【ノーコードで実現】Googleドライブのファイル権限管理を自動化する方法

「Googleドライブのファイルやフォルダが増えすぎて、誰がどの情報にアクセスできるのか把握が追いつかない…」

「セキュリティ監査のために定期的な権限の棚卸しが必要だけど、手作業での確認は時間もかかるし、見落としが怖い…」

このようなGoogleドライブの権限管理に関する悩みを抱えていませんか？

もし、Googleドライブ内のファイルやフォルダの権限情報を定期的に自動で抽出し、一覧化できる仕組みがあればどうでしょう。
こうした管理業務から解放されるだけでなく、セキュリティコンプライアンスを維持しながら、本来注力すべき業務に時間を使えるようになるのではないでしょうか。

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからない方法です！
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogleドライブのファイル権限を定期的にリストアップし管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

定期的にGoogle Driveからファイル権限のリストを取得し、Google スプレッドシートへの結果の追加とメール送信を自動化する

試してみる

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■概要

Google Driveで管理するファイルが増えるにつれて、誰にどの権限が付与されているかの把握が難しくなり、手作業での確認に手間がかかっていませんか。こうした属人的な権限管理は、確認漏れや設定ミスといったセキュリティリスクにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、定期的にGoogle Driveのファイル権限リストを自動で取得し、その結果をGoogle スプレッドシートへ追加することが可能です。手作業によるGoogle Driveのファイル権限管理を効率化し、セキュリティの向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveのファイル権限を手作業で管理しており、工数に課題を感じている情報システム部門の方
• 定期的にファイルの棚卸しを行い、社内のファイル共有におけるセキュリティを強化したいと考えている方
• Google スプレッドシートを利用して、Google Driveの権限状況を可視化し管理したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動実行されるため、これまでGoogle Driveのファイル権限管理に費やしていた手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや記録ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な権限リストを維持することで、セキュリティリスクの軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットを実行したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダの権限のリストを取得」アクションを設定し、対象のファイルやフォルダを指定します。
4. 取得した権限リストを一件ずつ処理するため、オペレーションで「繰り返し機能」を設定し、その中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、記録した権限リストから、通知したい権限の情報を指定して取得します。
6. 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した指定条件のリスト情報を担当者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、権限リストを取得したい任意の曜日や時間帯に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、権限リストを記録、参照する対象のシートを任意で設定してください。「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、当日記録した任意の権限の対象者のみ抽出するなど、取得条件を自由にカスタマイズできます。
• 「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文を業務内容に合わせて自由に設定できます。本文には、前段で取得した情報を盛り込むことが可能です。

■注意事項

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Googleドライブのファイル権限を自動でリスト化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、定期的にGoogleドライブからファイル権限のリストを取得し、Google スプレッドシートに結果を追加してメールで通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google Drive、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールトリガーと各アクションの設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Google Drive、Google スプレッドシートをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、アプリごとの連携方法について解説していきます。

Google DriveとYoomの連携方法

Google Driveのアプリを検索するとログインページが表示されます。

「Sign in with Google」をクリックします。

連携したいアカウントを選択し、Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。
これで、Google Driveのマイアプリ連携は完了です！

Google スプレッドシートとYoomの連携方法

Google スプレッドシートの連携方法は、以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 下のバナーの「試してみる」を押す。
2. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。

※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

定期的にGoogle Driveからファイル権限のリストを取得し、Google スプレッドシートへの結果の追加とメール送信を自動化する

試してみる

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■概要

Google Driveで管理するファイルが増えるにつれて、誰にどの権限が付与されているかの把握が難しくなり、手作業での確認に手間がかかっていませんか。こうした属人的な権限管理は、確認漏れや設定ミスといったセキュリティリスクにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、定期的にGoogle Driveのファイル権限リストを自動で取得し、その結果をGoogle スプレッドシートへ追加することが可能です。手作業によるGoogle Driveのファイル権限管理を効率化し、セキュリティの向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveのファイル権限を手作業で管理しており、工数に課題を感じている情報システム部門の方
• 定期的にファイルの棚卸しを行い、社内のファイル共有におけるセキュリティを強化したいと考えている方
• Google スプレッドシートを利用して、Google Driveの権限状況を可視化し管理したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動実行されるため、これまでGoogle Driveのファイル権限管理に費やしていた手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや記録ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な権限リストを維持することで、セキュリティリスクの軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットを実行したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダの権限のリストを取得」アクションを設定し、対象のファイルやフォルダを指定します。
4. 取得した権限リストを一件ずつ処理するため、オペレーションで「繰り返し機能」を設定し、その中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、記録した権限リストから、通知したい権限の情報を指定して取得します。
6. 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した指定条件のリスト情報を担当者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、権限リストを取得したい任意の曜日や時間帯に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、権限リストを記録、参照する対象のシートを任意で設定してください。「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、当日記録した任意の権限の対象者のみ抽出するなど、取得条件を自由にカスタマイズできます。
• 「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文を業務内容に合わせて自由に設定できます。本文には、前段で取得した情報を盛り込むことが可能です。

■注意事項

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

テンプレートがフローボット内の「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

• コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「フローボット」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「フローボット」から設定作業を再開してください！）

• スケジュールトリガーを開く

「スケジュールトリガー」をクリックします。

• スケジュールトリガーの条件設定をする

フローボットを起動したいタイミングを入力していきます。
テンプレートでは「月初（1日）9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、日付や時間は必要に応じて変更してください！
設定を確認したら「完了」をクリックします。

※詳しい設定方は📅スケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。

※「Cronの設定」では、起動する時刻を分単位での設定など細かな設定が可能です。設定の詳しい設定方法はCron設定の設定方法をご確認ください。

ステップ4：Google Driveのアクション設定

• 該当するアクションを開く

「ファイルやフォルダの権限のリストを取得」をクリックします。

• 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。

①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！

②アクション：デフォルトで「ファイルやフォルダの権限のリストを取得」が選択されているのでそのままで問題ありません！
③Google Driveと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。

• APIの接続設定をする

「ファイルID」を設定します。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されます。
ファイル権限のリストを取得したいIDを候補一覧から選んでください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。

テストに成功すると、先ほど指定したファイルの権限データが「取得した値（※）」の欄に反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値になります。

ステップ5：繰り返し処理の設定

• 該当するアクションを開く

「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションは「チームプラン・サクセスプラン」でのみ利用できる機能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、ご注意ください。

※「チームプラン」や「サクセスプラン」などの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひお試しください。

• 繰り返し対象を指定する

「繰り返し対象の取得した値」を下の画像の通り設定します。
繰り返し設定をすることで、1件ずつデータを取得できるようになります！

（今回のテストファイルは、権限付与が1名でしたが、2名以上いる場合は、ステップ4では一覧での取得となるため、1人ずつのデータに分ける必要があるため、繰り返し処理を行います。）
設定したら「完了」をクリックしましょう。

ステップ6：Google スプレッドシートにレコード追加設定

• 該当するアクションを開く

「レコードを追加する」をクリックします。

• データベースの連携をする

ステップ4同様に、連携するアカウント情報が正しく反映されているかなどを確認します。

次に「データベースの連携」をします。
ちなみに今回は、テスト用に以下のようなシートを準備したので、こちらに権限データを追加していきます！

「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は候補から選択します。
「テーブル範囲」は連携したいスプレッドシートに合わせて入力しましょう。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。

• データベース操作の詳細設定をする

「次へ」をクリックすると「追加するレコードの値」の欄にGoogle スプレッドシートの項目が反映されます。
項目ごとに追加したいデータを設定していきます。
手入力をしてしまうと、フローボットが起動する度に手入力をしたデータが反映されてしまうので「取得した値」を埋め込むのがポイントです！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「同じ処理を繰り返す」をクリック
③「権限の一覧のループ変数」など項目に合わせて選択

同じ要領で他の項目にも設定ができたらOKです！
「テスト」をクリックしてください。

テストに成功したら、実際にGoogle スプレッドシートを確認しましょう。
データが反映されているのを確認できたらYoomの画面に戻って「完了」をクリックしてください。

（テスト段階では、複数の方に権限を付与している場合でも、1人分の権限のみが反映されます。実際にフローボットが起動する際には、複数人分の権限データが反映されるのでご安心ください！）

ステップ7：Google スプレッドシートのレコードデータの取得設定

• 該当するアクションを開く

「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックします。

• データベースの連携をする

まずは、連携するアカウント情報が正しく反映されているかなどを確認しましょう。

次にステップ6同様に「データベースの連携」をします。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は候補から選択してください！
設定が完了したら「次へ」をクリックします。

• データベース操作の詳細設定をする

「取得したいレコードの条件」を設定します。
今回は、スケジュールトリガーが起動したタイミングで取得したデータ（権限リスト）をメール通知する想定で設定したいと思います！

その場合は下の画像の通り、日付を埋め込んでください。
※もちろん業務に合わせて自由に設定してOKです！

設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功して、該当するレコードが取得できているのを確認できたら「完了」をクリックしましょう。

ステップ8：メール送信設定

• 該当するアクションを開く

「メールを送る」をクリックします。

• メール設定をする

今回はYoomのメール機能を使って通知を行います！
Yoomのメール機能について詳しく確認したい方は「メールを送る」でできることをご確認ください。

それでは「メール内容」を設定していきます。

まずは送信者と差出人の設定を行います。
「To」以外は任意項目なので必要に応じて設定を行ってください。

次に「件名」と「本文」を設定します。
手入力（固定値）と取得した値や日付（変数）などを組み合わせるのがオススメです！
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

• メール送信のテストをする

「次へ」をクリックすると「メールの送信内容」が表示されるので問題なければ「テスト」をクリックしてください。

テストに成功したら、実際にメールが送信できたか確認しましょう。
確認ができたらYoomの設定画面に戻って「完了」をクリックします。

ステップ9：トリガーをONにして動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！

以上が、定期的にGoogle Driveからファイル権限のリストを取得し、Google スプレッドシートへの結果の追加とメール送信を自動化する連携手順になります。

Google DriveのAPIを使ったその他の自動化例

Google Driveを使った自動化例

Google Driveにファイルが追加されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackで送信する

試してみる

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■概要

「Google Driveにファイルが追加されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackで送信する」フローは、ドキュメント管理から情報共有までを自動化する業務ワークフローです。
日々多くのファイルがGoogle Driveに保存される中、必要な情報を迅速に把握することは重要です。
しかし、手動での確認や要約には時間と労力がかかります。
そこで、このワークフローでは、Google Driveに新しいファイルが追加されると自動でOCR機能を使ってテキストを抽出し、Difyによって要約を生成します。
最後に、その要約をSlackに送信することで、チーム全体で効率的に情報を共有できます。
DifyとOCRを活用したこの自動化により、情報処理のスピードと正確性が向上します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに日常的に多くのファイルを保存・管理しているビジネスパーソン
• ドキュメントの内容を迅速に把握し、チームと共有したいと考えている方
• 手動でのOCRや要約作業に時間を取られている方
• Slackを日常的に活用して情報共有を行っているチーム
• 業務の効率化と自動化を図りたいと考えている経営者やマネージャー

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■このテンプレートを使うメリット

このフローを活用することで、Google Driveへのファイル追加からSlackへの送信まで自動化することで、手動作業にかかる時間を大幅に削減できます。  
さらに、OCRで抽出・Difyで要約された情報がSlackに集約されるため、チーム全体での情報共有がスムーズになります。  
DifyとOCRを活用することで、手動よりも正確なテキスト抽出と要約が可能になり、情報の質が向上が期待できます。  
自動化されたワークフローにより、反復的な作業から解放され、本来の業務に集中できるようになります。

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Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りLINE WORKSに通知する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、その都度チャットツールで関係者に共有する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動でファイルの内容を読み取り、抽出したテキスト情報をLINE WORKSに通知するため、書類関連の業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した書類の確認とLINE WORKSでの共有を手作業で行っている方
• 請求書や発注書などの受付処理を迅速化し、対応漏れを防ぎたいと考えている担当者の方
• OCRを活用して、紙の書類やPDFからのデータ抽出と情報共有を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納からOCRでの読み取り、LINE WORKSへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認・連絡業務の時間を削減できます。
• 手作業による内容の見落としや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキスト情報を特定のトークルームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定で、書類の中から会社名、日付、金額といった特定のテキスト項目を抽出するように任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google DriveでファイルがアップロードされたらAdobe Acrobat Signに格納する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードした契約書などの重要書類を、都度Adobe Acrobat Signに手作業で格納していませんか。
この一連の作業は定型的でありながらも、件数が増えると大きな手間となり、格納漏れなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにアップロードされたファイルを、Adobe Acrobat Signに自動で格納できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとAdobe Acrobat Signを併用し、ファイル管理を行っている方
• 契約書や申込書など、重要書類の管理や転記作業に手間を感じている方
• 手作業によるファイルの格納ミスや漏れをなくし、業務を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルを追加するだけでAdobe Acrobat Signに自動格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイルアップロード作業が不要になり、格納ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとAdobe Acrobat SignをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ処理を進めるなど、実行条件を指定します。
4. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでAdobe Acrobat Signの「書類ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や形式など、後続の処理を実行する条件を自由に設定できます。
• Adobe Acrobat Signにファイルをアップロードする際に、格納先のベースURLやファイル名を任意に設定できます。

■注意事項

• Google Drive、Adobe Acrobat SignのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。

詳細を見る 試してみる

Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する

試してみる

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■概要

Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
• 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
• ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336‍
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードされたファイルを、関係者に都度手作業で共有することに手間を感じていませんか。手動での通知は、連絡漏れやタイムラグが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、Google Driveの指定したフォルダにファイルが追加されると、自動でTelegramに通知を送信します。この連携により、迅速かつ確実な情報共有が実現し、ファイル共有に関する定型業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル共有を、より迅速かつ確実に行いたいと考えている方
• Telegramを主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームのリーダーの方
• 手作業によるファイル共有の連絡で、漏れや遅延といったミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが追加されると自動でTelegramに通知が送信されるため、これまで手動で共有していた時間を短縮することができます。
• システムが自動で通知を行うため、連絡のし忘れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとTelegramをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「Telegramに通知する」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容などを入力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、通知の対象としたいフォルダを任意で設定してください。
• Telegramの通知アクションでは、通知先のチャットIDを設定する必要があります。また、メッセージ内容は固定テキストの他、前のステップで取得したファイル名やURLなどの動的な情報を組み込むことも可能です。

‍■注意事項

• Google DriveとTelegramをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する

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■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
• GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
• データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
• 書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者
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■このテンプレートを使うメリット

• データ入力の手間を削減：Zoho Formsからのデータが自動でGoogleドキュメントに反映されるため、手動入力の手間が省けます。
• ミスの防止：自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確な書類作成が可能になります。
• ファイル管理の効率化：Google Driveに自動保存されることで、書類の整理や共有が簡単に行えます。
  

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Google Driveにファイルが格納されたら、Slackに通知する

試してみる

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■概要

Google Driveにファイルが格納されたら、Slackに通知するフローです。
このフローにより、ファイル共有をスムーズにすることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveを頻繁に活用しているチームリーダー
  • ファイル共有が日常的に行われている環境で、通知の手間を省きたい方
• SlackとGoogle Driveを連携させて情報共有を強化したいエンジニアやプロジェクトマネージャー
  • チームメンバーに迅速に情報を届けたい方

• 手動での通知によるミスや漏れを防ぎたい業務担当者
  • 自動化を活用して確実に情報を共有したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Google Driveで新しいファイルが追加されたとき、手動でSlackに知らせるのは手間がかかります。特にチームでのファイル共有が頻繁だと、見逃しや通知漏れが発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされた瞬間に自動でSlackに通知が届くため、情報共有がスムーズになります。
これにより、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、作業効率の向上が期待できます。
また手作業を省くことで、手動での通知漏れやミスを防ぐことができます。

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Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しSlackへ通知する

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■概要

Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しSlackへ通知するフローです。
会議の録画管理と情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetを頻繁に利用している方
  • 録画データの管理に手間を感じている企業のIT担当者の方
• 情報共有を迅速に行いたい方
  • 会議後の録画共有を迅速に行いたいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
• Google DriveとSlackを業務に活用している方
  • 業務効率化を図りたい中小企業の経営者や従業員の方
• 会議録画の音声データの管理に手間を感じている方
  • ファイルを確実に保存・共有したい広報担当者やマーケティングチームの方

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■このテンプレートを使うメリット

リモート会議が増える中、Google Meetでの会議録画を行う方が増えています。しかし、録画データの整理や共有に時間がかかるのは、貴重な時間を浪費することになります。  

このフローを活用するれば、会議終了後の録画データファイルをSlackで送信します。
これにより、会議終了後すぐにSlackへ通知が届くため、チーム全体で素早く録画データにアクセスが可能になります。
迅速なファイル共有によって、業務の進行スピードの加速にもつながります。

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Wixで見積書が承諾されたら、Google Driveのファイル名を更新する

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■概要

Wixで見積書が承諾された後、関連するファイルをGoogle Driveで探し、手動でファイル名を更新する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、更新漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wixで見積書が承諾されると同時にGoogle Drive内のファイル名が自動で更新されるため、これらの課題をスムーズに解消し、管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• WixとGoogle Driveで見積書や関連ファイルを管理し、手作業での更新に手間を感じている方
• 見積書承諾後のファイル名変更といった定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方
• バックオフィス業務の効率化を進め、より重要なコア業務に集中したいと考えている事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixで見積書が承諾されるたびに行っていた、Google Driveでのファイル検索と名称変更の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるファイル名の入力ミスや更新漏れを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させることで、業務の信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「見積書が承諾されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで更新対象のファイルを特定します。
4. 最後に、同じくGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、検索したファイルの名称を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで、ファイルを検索する対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• Google Driveの「ファイル名を変更する」アクションで設定する新しいファイル名には、固定のテキストに加え、Wixのトリガーから取得した見積書情報（会社名や金額など）を動的に組み込むことが可能です。

■注意事項

• Wix、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する

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■概要

Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方

・社内のミーティングを行う統括部門の方

・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方

・Web面接を担当する人事部門の方

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2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者

・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方

・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。

・定型業務の自動化することによりDXを推進します。

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■注意事項
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

いかがでしたか？
Googleドライブのファイル権限管理を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な権限の棚卸し作業から解放されるだけでなく、確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぐこともできます。
作業を大幅に削減できるだけでなく、最新の権限状態を把握できることで、セキュリティコンプライアンスを強化することにも繋がりますよね！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できることができます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問