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「毎日大量に届くメールの処理に追われて、本来の業務に集中できない…」「海外とのやり取りで、外国語のメール翻訳に時間がかかってしまう…」
このように、日々のメール業務に多くの時間と手間を費やし、ストレスを感じている方も多いのではないでしょうか。
特に、手作業でのメール確認や分類、情報抽出、翻訳といった作業は、時間的制約だけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
<span class="mark-yellow">AIがメールの内容を自動で理解し、要約や翻訳、さらには必要な情報を抽出して関連ツールに連携してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務や創造的な活動に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールをAIで処理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIを活用してメール業務を効率化するための具体的な自動化パターンを、Yoomのテンプレートを使ってご紹介します。
これらのテンプレートは、OutlookなどのメールアプリとAI、そして様々な業務ツールを連携させることで、日々のメール処理を改善できるかもしれません。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookのようなメールアプリで受信したメールの内容をAIが自動で翻訳しし、その結果をMicrosoft Teamsといったチャットツールに自動通知する</span>ことができます。
言語の壁を越えた迅速な情報共有や、大量のメールからの重要ポイントの把握が容易になり、コミュニケーションのスピードと質を向上させます。
<span class="mark-yellow">Outlookなどで特定のメール（例えばイベントの出欠確認メールなど）を受信した際に、その情報を基にAIが判断し、Zoomのようなミーティングツールのウェビナー登録者リストへ自動で追加する</span>フローなども。
メール起点で他の業務プロセスの自動化も実現できるため、イベント管理や顧客対応といった関連業務の効率も飛躍的に高まります。
<span class="mark-yellow">メールで受信した見積書や請求書などの添付ファイルからAI OCRが文字情報を抽出し、そのデータをGoogle スプレッドシートのようなデータベースサービスに自動で記録・整理する</span>ことも可能です。
手作業によるデータ入力の手間を大幅に削減し、入力ミスを防ぎながら、情報を一元管理しやすくします。
それでは代表的な例として、「Outlookで受信したメールの内容をAIが自動で翻訳し、その翻訳結果をMicrosoft Teamsの指定したチャンネルに共有するフロー」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoftアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
同様に、Microsoft Teamsもマイアプリに登録しましょう。
Microsoft TeamsもMicrosoftとの連携になるため、同じ手順で登録できます。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
Outlook でルールを使用して電子メール メッセージを管理する - Microsoft サポート
これでトリガーとなるメールフォルダの設定が完了しました。
トリガーアクションのタイトルも、設定したタイトルに変更されます。
次に、取得したメールを翻訳しましょう。
※ メールマガジンなどは2,000文字以内であることが多いようです。
最後に、翻訳したメールをMicrosoft Teamsに通知しましょう。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」から、各アクションで取得した項目が選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
これらの値を使用することで、受信したメールの内容や翻訳結果をMicrosoft Teamsに投稿することができます。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Outlookの指定したフォルダに仕分けられるメールを送信し、その内容がMicrosoft Teamsの指定したチャネルに投稿されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。
他にもメールの情報を抽出して他ツールに追加したり、添付ファイルをOCRで読み取り内容を要約・翻訳して他ツールに連携したりできます。
AIを活用してOutlookなどのメール業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールの翻訳、要約、情報抽出、さらには関連ツールへの連携といった一連の作業を効率化し、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。</span>
これにより、言語の壁を感じることなくスムーズなコミュニケーションが実現したり、大量のメールの中から重要な情報を見逃さずに済んだり、煩雑なデータ入力作業から解放されたりするため、ビジネスパーソンはより付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードのハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースで簡単に業務フローを構築可能です。
日々の繰り返し作業にかかる時間や手間を大幅に削減できるので、もしメール業務の自動化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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