Googleフォームで回答が送信されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する

■概要

Googleフォームで収集したアンケートや申込情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの書類作成までを自動化し、これらの課題を円滑に解決することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答内容を、Googleドキュメントで作成した書類に手作業で転記している方
• 定型的な書類作成業務を効率化するため、Googleドキュメントの自動化を検討している方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答から書類発行までの一連の流れが自動化されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手を介さずにデータが直接連携されるので、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Googleドキュメントで「書類を発行する」アクションを選択し、取得した情報をもとに書類を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で指定することが可能です。
• 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントの雛形を任意で設定できます。また、雛形内の任意の箇所に、固定のテキストや、前のステップで取得したフォームの回答内容を変数として差し込む設定が可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。