Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle Chatに通知する

■概要

Google Driveに日々保存される契約書やレポートなどのPDFファイル。その内容を確認し、要約して関係部署に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFが格納されると、AIが自動で文字情報を読み取って要約を作成し、Google Chatへ通知します。書類確認から情報共有までを自動化し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存されるPDFの内容確認と情報共有に時間を要している方
• 手作業による書類の要約作成や、転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• AIやOCRの技術を活用して、書類管理に関連する業務のDXを推進したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納を起点に、内容の読み取りから要約、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮します。
• 手作業による内容の確認ミスや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成された要約を指定のスペースに通知します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい特定のフォルダIDを任意で設定してください。
• Google Chatの通知オペレーションでは、メッセージを送信したいスペースや宛先を任意で設定してください。
• Google Chatとの連携は、Google Workspaceをご利用の場合のみ可能ですのでご注意ください。
• OCR機能である「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中であればすべてお試しいただくことが可能です。