■概要
新しいメンバーが増えるたびに、HRMOSで一人ひとり招待メールを送る作業に手間を感じていませんか？特に複数人を一度に招待する場合、リストを見ながらの作業は時間がかかり、招待漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリストをもとに、HRMOSへの招待を自動で実行できます。定期的な招待業務から解放され、より重要な人事業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に発生するHRMOSへの社員招待業務を自動化し、効率を上げたい人事担当者の方
- Google スプレッドシートでメンバー情報を管理しており、手作業での招待に課題を感じている方
- 複数メンバーへの招待作業をミスなく、かつ迅速に完了させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で実行されるため、HRMOSへの招待を手作業で行う時間を削減し、他の業務に充てられます
- リストに基づき招待が自動で処理されるため、招待漏れやメールアドレスの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローを起動したい日時を定期実行するよう設定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、招待したいメンバーのリストを取得します
- 取得したメンバー情報をもとに、ループ機能で一人ひとりに対する処理を繰り返すよう設定します
- ループ処理の中で、HRMOSの「社員を招待」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐づけます
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、招待済みのステータスなどをシートに書き戻すよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい頻度や曜日、時間を任意で設定してください。例えば、「毎週月曜日の10時」などに設定が可能です
- Google スプレッドシートの各アクションでは、招待リストが記載されている任意のスプレッドシートIDやシートIDを設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得したレコード情報の中から、繰り返し処理を行いたい対象の情報を設定します
- HRMOSで社員を招待するアクションでは、スプレッドシートから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を引用し、招待に必要な各フィールドに自由に設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
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