業で行っていた翻訳やデータ入力に費やす時間を短縮できます。
- OCRとAIが自動でテキスト化から転記までを行うため、手入力によるスペルミスや情報の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキストを読み取ります。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、読み取ったテキストを任意の言語に翻訳します。
- さらに、オペレーションでAI機能を設定し、翻訳後のテキストから会社名や氏名などのデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の翻訳するアクションでは、翻訳元の言語と翻訳先の言語を自由に選択して設定することが可能です。
- AI機能のテキストからデータを抽出するアクションでは、名刺から取得したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogle ドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogle ドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogle ドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle ドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Google ドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールの内容をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
日々受信する大量のメールの中から、重要な情報を手作業で確認し、その内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、Google スプレッドシートに整理・追加する一連の流れを自動化できます。これにより、メールの確認・転記作業にかかる時間を削減し、重要な情報を見逃すリスクを減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせや報告メールの管理に時間を要している方
- メールの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の情報収集やデータ整理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信から要約、転記までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、受信したメールの本文を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約結果を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の要約オペレーションでは、要約の文字数や抽出したい項目（例：要点、ネクストアクションなど）を任意でカスタム設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加先シートは任意で設定でき、追加するレコードには固定のテキストや、トリガーで取得したメール情報、AIの要約結果などを組み合わせて入力することが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
AIを活用してOutlookなどのメール業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの翻訳、要約、情報抽出、さらには関連ツールへの連携といった一連の作業を効率化し、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。
これにより、言語の壁を感じることなくスムーズなコミュニケーションが実現したり、大量のメールの中から重要な情報を見逃さずに済んだり、煩雑なデータ入力作業から解放されたりするため、ビジネスパーソンはより付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードのハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースで簡単に業務フローを構築可能です。
日々の繰り返し作業にかかる時間や手間を大幅に削減できるので、もしメール業務の自動化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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