・
「お客様からの問い合わせ対応に追われて、FAQの更新が追いつかない…」
「社内の情報が散らばっていて、必要な時にすぐに見つけられない…」
このように、FAQの作成や管理、社内ナレッジの共有に関する課題を抱えていませんか？手作業でのFAQ更新は時間がかかり、情報の鮮度も保ちにくいですし、情報が整理されていないと、せっかくのナレッジも有効活用されません。
もし、<span class="mark-yellow">フォームで受け付けた質問や日々の業務で発生する情報を基に、自動でFAQを作成・更新し、チーム全体でスムーズに共有できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、問い合わせ対応の効率化やナレッジ活用の促進に繋がり、より生産的な業務に集中できる環境が実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームの回答内容を基にFAQを作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、FAQの作成から共有までのプロセスを自動化し、業務効率を向上させる具体的な連携フローのテンプレートを紹介します！
これらの自動化によって、手作業によるFAQ管理の負担を軽減し、最新情報を常に共有できる体制を構築できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームのようなフォームサービスで収集した情報や、既存のデータベースに蓄積されたデータを活用してFAQを自動生成し、Notionなどのドキュメント管理ツールに体系的に整理・集約する</span>ことができます。
手間のかかるFAQ作成作業を大幅に効率化し、常に最新の情報を一元管理が可能です！
<span class="mark-yellow">フォームサービスなどで作成されたFAQコンテンツを、Discordのようなチャットツールに自動で通知する</span>ことで、チームメンバーへ迅速に情報共有できるため、FAQの周知徹底と活用促進に繋がり、問い合わせ対応の属人化を防ぎます！
<span class="mark-yellow">Zoho Formsのようなフォームサービスで生成されたFAQ情報を、Zoho Mailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知・共有する</span>ことも可能です。
これにより、FAQの更新情報を確実に伝え、必要な人が必要な時に情報へアクセスできる環境を整えられます！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに寄せられた回答内容を基にFAQを自動で作成し、Notionのデータベースに新しいページとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
【事前準備 Googleフォーム】
今回は事前に以下のようなフォームを作成しました。
【事前準備 Notion】
このフローではGoogleフォームに回答があったら、FAQを作成し、Notionにレコードを追加するため、情報を追加するレコードを準備してください。
今回は、以下のようなレコードを準備しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleフォームの場合】
Googleフォームを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
【Notionの場合】
Notionを選択できたら、対象のアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。
使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力できたら、実際に回答フォームに入力し、送信してみてください。
テストが成功したことを確認したら、回答項目の値を編集するには赤枠の鉛筆マークをクリックし、編集ます。
編集した値が追加されていることを確認し、「保存」してください。
JSONPathを用いた詳しいアウトプット取得方法はこちらを参考にしてください。
⛏ JSON PATHによるアウトプットの取得方法 | Yoomヘルプセンター
1) フローに戻り、「要約する 質問内容の要約」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「15,000文字以内の文章から議事録を作成」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
3)対象のテキストは回答フォーム情報を活用して「質問内容」を入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「要約する 回答内容の要約」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「15,000文字以内の文章から議事録を作成」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
3)要約対象のテキストは先ほどの質問内容の要約と同様に回答フォーム情報を活用して「回答内容」を入力して、テストしてください。
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、「データベースID」を入力します。
データベースIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択し、「次へ」をクリックしてください。
追加するレコードにはアウトプットから該当する情報を選択して入力します。要約内容を引用して入力してください。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Googleフォームの回答内容を元にFAQを作成し、Notionに自動で追加す】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
GitHubのプルリクエストやメールで受信した内容を要約し、通知することが可能です。
他にも、クラウドシステムに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約し、通知できます。
GoogleフォームとNotionを連携させてFAQ作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたFAQの作成・更新の手間を大幅に削減し、情報の抜け漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、問い合わせ対応の迅速化やナレッジ共有の円滑化が実現し、チーム全体の業務効率向上に貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしFAQ作成の自動化やナレッジマネジメントの効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.png)
.png)
.webp)
.webp)