■概要
Gmailで日々受信する多くのPDFファイル。その内容確認や要約、そしてMicrosoft Teamsへの情報共有は、手作業では時間もかかり、重要な情報を見落としてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、GmailでのPDF受信をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容要約、そしてMicrosoft Teamsへの自動通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届くPDFの内容確認とMicrosoft Teamsへの情報共有を手作業で行い、時間を要している方
- OCRやAI要約といった技術を活用し、大量のPDF文書から効率的に情報を抽出、活用したいと考えている方
- Microsoft Teamsを利用したチーム内での情報共有を、より迅速かつ抜け漏れなく行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したPDFのOCR処理からAIによる要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の見落としや転記ミス、要約内容の質のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 続いて、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、指定ラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールの添付PDFからテキストを抽出します。
- 次に、AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト内容をAIが自動で要約します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を含めて指定チャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローが起動するメールの監視間隔や、処理対象とするメールに付与する受信ラベルを任意で設定してください。
- AI機能による文字読み取り（OCR）の設定では、PDFファイルから抽出したい項目などを必要に応じて調整できます。
- AI機能による要約の設定では、要約対象とするテキストの指定のほか、生成される要約の文字数上限や、特に含めてほしい/除外してほしいキーワードといった要約の条件を細かく設定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信するチームIDやチャネルIDの指定に加え、メッセージ本文の内容を固定値だけでなく、フロー内で取得したPDFのファイル名や要約結果などを活用して柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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