Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する」ワークフローは、ユーザーからの質問やフィードバックを効率的に取りまとめ、FAQとして整備するプロセスを自動化します。
Yoomを活用し、Googleフォームで収集したデータをAIやRPA機能で解析・分類し、Notionに自動的に追加することで、正確なFAQの管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・お客様からの問い合わせをGoogleフォームで収集しているサポート担当者の方
・NotionでFAQを管理しており、更新作業を効率化したい方
・FAQの自動化に興味があり、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・FAQの作成・更新にかかる時間を削減したいビジネスオーナーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「お客様からの問い合わせ対応に追われて、FAQの更新が追いつかない…」
「社内の情報が散らばっていて、必要な時にすぐに見つけられない…」
このように、FAQの作成や管理、社内ナレッジの共有に関する課題を抱えていませんか？手作業でのFAQ更新は時間がかかり、情報の鮮度も保ちにくいですし、情報が整理されていないと、せっかくのナレッジも有効活用されません。
もし、フォームで受け付けた質問や日々の業務で発生する情報を基に、自動でFAQを作成・更新し、チーム全体でスムーズに共有できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、問い合わせ対応の効率化やナレッジ活用の促進に繋がり、より生産的な業務に集中できる環境が実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームの回答内容を基にFAQを作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する」ワークフローは、ユーザーからの質問やフィードバックを効率的に取りまとめ、FAQとして整備するプロセスを自動化します。
Yoomを活用し、Googleフォームで収集したデータをAIやRPA機能で解析・分類し、Notionに自動的に追加することで、正確なFAQの管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・お客様からの問い合わせをGoogleフォームで収集しているサポート担当者の方
・NotionでFAQを管理しており、更新作業を効率化したい方
・FAQの自動化に興味があり、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・FAQの作成・更新にかかる時間を削減したいビジネスオーナーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
FAQ作成・共有を自動化する連携フロー紹介
ここでは、FAQの作成から共有までのプロセスを自動化し、業務効率を向上させる具体的な連携フローのテンプレートを紹介します！
これらの自動化によって、手作業によるFAQ管理の負担を軽減し、最新情報を常に共有できる体制を構築できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームやデータベースの情報を基にFAQを作成し、ドキュメント管理ツールに集約する
Googleフォームのようなフォームサービスで収集した情報や、既存のデータベースに蓄積されたデータを活用してFAQを自動生成し、Notionなどのドキュメント管理ツールに体系的に整理・集約することができます。
手間のかかるFAQ作成作業を大幅に効率化し、常に最新の情報を一元管理が可能です！
Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する
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■概要
「Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する」ワークフローは、ユーザーからの質問やフィードバックを効率的に取りまとめ、FAQとして整備するプロセスを自動化します。
Yoomを活用し、Googleフォームで収集したデータをAIやRPA機能で解析・分類し、Notionに自動的に追加することで、正確なFAQの管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・お客様からの問い合わせをGoogleフォームで収集しているサポート担当者の方
・NotionでFAQを管理しており、更新作業を効率化したい方
・FAQの自動化に興味があり、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・FAQの作成・更新にかかる時間を削減したいビジネスオーナーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
作成したFAQをチャットツールに通知する
フォームサービスなどで作成されたFAQコンテンツを、Discordのようなチャットツールに自動で通知することで、チームメンバーへ迅速に情報共有できるため、FAQの周知徹底と活用促進に繋がり、問い合わせ対応の属人化を防ぎます！
フォームの回答内容を元にFAQの作成を自動化し、Discordに自動で通知する
試してみる
■概要
「フォームの回答内容を元にFAQの作成を自動化し、Discordに自動で通知する」ワークフローは、ユーザーからの問い合わせデータを活用して効率的にFAQを生成し、チーム内でスムーズに共有する業務ワークフローです。
YoomのAPI連携機能を活かし、オンラインフォームで収集した回答をAIが解析し、自動的に関連するFAQを作成します。
さらに、生成されたFAQは自動的にDiscordに通知されるため、チームメンバー全員が最新の情報にスムーズにアクセス可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
ユーザーからの問い合わせを効果的に管理したいカスタマーサポート担当者の方
FAQの作成や更新に多くの時間を割いているチームリーダー
フォームを活用して顧客データを収集しているが、そのデータを有効活用できていないビジネスマネージャー
Discordを利用してチーム内の情報共有を強化したいコミュニケーション担当者
FAQの自動化で、業務プロセスを改善したい経営者の方
AIやRPAを活用して業務の自動化を推進したいIT担当者
■注意事項
・DiscordとYoomを連携してください。
作成したFAQをメールで共有する
Zoho Formsのようなフォームサービスで生成されたFAQ情報を、Zoho Mailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知・共有することも可能です。
これにより、FAQの更新情報を確実に伝え、必要な人が必要な時に情報へアクセスできる環境を整えられます！
Zoho Formsの回答内容を元にFAQの作成を自動化し、Zoho Mailに自動で通知する
試してみる
■概要
Zoho Formsで収集した回答内容を基に、FAQを自動的に生成し、関連情報をZoho Mailに自動で通知する業務ワークフローです。
これにより、顧客からの問い合わせに的確に対応でき、サポート業務の効率化を図ります。
FAQの自動化を実現することで、頻繁に寄せられる質問への対応がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用して顧客からのフィードバックを管理している方
・FAQの作成に時間を取られているカスタマーサポート担当者
・定期的にFAQを更新し、最新の情報を提供したいと考えている企業
・業務フローの自動化を検討しているIT担当者
・顧客対応の質を向上させたい営業やマーケティング担当者
■注意事項
・Zoho Forms、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
Googleフォームの回答からFAQを作成しNotionに登録する自動化フローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに寄せられた回答内容を基にFAQを自動で作成し、Notionのデータベースに新しいページとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとNotionのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とNotionのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する」ワークフローは、ユーザーからの質問やフィードバックを効率的に取りまとめ、FAQとして整備するプロセスを自動化します。
Yoomを活用し、Googleフォームで収集したデータをAIやRPA機能で解析・分類し、Notionに自動的に追加することで、正確なFAQの管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・お客様からの問い合わせをGoogleフォームで収集しているサポート担当者の方
・NotionでFAQを管理しており、更新作業を効率化したい方
・FAQの自動化に興味があり、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・FAQの作成・更新にかかる時間を削減したいビジネスオーナーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
【事前準備 Googleフォーム】
今回は事前に以下のようなフォームを作成しました。
【事前準備 Notion】
このフローではGoogleフォームに回答があったら、FAQを作成し、Notionにレコードを追加するため、情報を追加するレコードを準備してください。
今回は、以下のようなレコードを準備しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleフォームの場合】
Googleフォームを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
【Notionの場合】
Notionを選択できたら、対象のアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。
使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する
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■概要
「Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加する」ワークフローは、ユーザーからの質問やフィードバックを効率的に取りまとめ、FAQとして整備するプロセスを自動化します。
Yoomを活用し、Googleフォームで収集したデータをAIやRPA機能で解析・分類し、Notionに自動的に追加することで、正確なFAQの管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・お客様からの問い合わせをGoogleフォームで収集しているサポート担当者の方
・NotionでFAQを管理しており、更新作業を効率化したい方
・FAQの自動化に興味があり、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・FAQの作成・更新にかかる時間を削減したいビジネスオーナーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：フォームに回答が送信されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力できたら、実際に回答フォームに入力し、送信してみてください。
テストが成功したことを確認したら、回答項目の値を編集するには赤枠の鉛筆マークをクリックし、編集ます。
編集した値が追加されていることを確認し、「保存」してください。
JSONPathを用いた詳しいアウトプット取得方法はこちらを参考にしてください。
⛏ JSON PATHによるアウトプットの取得方法 | Yoomヘルプセンター
ステップ4：要約するアクション設定
1) フローに戻り、「要約する 質問内容の要約」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「15,000文字以内の文章から議事録を作成」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
3)対象のテキストは回答フォーム情報を活用して「質問内容」を入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
「要約する」の設定方法
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
ステップ5：要約するアクション設定
1) フローに戻り、「要約する 回答内容の要約」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「15,000文字以内の文章から議事録を作成」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
3)要約対象のテキストは先ほどの質問内容の要約と同様に回答フォーム情報を活用して「回答内容」を入力して、テストしてください。
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
ステップ6：Notionにレコードを追加するアクションを設定
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、「データベースID」を入力します。
データベースIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択し、「次へ」をクリックしてください。
追加するレコードにはアウトプットから該当する情報を選択して入力します。要約内容を引用して入力してください。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加す】というフローが完成です。
ステップ7：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
要約機能を使ったその他の自動化例
GitHubのプルリクエストやメールで受信した内容を要約し、通知することが可能です。
他にも、クラウドシステムに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約し、通知できます。
GitHubでプルリクエストが作成されたら、要約を行いSlackに通知する
試してみる
■概要
Yoomを活用した「GitHubでプルリクエストが作成されたら、要約を行いSlackに通知する」ワークフローは、開発チームのコミュニケーションを円滑にし、プルリクエストの管理を効率化します。
プルリクエストが提出されるたびに自動で要約が生成され、Slackに通知されるため、チーム全体での情報共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubを利用している開発チームのリーダー
・プルリクエストの内容を効果的に共有したい開発者
・Slackでの通知を自動化し、業務の効率化を図りたい方
・プルリクエスト管理に時間や手間を感じている方
・チーム全体での情報共有を強化したいプロジェクトマネージャー
■注意事項
・GitHub、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して通知する」ワークフローは、メールの内容を効率的に共有するための自動化プロセスです。
毎日大量のメールを処理する際、重要な情報を迅速にチームへ伝える手間を軽減します。
Yoomを活用することで、Gmail、ChatGPTをシームレスに連携し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの日々のメール管理に時間を取られているビジネスパーソン
・チーム内での情報共有を迅速化したいリーダーやマネージャー
・ChatGPTの要約機能を活用して業務効率を向上させたい方
・メール内容を自動で整理・共有したいと考えているIT担当者
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle Chatに通知する」ワークフローは、PDF文書から必要な情報を迅速に抽出し、チーム内で効果的に共有する業務を自動化します。
Google Driveに保存されたPDFを自動でOCR処理し、重要なポイントを要約。その要約内容をGoogle Chatに自動通知することで、情報共有の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで多数のPDFファイルを管理しており、情報整理に時間を取られている方
・PDFの内容を手動で確認・要約する作業を自動化したいチームリーダー
・Google Chatを活用してチーム内で迅速に情報を共有したい経営者やマネージャー
・業務フローの自動化を通じて、時間と労力を節約したいIT担当者
・要約ツールを活用して、効率的な情報管理を目指すビジネスプロフェッショナル
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Salesforceに登録された企業情報でGoogle 検索し、取得したスニペットなどをAI要約してレコードを更新する
試してみる
Salesforceに登録された企業情報でGoogle 検索し、取得したスニペットなどをAI要約してレコードを更新するフローです。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
試してみる
■注意事項
・Zoom、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GoogleフォームとNotionを連携させてFAQ作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたFAQの作成・更新の手間を大幅に削減し、情報の抜け漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、問い合わせ対応の迅速化やナレッジ共有の円滑化が実現し、チーム全体の業務効率向上に貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしFAQ作成の自動化やナレッジマネジメントの効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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