フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しGoogle Chatに通知する
フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しGoogle Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleドキュメント
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
採用候補者の情報やクライアント情報をフォームで受け取った後、その都度Googleドキュメントで作成した雛形に手作業で情報を転記して書類を作成していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容をもとに、Googleドキュメントの雇用契約書などの雛形から自動でPDFを発行することが可能です。面倒な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、Googleドキュメントで書類を作成している人事や営業担当者の方
- 手作業での書類作成による転記ミスや、確認の手間を削減したいと考えているチームリーダーの方
- 契約書などの各種書類の作成から社内への共有通知までを自動化し、業務プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Googleドキュメントの雛形から自動で書類が発行されるため、これまで手作業での転記や作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、名前や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、氏名や住所など書類作成に必要な情報を収集するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形ファイルや、フォームで取得したどの情報を雛形のどこに差し込むかなどを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、発行された書類の情報などを任意の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、書類作成に必要な情報（氏名、住所、日付など）に合わせて、入力項目を任意でカスタマイズしてください。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントの雛形を任意のものに設定できます。また、フォームで取得した値を書類内のどの部分に差し込むかを変数として設定可能です。
- Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースやユーザーを任意で指定できます。また、通知本文にフォームで受け取った情報や発行した書類のファイル名などを含めることも可能です。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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