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「毎月、新入社員の情報をGoogle スプレッドシートからHRMOSへ手作業で登録するのが大変…」
「単純なコピー＆ペースト作業なのに、件数が多くて時間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、定期的に発生する社員情報の登録作業に、多くの時間と手間を奪われていませんか？
もし、毎月決まった日時に、管理しているGoogle スプレッドシートの情報を基にHRMOSへ社員情報を自動で一括登録できる仕組みがあれば、採用戦略の立案や従業員のオンボーディングといった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSへ社員情報を登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 毎月発生する社員情報の登録作業、特にGoogle スプレッドシートで管理している情報をHRMOSへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間的な負担だけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、HRMOSへの社員登録を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
HRMOSへの社員一括登録フローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎月Google スプレッドシートの情報からHRMOSへ社員を一括登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／HRMOS
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 毎月発生する社員情報の登録作業、特にGoogle スプレッドシートで管理している情報をHRMOSへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間的な負担だけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、HRMOSへの社員登録を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビでGoogle スプレッドシートの連携方法を紹介しているので、登録してみてくださいね。
HRMOSのマイアプリ連携
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でHRMOSを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
Google スプレッドシートとHRMOSがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要 毎月発生する社員情報の登録作業、特にGoogle スプレッドシートで管理している情報をHRMOSへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間的な負担だけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、HRMOSへの社員登録を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です。
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のまま、毎月1日の9時に起動するようにしました。
設定後、「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：複数のレコードを取得する設定
ここでは、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の設定に進む前に、まだGoogle スプレッドシートを準備していない場合は、このタイミングで作成しましょう。
次のステップで、HRMOSに姓・名・入社日を連携させるため、この項目を必ず入力するようにしてください。
Google スプレッドシートの準備ができたらYoom画面に戻ります。
まずは、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定しましょう。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
ここで指定した条件に合致したレコードのみ「取得した値」として表示され、後続のオペレーションで使用することができますよ。
今回は、トリガーを起動した月に入社する社員を対象にしたいため下記のように設定しました。
設定を確認できたら、「テスト」をクリックしましょう！
取得した値に表示されたことを確認してください。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値のことです。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：処理の繰り返し設定
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
続いて、繰り返し対象を指定する画面で「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「姓」・「名」・「入社日」・「No」を設定しましょう！
設定ができたら「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ6：HRMOSで社員を登録する設定
ここでは、先ほど取得した値を活用して、HRMOSで社員情報を登録する設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
API接続設定画面になるので、各項目を入力してください。
下記のように前のステップで取得した値を引用するようにしてくださいね。
取得した値を用いて以下のように設定することで、トリガーを起動するごとに異なる社員情報をHRMOSへ動的に反映できます。
なお、 取得した値を活用せず手入力すると毎回同じ社員がHRMOSへ作成されてしまうため注意が必要です。
今回は、下記のように必須項目を設定しました。
運用内容にあわせて、任意項目も自由に設定してくださいね。
入力が完了したら「テスト」を実行しましょう。
成功すると、下図のような画面になるはずです。
HRMOSで社員が追加されているはずなので確認してみましょう！
下記のように指定した社員情報が反映されていればOKです。
確認できたらYoom画面に戻って「完了」をクリックしてください。
ステップ7：Google スプレッドシートのレコード更新設定
最後の設定です！
HRMOSに社員情報を登録したことを、Google スプレッドシートにも反映する設定を行いましょう。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
まずは、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定しましょう。
今回は、ステップ4で登録したGoogle スプレッドシートと同じ情報を入力しました。
「テーブル範囲」は、対象となる範囲を英字で設定してください。
次に進むと、「更新したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は、前のステップで取得したGoogle スプレッドシートのレコードと一致するものを更新したいため、以下のように設定しました。
続いて、「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
今回は、適用日を更新した日付にしたいため下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
成功すると下記のような画面になるはずです。
指定したGoogle スプレッドシートのレコードが更新されているはずなので確認してみましょう。
無事に反映が確認できましたね！
実際のフロー稼働時は、Google スプレッドシートから取得した社員分、HRMOSへ登録され、Google スプレッドシートのレコードも更新されます。
最後に、Yoom画面に戻って「完了」を忘れずに押しましょう。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
HRMOSを使った自動化例
社員情報や職務経歴を取得し、電子契約サービスでNDAを自動作成・送付、ストレージに情報を格納、または業務DBへ情報を自動追加します。
また、外部システムでの社員登録、情報更新、メッセージ送信をトリガーに、人事管理システムへ社員情報を自動で登録・更新します。
入社時の登録・書類手続きを効率化し、人事データの一貫性と正確性を保ちます。
■概要
業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HRMOSで社員情報を管理しつつ、kintoneでも関連情報を管理している場合、新しい社員が入社するたびに両方のツールへ手入力するのは手間がかかり、入力ミスの原因にもなります。このワークフローは、HRMOSの社員情報を簡単な操作でkintoneに自動で追加するものであり、二重入力といった面倒な転記作業から解放され、人事関連業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、HRMOSにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入退社の管理を行う方
・企業の人事部、総務部のご担当者
・企業から入退社の手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
同じ内容を登録したいだけなのに、何度も何度も打ち込みをすることは時間の無駄で手間がかかります。特に社会保険の手続きがある場合は保険証の発行や扶養家族の手続きなど、情報を取得したら一刻も早く共有したいです。
このフローを使えば人事労務管理ツール2個使っていてもアクセスすることなく自動登録することができます。SmartHR上での入力が完了したら自動でHRMOSでも情報が登録されるため、SmartHRで従業員に登録をお願いすれば企業の担当者が手入力することなく、迅速にHRMOSへの登録が叶います。
■注意事項
・SmartHR、HRMOSのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOSの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の従業員情報を管理している方
・freee人事労務で従業員情報を管理する人事担当者
・従業員情報をHRMOSにも連携している方
2.業務でHRMOSを活用している方
・HRMOSで従業員管理表を管理している方
・HRMOSへの更新情報反映を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は従業員情報の管理に適したツールですが、更新した従業員情報をHRMOSに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
また、手動での情報連携は更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートを使うことで、freee人事労務で従業員情報が更新されたら、自動でHRMOSの従業員管理表を更新することができます。
手動によるHRMOSへの情報連携が不要となるため、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務を効率化することができます。
また、HRMOSの情報が常に最新化されるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Slackでの連絡を受けて、HRMOSへ社員情報を手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に、新入社員の情報共有や採用決定の連絡など、Slackで受け取った情報を都度HRMOSに転記する作業は、担当者にとって負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Slackで特定のテキストを含むメッセージが送信された際にAIがテキストを抽出し、HRMOSへ自動で社員情報を登録できるため、煩雑なフローを改善する有用ツールとして役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Yoomデータベースから、HRMOSのアカウントを自動的に発行します。
発行されたアカウント情報は、メールで従業員に通知されます。
■設定方法
1.HRMOSとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.トリガー部分で任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.HRMOSの「従業員を登録」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、ユーザー名、部署、役職などの任意の情報を設定してください。
4.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
5.HRMOSアカウントが発行され、従業員に招待メールが送信されます。
■注意事項
・HRMOSアカウントとの連携設定が必要です。
・Yoomで従業員情報を管理するデータベースを作成してご利用ください。
・HRMOSのアカウント情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
freee人事労務で社員登録があったらHRMOSも同様に社員登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務とHRMOSを業務で使用している方
・freee人事労務とHRMOSを使用して業務の効率化を図りたい方
・HRMOSでの社員登録を自動化したい方
・企業の人事担当者や総務の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務で登録した社員情報をHRMOSにも同様に登録できるため、手作業による作業を省き、業務の効率化を図ることができます。
・HRMOSに登録した社員情報は、freee人事労務で登録した内容と同様となるため、手入力による不備が解消されます。
・HRMOSで入力項目の多い作業を自動化することで、ヒューマンエラーの防止や登録作業の時間を削減することができます。
・freee人事労務に入力された社員情報をHRMOSに自動で連携することで、入社手続きに必要な情報をスムーズに共有することができます。
■注意事項
・freee人事労務、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Yoomの入力フォームに新入社員情報が入力されたら、HRMOSに社員情報を登録して、その内容をSlackにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入社管理を行う方
・企業の人事部や総務部のご担当者
・企業から入社手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を数多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
新しい従業員の入社手続きは人事労務の中で重要な仕事ではあるものの、人事労務管理ツールへの登録などは手間のかかる作業です。更に、社内で別のコミュニケーションツールも平行で運用している場合、毎回人事労務管理ツールに入力した情報を別のコミュニケーションツールにも手動で通知する必要があります。
この非効率な業務状況を打開したい方にこのフローは最適です。このフローを使うとYoomの入力フォームに新入社員情報が入力された時点で、HRMOSに対して社員情報を自動で登録されてSlackにも手入力することなく通知することができます。
■注意事項
・HRMOS、SlackのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Zoomでの面接やミーティング設定後、参加者の情報をHRMOSで都度確認し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Zoomで新しいミーティングが作成されると、自動でHRMOSから関連する社員情報を検索・取得し、指定した宛先にメールで通知します。ZoomとHRMOSを連携させることで、人事関連のコミュニケーションを円滑にし、手作業による確認の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
HRMOSへの社員登録を自動化することで、これまで手作業で行っていたGoogle スプレッドシートからの情報転記や一括登録の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は毎月の定型業務から解放され、採用計画の策定や従業員エンゲージメントの向上施策など、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：HRMOSに同姓同名の社員がいた場合はどうなりますか？
A：
同姓同名の社員がいたとしても、別の社員として登録がされ、エラーとはなりません。
今回のフローでは、社員を登録するアクションで必須項目のみ設定しましたが、任意入力項目の社員コードやメールアドレスなど、重複しない情報を登録することをお勧めします。
Q：既存社員の情報更新も自動化できますか？
A：
はい、可能です。
例えば、既存社員の職務経歴情報や資格情報などのデータを更新することもできます。
詳しくは、下記リンクに利用可能なアクションが掲載されているので確認してみてくださいね。
Q：エラーが発生した場合はどうなりますか？
A：
フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
