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「freee会計の取引先情報をチャットで聞かれたけど、他の作業中で今すぐ調べられない…」
「経費申請の状況確認に毎回freee会計を開いて返信するのが面倒…」
このように、freee会計に関する社内からの問い合わせ対応に手間や時間を取られ、本来の業務が思うように進まないと悩んでいませんか？
特に、定型的な質問に対して都度手作業で情報を検索し、返信する作業は非効率的であり、回答の遅れが業務全体のボトルネックになることも少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">チャットツールからの問い合わせに応じて、freee会計の取引先情報や経費、支払依頼の状況などを自動で検索し、返答する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、問い合わせ対応の工数を大幅に削減し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">freee会計の情報をチャット経由で自動応答する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常業務で利用するチャットツールからの問い合わせに対し、freee会計の情報を自動で検索し応答する業務フロー自動化は、問い合わせ対応の効率化や担当者の負担軽減に大きく貢献します。これにより、従業員は必要な情報を迅速に得られ、業務の停滞を防ぐことができます。
ここでは、具体的なテンプレートを紹介しながら、その設定方法や活用例を解説していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">日常的に利用するチャットツールからの特定のメッセージをトリガーとして、freee会計内の取引先情報・経費申請・支払依頼などを自動検索し、その結果をチャットに返信する</span>ことができます。
問い合わせ対応の迅速化と情報アクセスの容易化を実現し、業務効率を向上させましょう！
それではここから代表的な例として、Google Chatで特定のメッセージが届いた際に、freee会計で取引先情報を検索し、その結果をGoogle Chatに自動返答するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle ChatとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Google Chatと検索します。
こちらを参考に、設定をお願いします。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境でのみご利用いただけます。
続いてfreee会計と検索します。
メールアドレスとパスワードでログインしましょう。
Google Chat・freee会計がマイアプリに連携されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「スペースにメッセージが送信されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでGoogle Chatの指定したスペースに、取引先名を含んだメッセージを送信してください。
メッセージ例「#freee取引先 テスト株式会社」
この「#freee取引先」というワードを、のちの分岐条件で使用します。
Google Chatでスペースにメッセージを送る方法 | Yoomヘルプセンター
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにメッセージ内容が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて該当ワードを含む投稿がされた場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「分岐｜特定の語句の有無」をクリックします。
今回は下記のように設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
続いて「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
変換タイプを以下から選択し、次に進みます。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
項目は既に設定されているので、問題なければ変更せずテストしましょう。
アウトプットに抽出結果が表示されたら保存します。
続いて「取引先の検索」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらもテストし、アウトプットに取引先名が取得されたら保存します。
続いて、取得した取引先情報をGoogle Chatに通知する設定を行なうため「メッセージを送信」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
取引先名などを手打ちで入力してしまうとそれが毎回通知されてしまうため、項目名以外のトリガーから取得した項目は必ずアウトプットから選択してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Google Chatに通知されるのでご注意ください。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Google Chatで特定のメッセージが届いたら、freee会計で取引先情報を検索して自動返答されるかを確認してみましょう。
以上が「Google Chatで特定のメッセージが届いたら、freee会計で取引先情報を検索して自動返答する」方法でした。
自動返信機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
フォームやGoogleフォーム、Outlookのメール、Slackで受信したメッセージに対して、内容をAIが判断し、最適な返信を自動で返すことが可能です。これにより、問い合わせ対応の初動を自動化し、対応漏れや遅延を防ぐことができます。
この記事では、「freee会計の問い合わせ対応をチャットボットで自動化する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
チャットからの問い合わせに対して、freee会計内の情報を自動で検索・返信するこの仕組みは、業務負担の軽減や対応スピードの向上に大きく貢献します。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した自動返信フロー以外にも、様々な業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。</span>Googleフォームやメール、Slackなど、普段使っているツールと連携して、業務に合わせた自動化をノーコードで実現できる点も大きな魅力です。
「問い合わせ対応の時間を短縮したい」「定型質問への返答を自動化したい」「情報の取りこぼしをなくしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。専門知識がなくてもすぐに始められますよ！
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