Zoho Formsの回答内容を元にFAQの作成を自動化し、Zoho Mailに自動で通知する

■概要

Zoho Formsで収集したお問い合わせやアンケートの回答を元にFAQを作成し、関係部署へZoho Mailで通知する業務は、情報が蓄積されるほど手間が増えがちではないでしょうか。手作業による転記ミスや通知漏れも気になるところです。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへの回答送信をきっかけにAIがFAQの基となる情報を整理し、Zoho Mailで指定した宛先へ自動で通知するため、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで集めた情報を基にしたFAQ作成と通知作業に時間を要している方
• Zoho Mailを活用した情報共有の効率化と迅速化を目指しているチーム担当者
• AIの力を借りて、FAQ作成プロセスの質と効率を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsの回答からFAQ関連情報の抽出、Zoho Mailでの通知までを自動化し、従来手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、Zoho Mailでの通知漏れといったヒューマンエラーを減らし、より正確な情報共有が期待できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、FAQ作成の元となるフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「質問内容の要約」アクションを設定して、Zoho Formsで送信された内容から質問事項を整理します。
4. さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「回答内容の要約」アクションを設定して、同様に回答事項を整理します。
5. 最後に、オペレーションでZoho Mailを選択し、「メールを送信」アクションを設定します。ここで、整理された質問と回答の内容を本文に含め、FAQ情報として指定したメールアドレスに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能を用いた各要約オペレーションでは、要約を実行する際の指示（プロンプト）や文字数、出力言語（日本語、英語など）をユーザーのニーズに合わせて任意に設定することが可能です。
• Zoho Mailでの通知オペレーションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストを挿入したり、前のステップでZoho FormsやAI機能から取得した情報を変数として埋め込んだりすることで、状況に応じた柔軟な通知内容を作成できます。

■注意事項

• Zoho Forms、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708