【ノーコードで実現】Googleドライブのファイル権限管理を自動化する方法

「Googleドライブのファイルやフォルダが増えすぎて、誰がどの情報にアクセスできるのか把握が追いつかない…」

「セキュリティ監査のために定期的な権限の棚卸しが必要だけど、手作業での確認は時間もかかるし、見落としが怖い…」

このようなGoogleドライブの権限管理に関する悩みを抱えていませんか？

もし、Googleドライブ内のファイルやフォルダの権限情報を定期的に自動で抽出し、一覧化できる仕組みがあればどうでしょう。
こうした管理業務から解放されるだけでなく、セキュリティコンプライアンスを維持しながら、本来注力すべき業務に時間を使えるようになるのではないでしょうか。

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからない方法です！
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogleドライブのファイル権限を定期的にリストアップし管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

定期的にGoogle Driveからファイル権限のリストを取得し、Google スプレッドシートへの結果の追加とメール送信を自動化する

試してみる

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■概要

Google Driveで管理するファイルが増えるにつれて、誰にどの権限が付与されているかの把握が難しくなり、手作業での確認に手間がかかっていませんか。こうした属人的な権限管理は、確認漏れや設定ミスといったセキュリティリスクにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、定期的にGoogle Driveのファイル権限リストを自動で取得し、その結果をGoogle スプレッドシートへ追加することが可能です。手作業によるGoogle Driveのファイル権限管理を効率化し、セキュリティの向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveのファイル権限を手作業で管理しており、工数に課題を感じている情報システム部門の方
• 定期的にファイルの棚卸しを行い、社内のファイル共有におけるセキュリティを強化したいと考えている方
• Google スプレッドシートを利用して、Google Driveの権限状況を可視化し管理したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動実行されるため、これまでGoogle Driveのファイル権限管理に費やしていた手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや記録ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な権限リストを維持することで、セキュリティリスクの軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットを実行したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダの権限のリストを取得」アクションを設定し、対象のファイルやフォルダを指定します。
4. 取得した権限リストを一件ずつ処理するため、オペレーションで「繰り返し機能」を設定し、その中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、記録した権限リストから、通知したい権限の情報を指定して取得します。
6. 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した指定条件のリスト情報を担当者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、権限リストを取得したい任意の曜日や時間帯に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、権限リストを記録、参照する対象のシートを任意で設定してください。「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、当日記録した任意の権限の対象者のみ抽出するなど、取得条件を自由にカスタマイズできます。
• 「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文を業務内容に合わせて自由に設定できます。本文には、前段で取得した情報を盛り込むことが可能です。

■注意事項

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Googleドライブのファイル権限を自動でリスト化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、定期的にGoogleドライブからファイル権限のリストを取得し、Google スプレッドシートに結果を追加してメールで通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google Drive、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールトリガーと各アクションの設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Google Drive、Google スプレッドシートをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、アプリごとの連携方法について解説していきます。

Google DriveとYoomの連携方法

Google Driveのアプリを検索するとログインページが表示されます。

「Sign in with Google」をクリックします。

連携したいアカウントを選択し、Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。
これで、Google Driveのマイアプリ連携は完了です！

Google スプレッドシートとYoomの連携方法

Google スプレッドシートの連携方法は、以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 下のバナーの「試してみる」を押す。
2. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。

※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

定期的にGoogle Driveからファイル権限のリストを取得し、Google スプレッドシートへの結果の追加とメール送信を自動化する

試してみる

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■概要

Google Driveで管理するファイルが増えるにつれて、誰にどの権限が付与されているかの把握が難しくなり、手作業での確認に手間がかかっていませんか。こうした属人的な権限管理は、確認漏れや設定ミスといったセキュリティリスクにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、定期的にGoogle Driveのファイル権限リストを自動で取得し、その結果をGoogle スプレッドシートへ追加することが可能です。手作業によるGoogle Driveのファイル権限管理を効率化し、セキュリティの向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveのファイル権限を手作業で管理しており、工数に課題を感じている情報システム部門の方
• 定期的にファイルの棚卸しを行い、社内のファイル共有におけるセキュリティを強化したいと考えている方
• Google スプレッドシートを利用して、Google Driveの権限状況を可視化し管理したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動実行されるため、これまでGoogle Driveのファイル権限管理に費やしていた手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや記録ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な権限リストを維持することで、セキュリティリスクの軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットを実行したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダの権限のリストを取得」アクションを設定し、対象のファイルやフォルダを指定します。
4. 取得した権限リストを一件ずつ処理するため、オペレーションで「繰り返し機能」を設定し、その中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、記録した権限リストから、通知したい権限の情報を指定して取得します。
6. 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した指定条件のリスト情報を担当者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、権限リストを取得したい任意の曜日や時間帯に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、権限リストを記録、参照する対象のシートを任意で設定してください。「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、当日記録した任意の権限の対象者のみ抽出するなど、取得条件を自由にカスタマイズできます。
• 「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文を業務内容に合わせて自由に設定できます。本文には、前段で取得した情報を盛り込むことが可能です。

■注意事項

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

テンプレートがフローボット内の「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

• コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「フローボット」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「フローボット」から設定作業を再開してください！）

• スケジュールトリガーを開く

「スケジュールトリガー」をクリックします。

• スケジュールトリガーの条件設定をする

フローボットを起動したいタイミングを入力していきます。
テンプレートでは「月初（1日）9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、日付や時間は必要に応じて変更してください！
設定を確認したら「完了」をクリックします。

※詳しい設定方は📅スケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。

※「Cronの設定」では、起動する時刻を分単位での設定など細かな設定が可能です。設定の詳しい設定方法はCron設定の設定方法をご確認ください。