【ノーコードで実現】Google Chatのスペース管理を自動化する方法

「Google Chatのスペース名を手作業で変更するのが面倒…」

「命名規則も人によってばらつきがあり、一見して分かりにくい…」

このように、Google Chatのスペースを手動で管理するのに手間や統一感のなさを感じていませんか？

もしフォームの回答内容をもとにGoogle Chatのスペース名を自動更新する仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。
その結果、より重要なコミュニケーションや本来の業務に集中する時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Chatのスペース管理業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！

フォームから回答が送信されたら、Google Chatのスペースを更新する

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フォームの回答をもとにGoogle Chatのスペースを更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、

フォームから回答が送信されたら、Google Chatのスペースを更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Chat

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google Chatのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フォームトリガーの設定とGoogle Chatのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

フォームから回答が送信されたら、Google Chatのスペースを更新する

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ステップ1：Google Chatのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

フォームから回答が送信されたら、Google Chatのスペースを更新する

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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：フォームトリガーの設定

準備として、Google Chatでテスト用のスペースを作成しておきましょう。

作成したらYoomの設定画面に戻り「Google Chatスペース更新フォーム」をクリックし、スペース名を更新するためのフォームを作成していきます。

• フォームトリガーの設定方法
• Yoomフォームトリガーの推奨環境

上記2記事もご参照ください。

まず、質問の項目名や説明文・補足事項などを入力しましょう。

次に、回答方法をプルダウンから選択してください。

「+ 質問を追加」から質問事項を追加することもできます。

フォームが完成したら一旦ページ上部に戻り「プレビューページ」から内容を確認しましょう。

新規タブで以下のように表示されます！

確認できたら設定画面に戻ってください。
その他の項目は有料プランでのみ利用可能な場合もあるため、注意してください。

続けて、アクセス制限の有無と共有フォーム利用時のフローボットの起動者を選択して「次へ」をクリックしましょう。

遷移先の画面で「完了ページ」をクリックし、プレビューページと同様に表示を確認してください。

確認できたら設定画面に戻り、回答のサンプル値を入力して保存しましょう。
ここで取得した値を次のステップで活用できるため、最初に用意したスペースのIDと、更新に使うスペース名を入力しています。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：Google Chatのアクション設定

先ほど取得したフォームの回答内容をもとに、Google Chatのスペース名を変更します。
「スペースの更新」をクリックしましょう。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はGoogle Chatでスペースにメッセージを送る方法をご参照ください。‍

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「スペースの更新」のまま「次へ」をクリック。

スペースID・表示名の欄には、それぞれフォームから取得した値が予め設定されています。
そのままでも問題ありませんが、固定のテキストや記号、日付の変数などを組み合わせて複雑な命名規則を設定することも可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の回答内容を反映できます。
設定が完了したらテストしてください。

成功したら保存しましょう。

フォームの回答内容をもとに、Google Chatのスペース名が変更されました！

ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。

以上が、フォームから回答が送信されたら、Google Chatのスペースを更新する方法でした！

Google Chatを使った自動化例

チャットへの投稿やWeb会議の終了をトリガーに、メッセージの蓄積や文字起こし、通知を自動化します。
会議の要約作成から、音声データのテキスト化、各データベースへの自動格納までをシームレスに完結。
情報の転記や確認漏れをノーコードで一掃し、チーム内での情報共有を行なうことで、迅速なレスポンスと生産性の高いワークフローを実現します。

Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する

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■概要
「Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する」フローを利用すると、音声データの文字起こしが自動化されます。
Dropboxへのアップロード後、Google Chatに通知されるため、容易に情報共有が可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを活用してファイル共有や保管を行っている方
・音声データの文字起こしを迅速に行いたい方
・音声データを頻繁に扱うが、文字起こしに時間がかかることが多い方
・コミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している方
・Google Chatを日常的に使っていて、文字起こしの結果をスピーディに受け取りたい方
・自動化により作業効率を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Dropbox、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する

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■概要
「Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」フローを利用すると、受信メールの音声データを自動で文字起こしできます。
結果がGoogle Chatに通知され、迅速な情報共有が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用してビジネス上のやり取りを行っている方
・Gmailで受信した音声データをスピーディに文字起こししたい方
・Google Chatを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
・音声データの内容をスピーディに把握して、チームに共有したい方
・メールの内容をすばやく確認し、必要な対応を迅速に行いたい方

■注意事項
・Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google Chatでスペースに投稿された内容をNotionのデータベースに追加する

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■概要
Google Chatのスペースで行われる重要な議論やタスク依頼などを、後から参照するためにNotionへ手作業で転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、重要な情報の転記漏れや入力ミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Chatのスペースにメッセージが投稿されるたびに、その内容を自動でNotionのデータベースへ追加し、情報集約の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatでの議論やタスクをNotionで管理しており、手動での転記作業に手間を感じている方
・複数スペースの情報を一元管理するため、Notionへの情報集約を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・手作業による情報転記での漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているすべての方

■注意事項
・Google Chat、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google Chatで投稿されたら、Microsoft Excelに格納する

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Google Chatで投稿されたメッセージをMicrosoft Excelのデータベースに格納するフローです。

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Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する

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Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。

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Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する

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■概要
「Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する」ワークフローを利用すると、音声データの文字起こしが自動化されます。
Google Chatでの通知により、すぐに内容を共有でき、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用して音声データを共有している方
・音声データの文字起こしを効率化したいと考えている方
・迅速に音声データの内容を把握し、必要な対応を行いたいと考えている方
・Google Chatをチームのコミュニケーションツールとして利用している方
・Google Chatを活用してチームメンバーとスムーズに情報共有を行いたい方
・手動での文字起こしや情報共有の手間を省きたいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google Meetの会議が終了したら、文字起こしと要約をしてGoogle Chatに送信する

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■概要
オンライン会議後の議事録作成や内容の共有に手間を感じていませんか？
会議の録画データをダウンロードし、音声をドキュメントに変換するツールで文字起こしを行い、さらに要約して共有する、といった一連の作業は多くの時間を要します。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、録画データの文字起こしと要約、そしてGoogle Chatへの通知までを自動化し、会議後の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・会議の議事録作成や情報共有に多くの時間を費やしている方
・音声文字起こしのツールなどを活用し、会議内容のテキスト化を効率化したいと考えている方
・Google MeetやGoogle Chatを日常的に利用し、手作業での連携に課題を感じている方

■注意事項
・Google Meet、Google Chat、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「待機する」オペレーション、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Outlookで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する

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■概要
「Outlookで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」フローを利用すると、音声データの文字起こしが簡単にできます。
OutlookとGoogle Chatで情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで定期的に音声データを受信している方
・受信した音声データを迅速にテキスト化したい方
・受信した情報をスピーディにチームと共有したい方
・Google Chatを社内のコミュニケーションツールとして利用している企業
・Google Chatを日常的に使っていて、受信するとすぐに通知を受けたい方
・情報共有にかかる手間を減らし、効率的に業務を進めたいと考えている方

■注意事項
・Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知する

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Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。

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会議の内容を文字起こしし、Google Chatに通知する

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入力フォームにアップロードした会議データの内容から音声を文字起こしして、Google Chatに文字起こしした内容を自動的に通知するフローです。

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まとめ

Google Chatのスペース管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたスペースの更新作業から解放されますね。
そしてヒューマンエラーを防ぎつつ、より迅速で正確なチームコミュニケーションを実現できます。
これにより情報共有の漏れや遅れが軽減されプロジェクトがスムーズに進行するため、チーム全体の業務効率が向上するでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問