Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成する
Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Googleドキュメント
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Googleドキュメントで作成した議事録や商談メモから、報告書や見積書などの書類を作成する際、内容の転記作業に手間を感じていませんか。手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleドキュメントのメモ内容からAIが自動で情報を抽出し、Google スプレッドシートをベースにした書類を自動で作成するため、一連の書類作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleドキュメントのメモからGoogle スプレッドシートへの転記作業に手間を感じている方
- AIを活用して、定型的な書類作成業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- 手作業による書類作成業務をなくし、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleドキュメントの更新をトリガーにAIが情報を抽出し書類を自動作成するため、手作業での転記や作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のキーワードを含むファイルが更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「ドキュメントのコンテンツを取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの内容を取得します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、取得したドキュメント内容から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションで「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに書類を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動する対象としたいフォルダや、ファイル名に含まれるキーワードを任意で指定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、Googleドキュメントから取得した内容を基に、抽出したい項目（例：会社名、担当者名、金額など）を自由に設定できます。
- 書類を発行するオペレーションでは、アウトプット先となるGoogle スプレッドシートのテンプレートファイルを任意で設定できます。
- また、Google スプレッドシートのどのセルに、AIが抽出した情報や固定のテキストを反映させるかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
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フローボットトリガー
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行が更新されたら
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
シート（タブ）を削除する
値を置換する
シート名を更新する
行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
範囲に値を入力
セルに画像を埋め込む
特定の列でソート
シートを非表示にする
指定のセルにメモを追加する
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
文末にテキストを追加値を置換新しいドキュメントを作成するドキュメントのコンテンツを取得ドキュメントに画像を挿入ドキュメントのタブを追加
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
