Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する
試してみる
■概要
Googleフォームに寄せられたお問い合わせや質問からFAQを作成してNotionで管理する際、手作業での転記や要約に手間を感じていませんか？また、その過程での抜け漏れや、FAQの質のばらつきも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにAIが質問と回答を要約し、Notionへ自動でFAQとして追加するため、これらの課題を解消し情報共有の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとNotionを利用してFAQ管理を行っているカスタマーサポート担当者 手作業でのFAQ作成と更新に多くの時間を費やし、非効率を感じているチームリーダー FAQ作成プロセスの自動化により、属人化を防ぎつつ情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答内容を元にしたFAQ作成とNotionへの追加が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、他の業務に集中できます。 AIによる要約と自動転記により、人為的な入力ミスや情報の抜け漏れを防ぎ、FAQの品質維持に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「質問内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った質問内容を要約するよう設定します。 さらに、オペレーションでAI機能を再度選択し、「回答内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った回答内容を要約するよう設定します。 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された質問と回答をFAQとしてNotionの指定データベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の設定では、質問や回答を要約する際の条件（例：重要なポイントを抽出、簡潔にまとめるなど）や、生成されるテキストの文字数、使用言語（日本語、英語など）を任意で指定できます。 Notionにレコードを追加するアクションでは、FAQのタイトルやプロパティに固定のテキスト情報を入力したり、前のステップでAIが要約した質問内容や回答内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。 ■注意事項
「お客様からの問い合わせ対応に追われて、FAQの更新が追いつかない…」
もし、フォームで受け付けた質問や日々の業務で発生する情報を基に、自動でFAQを作成・更新し、チーム全体でスムーズに共有できる仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームの回答内容を基にFAQを作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する
試してみる
■概要
Googleフォームに寄せられたお問い合わせや質問からFAQを作成してNotionで管理する際、手作業での転記や要約に手間を感じていませんか？また、その過程での抜け漏れや、FAQの質のばらつきも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにAIが質問と回答を要約し、Notionへ自動でFAQとして追加するため、これらの課題を解消し情報共有の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとNotionを利用してFAQ管理を行っているカスタマーサポート担当者 手作業でのFAQ作成と更新に多くの時間を費やし、非効率を感じているチームリーダー FAQ作成プロセスの自動化により、属人化を防ぎつつ情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答内容を元にしたFAQ作成とNotionへの追加が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、他の業務に集中できます。 AIによる要約と自動転記により、人為的な入力ミスや情報の抜け漏れを防ぎ、FAQの品質維持に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「質問内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った質問内容を要約するよう設定します。 さらに、オペレーションでAI機能を再度選択し、「回答内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った回答内容を要約するよう設定します。 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された質問と回答をFAQとしてNotionの指定データベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の設定では、質問や回答を要約する際の条件（例：重要なポイントを抽出、簡潔にまとめるなど）や、生成されるテキストの文字数、使用言語（日本語、英語など）を任意で指定できます。 Notionにレコードを追加するアクションでは、FAQのタイトルやプロパティに固定のテキスト情報を入力したり、前のステップでAIが要約した質問内容や回答内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。 ■注意事項
FAQ作成・共有を自動化する連携フロー紹介
ここでは、FAQの作成から共有までのプロセスを自動化し、業務効率を向上させる具体的な連携フローのテンプレートを紹介します！
フォームやデータベースの情報を基にFAQを作成し、ドキュメント管理ツールに集約する
Googleフォームのようなフォームサービスで収集した情報や、既存のデータベースに蓄積されたデータを活用してFAQを自動生成し、Notionなどのドキュメント管理ツールに体系的に整理・集約する ことができます。
Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する
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■概要
Googleフォームに寄せられたお問い合わせや質問からFAQを作成してNotionで管理する際、手作業での転記や要約に手間を感じていませんか？また、その過程での抜け漏れや、FAQの質のばらつきも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにAIが質問と回答を要約し、Notionへ自動でFAQとして追加するため、これらの課題を解消し情報共有の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとNotionを利用してFAQ管理を行っているカスタマーサポート担当者 手作業でのFAQ作成と更新に多くの時間を費やし、非効率を感じているチームリーダー FAQ作成プロセスの自動化により、属人化を防ぎつつ情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答内容を元にしたFAQ作成とNotionへの追加が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、他の業務に集中できます。 AIによる要約と自動転記により、人為的な入力ミスや情報の抜け漏れを防ぎ、FAQの品質維持に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「質問内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った質問内容を要約するよう設定します。 さらに、オペレーションでAI機能を再度選択し、「回答内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った回答内容を要約するよう設定します。 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された質問と回答をFAQとしてNotionの指定データベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の設定では、質問や回答を要約する際の条件（例：重要なポイントを抽出、簡潔にまとめるなど）や、生成されるテキストの文字数、使用言語（日本語、英語など）を任意で指定できます。 Notionにレコードを追加するアクションでは、FAQのタイトルやプロパティに固定のテキスト情報を入力したり、前のステップでAIが要約した質問内容や回答内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。 ■注意事項
作成したFAQをチャットツールに通知する
フォームサービスなどで作成されたFAQコンテンツを、Discordのようなチャットツールに自動で通知する ことで、チームメンバーへ迅速に情報共有できるため、FAQの周知徹底と活用促進に繋がり、問い合わせ対応の属人化を防ぎます！
フォームの回答内容を元にFAQの作成を自動化し、Discordに自動で通知する
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■概要
フォームからの問い合わせやフィードバックは貴重な情報源ですが、その内容を都度FAQにまとめ、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、手作業でのFAQ作成や通知は、対応漏れや時間の浪費につながることもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからの問い合わせ対応やFAQ作成に多くの時間を割いている担当者 FAQの作成や更新作業を効率化し、情報共有を迅速に行いたいチームリーダー Discordを活用して、チーム内でのナレッジ共有を活性化させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームの回答を基にしたFAQ作成とDiscordへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるFAQの作成ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、常に最新の情報を共有できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定し、FAQの元となる情報を収集するフォームを作成します。 続いて、オペレーションで、AI機能の「質問内容の要約」アクションを設定し、フォームで受け付けた質問内容をFAQの質問として適切な形に要約します。 次に、オペレーションで、AI機能の「回答内容の要約」アクションを設定し、フォームで受け付けた回答内容をFAQの回答として適切な形に要約します。 最後に、オペレーションで、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定し、生成されたFAQを指定したチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の設定では、質問内容や回答内容を要約する際の条件、生成する文字数、言語などを任意で設定できます。 Discordへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できるだけでなく、通知メッセージの本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得した情報（要約された質問や回答など）を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
作成したFAQをメールで共有する
Zoho Formsのようなフォームサービスで生成されたFAQ情報を、Zoho Mailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知・共有する ことも可能です。
Zoho Formsの回答内容を元にFAQの作成を自動化し、Zoho Mailに自動で通知する
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■概要
Zoho Formsで収集したお問い合わせやアンケートの回答を元にFAQを作成し、関係部署へZoho Mailで通知する業務は、情報が蓄積されるほど手間が増えがちではないでしょうか。手作業による転記ミスや通知漏れも気になるところです。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho Formsで集めた情報を基にしたFAQ作成と通知作業に時間を要している方 Zoho Mailを活用した情報共有の効率化と迅速化を目指しているチーム担当者 AIの力を借りて、FAQ作成プロセスの質と効率を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoho Formsの回答からFAQ関連情報の抽出、Zoho Mailでの通知までを自動化し、従来手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による情報の転記ミスや、Zoho Mailでの通知漏れといったヒューマンエラーを減らし、より正確な情報共有が期待できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoho FormsとZoho MailをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、FAQ作成の元となるフォームを指定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「質問内容の要約」アクションを設定して、Zoho Formsで送信された内容から質問事項を整理します。 さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「回答内容の要約」アクションを設定して、同様に回答事項を整理します。 最後に、オペレーションでZoho Mailを選択し、「メールを送信」アクションを設定します。ここで、整理された質問と回答の内容を本文に含め、FAQ情報として指定したメールアドレスに自動で通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能を用いた各要約オペレーションでは、要約を実行する際の指示（プロンプト）や文字数、出力言語（日本語、英語など）をユーザーのニーズに合わせて任意に設定することが可能です。 Zoho Mailでの通知オペレーションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストを挿入したり、前のステップでZoho FormsやAI機能から取得した情報を変数として埋め込んだりすることで、状況に応じた柔軟な通知内容を作成できます。 ■注意事項
Googleフォームの回答からFAQを作成しNotionに登録する自動化フローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに寄せられた回答内容を基にFAQを自動で作成し、Notionのデータベースに新しいページとして追加する フローを解説していきます！こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GoogleフォームとNotionのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Googleフォームのトリガー設定とNotionのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する
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■概要
Googleフォームに寄せられたお問い合わせや質問からFAQを作成してNotionで管理する際、手作業での転記や要約に手間を感じていませんか？また、その過程での抜け漏れや、FAQの質のばらつきも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにAIが質問と回答を要約し、Notionへ自動でFAQとして追加するため、これらの課題を解消し情報共有の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとNotionを利用してFAQ管理を行っているカスタマーサポート担当者 手作業でのFAQ作成と更新に多くの時間を費やし、非効率を感じているチームリーダー FAQ作成プロセスの自動化により、属人化を防ぎつつ情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答内容を元にしたFAQ作成とNotionへの追加が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、他の業務に集中できます。 AIによる要約と自動転記により、人為的な入力ミスや情報の抜け漏れを防ぎ、FAQの品質維持に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「質問内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った質問内容を要約するよう設定します。 さらに、オペレーションでAI機能を再度選択し、「回答内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った回答内容を要約するよう設定します。 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された質問と回答をFAQとしてNotionの指定データベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の設定では、質問や回答を要約する際の条件（例：重要なポイントを抽出、簡潔にまとめるなど）や、生成されるテキストの文字数、使用言語（日本語、英語など）を任意で指定できます。 Notionにレコードを追加するアクションでは、FAQのタイトルやプロパティに固定のテキスト情報を入力したり、前のステップでAIが要約した質問内容や回答内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。 ■注意事項
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
【事前準備 Googleフォーム】 今回は事前に以下のようなフォームを作成しました。
【事前準備 Notion】 このフローではGoogleフォームに回答があったら、FAQを作成し、Notionにレコードを追加するため、情報を追加するレコードを準備してください。
1) Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
2) Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleフォームの場合】 Googleフォームを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
【Notionの場合】 Notionを選択できたら、対象のアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。
使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
3) 登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する
試してみる
■概要
Googleフォームに寄せられたお問い合わせや質問からFAQを作成してNotionで管理する際、手作業での転記や要約に手間を感じていませんか？また、その過程での抜け漏れや、FAQの質のばらつきも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにAIが質問と回答を要約し、Notionへ自動でFAQとして追加するため、これらの課題を解消し情報共有の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとNotionを利用してFAQ管理を行っているカスタマーサポート担当者 手作業でのFAQ作成と更新に多くの時間を費やし、非効率を感じているチームリーダー FAQ作成プロセスの自動化により、属人化を防ぎつつ情報共有を円滑にしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答内容を元にしたFAQ作成とNotionへの追加が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、他の業務に集中できます。 AIによる要約と自動転記により、人為的な入力ミスや情報の抜け漏れを防ぎ、FAQの品質維持に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「質問内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った質問内容を要約するよう設定します。 さらに、オペレーションでAI機能を再度選択し、「回答内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った回答内容を要約するよう設定します。 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された質問と回答をFAQとしてNotionの指定データベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の設定では、質問や回答を要約する際の条件（例：重要なポイントを抽出、簡潔にまとめるなど）や、生成されるテキストの文字数、使用言語（日本語、英語など）を任意で指定できます。 Notionにレコードを追加するアクションでは、FAQのタイトルやプロパティに固定のテキスト情報を入力したり、前のステップでAIが要約した質問内容や回答内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。 ■注意事項
1) 最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
ステップ3：フォームに回答が送信されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。1) まずは「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3) トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力できたら、実際に回答フォームに入力し、送信してみてください。
編集した値が追加されていることを確認し、「保存」してください。⛏ JSON PATHによるアウトプットの取得方法 | Yoomヘルプセンター
ステップ4：要約するアクション設定 1) フローに戻り、「要約する 質問内容の要約」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「15,000文字以内の文章から議事録を作成」を選択して、項目を入力します。
3) 対象のテキストは回答フォーム情報を活用して「質問内容」を入力してください。アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
「要約する」の設定方法
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
ステップ5：要約するアクション設定 1) フローに戻り、「要約する 回答内容の要約」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「15,000文字以内の文章から議事録を作成」を選択して、項目を入力します。
3) 要約対象のテキストは先ほどの質問内容の要約と同様に回答フォーム情報を活用して「回答内容」を入力して、テストしてください。
ステップ6：Notionにレコードを追加するアクションを設定
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、「データベースID」を入力します。
データベースIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択し、「次へ」をクリックしてください。
追加するレコードにはアウトプットから該当する情報を選択して入力します。要約内容を引用して入力してください。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
これで【Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加す 】というフローが完成です。
ステップ7：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
要約機能を使ったその他の自動化例
GitHubのプルリクエストやメールで受信した内容を要約し、通知することが可能です。
GitHubでプルリクエストが作成されたら、要約を行いSlackに通知する
試してみる
■概要
GitHubでプルリクエストが作成されるたびに、その内容を確認して手作業でSlackに共有していませんか。この定型的ながらも重要な情報共有は、頻度が高くなると開発チームの手間となり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、GitHubでプルリクエストが作成された際に、その内容を自動で要約しSlackへ通知することが可能になり、開発チーム内の迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
GitHubとSlackを利用し、プルリクエストの共有を手作業で行っている開発チームの方 プルリクエストの見落としを防ぎ、レビュープロセスを迅速化したいプロジェクトマネージャーの方 開発フローにおける定型業務を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
プルリクエスト作成からSlackへの通知までが完全に自動化され、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での通知による共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、レビュー依頼などを確実に行えるため、開発サイクルが円滑になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GitHubとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGitHubを選択し、「プルリクエストが作成されたら」というアクションを設定して、監視したいリポジトリを指定します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を記述します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定することが可能です。 通知するメッセージの本文には、トリガーで取得したプルリクエストのタイトルやURL、作成者名などの情報を変数として埋め込み、通知内容を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
GitHub、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して通知する」ワークフローは、メールの内容を効率的に共有するための自動化プロセスです。■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでの日々のメール管理に時間を取られているビジネスパーソン チーム内での情報共有を迅速化したいリーダーやマネージャー ChatGPTの要約機能を活用して業務効率を向上させたい方 メール内容を自動で整理・共有したいと考えているIT担当者 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して自動的に通知されるため、手動での通知作業の手間を省けます。
■注意事項
Gmail、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Google Driveに日々保存される契約書やレポートなどのPDFファイル。その内容を確認し、要約して関係部署に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFが格納されると、AIが自動で文字情報を読み取って要約を作成し、Google Chatへ通知します。書類確認から情報共有までを自動化し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存されるPDFの内容確認と情報共有に時間を要している方 手作業による書類の要約作成や、転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方 AIやOCRの技術を活用して、書類管理に関連する業務のDXを推進したい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納を起点に、内容の読み取りから要約、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮します。 手作業による内容の確認ミスや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成された要約を指定のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい特定のフォルダIDを任意で設定してください。 Google Chatの通知オペレーションでは、メッセージを送信したいスペースや宛先を任意で設定してください。 Google Chatとの連携は、Google Workspaceをご利用の場合のみ可能ですのでご注意ください。 OCR機能である「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中であればすべてお試しいただくことが可能です。
Salesforceに登録された企業情報でGoogle 検索し、取得したスニペットなどをAI要約してレコードを更新する
試してみる
■概要
Salesforceに登録された企業情報でGoogle 検索し、取得したスニペットなどをAI要約してレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google 検索で情報の取得を行いたい方
・競合企業の情報を調査する営業アシスタント
・担当企業の情報を集めアプローチに活用したい営業担当
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは細かい情報の登録が可能であり、営業活動を円滑にするために有効的なツールです。
ミスをなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Google 検索、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
・Salesforce、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはやデータコネクトエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
試してみる
■概要
Zoomでの会議後、議事録を作成するために録画を視聴し、手作業で文字起こしや要約を行うことに手間を感じていないでしょうか。重要な作業でありながら、多くの時間を要するため、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、録画データの文字起こし、AIによる要約、議事録PDFの作成、Boxへの保存までを自動化し、議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoom会議が多く、議事録作成の手間を減らしたい担当者の方 会議の録画データを手作業で文字起こし・要約している業務担当者の方 会議内容の共有や保管を効率化し、チーム全体の生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoom会議後の録画ダウンロードから文字起こし、要約、保存までの一連の流れを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を均一化します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「レコーディングファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。 その後、音声文字起こし機能を使って、ダウンロードした録画データを文字起こしします。 続いて、AI機能を使って、文字起こししたテキストを要約するアクションを設定します。 次に、Googleドキュメントで要約をもとに議事録を作成するアクションを設定します。 最後に、Boxで作成した議事録PDFを指定フォルダにアップロードするアクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomのトリガー設定では、対象とするアカウントのメールアドレスやフローの起動間隔を任意に設定してください。 音声文字起こし機能のアクション設定で、文字起こしの対象とする音声ファイルを指定できます。 AI機能による要約の設定では、要約対象の文章として前段の文字起こし結果を変数で指定し、要約の条件も任意にカスタマイズ可能です。 Googleドキュメントでの書類作成設定では、議事録の雛形や発行する書類のファイル名、本文に差し込む内容などを任意に設定できます。 Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名、ファイルの添付方法などを任意に選択してください。 ■注意事項
Zoom、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GoogleフォームとNotionを連携させてFAQ作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたFAQの作成・更新の手間を大幅に削減し、情報の抜け漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
