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「新しいプロジェクトタスクが追加されるたびに、Googleドキュメントで議事録や作業メモのテンプレートを手作業で作成している…」
「タスクごとに必要なドキュメントが異なり、毎回フォーマットを探してコピーするのに時間がかかってしまう…」
このように、タスク管理とドキュメント作成の連携がスムーズにいかず、非効率を感じていませんか？
もし、タスク管理ツールで新しいタスクが追加された際に、指定したテンプレートを元にGoogleドキュメントが自動で作成される仕組みがあれば、ドキュメント準備の手間をなくしてすぐに本来のタスクに着手できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！とにかく早く試したい方へ
Yoomにはタスク管理ツールと連携してGoogleドキュメントの作成を自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Asanaでのタスク管理と、それに紐づく議事録やレポートなどをGoogleドキュメントで作成する際に、都度手作業でドキュメントを準備することに手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、設定したテンプレートから自動でGoogleドキュメントを新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
Googleドキュメントを活用したタスク管理に伴う定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとGoogleドキュメントを併用し、手作業での連携に課題を感じている方
・タスク管理からドキュメント作成までの流れを自動化したいと考えている方
・Googleドキュメントの作成漏れやフォーマットのばらつきをなくし、業務を標準化したい方
■注意事項
・Asana、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
Asanaのタスク追加からGoogleドキュメントを自動作成するフローを作ってみよう
それでは例として、Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加された際に、Googleドキュメントで指定のテンプレートから新規ドキュメントを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下の無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
30秒で簡単登録！無料で始める
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／Asana
[Yoomとは]フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Asanaでのタスク管理と、それに紐づく議事録やレポートなどをGoogleドキュメントで作成する際に、都度手作業でドキュメントを準備することに手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、設定したテンプレートから自動でGoogleドキュメントを新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
Googleドキュメントを活用したタスク管理に伴う定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとGoogleドキュメントを併用し、手作業での連携に課題を感じている方
・タスク管理からドキュメント作成までの流れを自動化したいと考えている方
・Googleドキュメントの作成漏れやフォーマットのばらつきをなくし、業務を標準化したい方
■注意事項
・Asana、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
ステップ1：AsanaとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
AsanaとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleドキュメントを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Asanaでのタスク管理と、それに紐づく議事録やレポートなどをGoogleドキュメントで作成する際に、都度手作業でドキュメントを準備することに手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、設定したテンプレートから自動でGoogleドキュメントを新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
Googleドキュメントを活用したタスク管理に伴う定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとGoogleドキュメントを併用し、手作業での連携に課題を感じている方
・タスク管理からドキュメント作成までの流れを自動化したいと考えている方
・Googleドキュメントの作成漏れやフォーマットのばらつきをなくし、業務を標準化したい方
■注意事項
・Asana、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：Asanaのトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではAsanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
選択したら「テスト」をクリックしましょう。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでAsanaにテスト用の新しいタスクを作成します。
ワークスペースIDとプロジェクトIDは、それぞれフィールドをクリックし、候補からIDを選択します。
選択したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：書類を発行する
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、前項で取得した値から、Googleドキュメントで書類を発行する設定を行いますよ！
以下のように、雛型となるGoogleドキュメントを準備します。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下の項目を設定しましょう。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは候補から選択します。
ドキュメントのファイルIDは、雛型のドキュメントのファイルIDです。
格納先のGoogle DriveフォルダIDは、発行した書類を格納するファイルIDを選択してください。
出力ファイル名は、前項で取得した値から「タスク名」を選択します。
取得した値を使用することで、ファイル名が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができます。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
置換対象の文字列と置換後の文字列を設定します。
今回の例では、雛型ファイルの｛タイトル｝と｛詳細｝の文字列が更新されるように設定します。
置換後の文字列には、前項で取得した値から「タスク名」と「タスクの説明」を選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができます。
この時、置換後の文字列に「←Asanaのアウトプットを設定してください」というテキストが元々入っているので削除してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、格納先のGoogle DriveにGoogleドキュメントとPDFが作成されました！
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ5（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加された際に、Googleドキュメントで指定のテンプレートから新規ドキュメントを自動で作成する方法は以上です。
Googleドキュメントを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Googleドキュメントでの書類作成や翻訳、要約などをAIが自動でサポートし、日々の業務をもっとスムーズに進められます。
フォームの回答やメモ、会議の文字起こしなどから必要な情報を自動でまとめ、ドキュメントやスプレッドシートに反映することで入力や転記の手間がなくなり、書類づくりをスッキリ効率化できます！
Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成するフローです。
■概要
Googleドキュメントで作成した議事録やレポートの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleドキュメントの情報をAIが自動で要約し、Microsoft Excelの指定したファイルへ自動で追加する処理を実現します。GoogleドキュメントとMicrosoft Excel間での手作業による情報転記や要約作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleドキュメントで作成した情報をMicrosoft Excelで管理しており、転記作業に手間を感じている方
・AIを活用して、日常的な情報収集やドキュメントの要約業務を効率化したいと考えている方
・GoogleドキュメントとMicrosoft Excelなど、複数ツール間の連携を手作業で行っており、業務の自動化に関心のある方
■注意事項
・GoogleドキュメントとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■概要
海外の文献やWeb記事を翻訳する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていませんか？このワークフローは、閲覧しているGoogleドキュメントのテキストをトリガーにして、Anthropic（Claude）による高精度な翻訳を自動で実行し、その結果を新しいGoogleドキュメントに保存します。
手作業による翻訳の手間を省き、情報収集や資料作成の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・海外の文献や記事を参考に業務を行うリサーチャーやマーケターの方
・Googleドキュメントで情報管理を行い、Anthropic（Claude）での翻訳を効率化したい方
・手作業による翻訳や転記作業での抜け漏れやミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Googleドキュメント、Anthropic（Claude）のそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Googleドキュメント上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの書類作成までを自動化し、これらの課題を円滑に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームの回答内容を、Googleドキュメントで作成した書類に手作業で転記している方
・定型的な書類作成業務を効率化するため、Googleドキュメントの自動化を検討している方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしの結果をGoogleドキュメントに保存します。
■概要
Google Meetでの会議後、議事録をGoogleドキュメントへ手作業でまとめる作業に、手間や時間を取られていませんか。
このワークフローは、Google Meetでの会議が終了すると、録画された音声データからAIが自動で文字起こしを行い、要約したテキストを指定のGoogleドキュメントに追記します。
手作業による転記の手間や記載漏れのリスクをなくし、議事録作成業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで頻繁に会議を行い、Googleドキュメントへの議事録作成に手間を感じている方
・会議の文字起こしを手作業で行っており、時間短縮や精度向上を目指している担当者の方
・チーム内での迅速な情報共有を実現し、プロジェクトの進行を円滑にしたいと考えている方
■注意事項
・Google Meet、Google Meet、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Yoomフォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDFを発行してGoogle Chatに通知するフローです。
■概要
「チャットで送信された内容をGeminiで解析し、Googleドキュメントに追加する」フローは、チャットコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
これにより、情報の整理や共有がスムーズに行え、作業の手間やミスを減少させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・チャットツールを日常的に使用しており、情報整理に手間を感じているビジネスパーソンの方
・Geminiを活用してデータ解析を行い、その結果をGoogleドキュメントで共有したい方
・情報の自動化により業務効率を向上させたい企業のIT担当者の方
・複数のツール間でデータを連携させ、作業の一貫性を保ちたいチームリーダーの方
・手動でのデータ入力や整理に時間を取られている事務担当者の方
■注意事項
・Gemini、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
タスク管理ツールとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクごとのドキュメント作成の手間をなくし、作成漏れやフォーマットのミスを防ぐことができます。
そのためドキュメント準備に時間を費やすことなく、すぐにタスク本体の業務に集中できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ下のサイトから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてくださいね！
Q：Asana以外のタスク管理ツールでも連携できますか？
A：
Asana以外にも、TrelloやMiroなどお使いのタスク管理ツールと連携することも可能です。
その場合はAsanaのトリガーアクションを削除し、ツールのアプリ連携とトリガーアクションを新たに追加してお試しください。
Yoomの連携アプリ一覧も併せてご参照ください。
Q：タスクの担当者や期日もドキュメントに記載できますか？
A：
可能です。
担当者や期日も取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
Q：自動作成に失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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