■概要
Google Driveで管理するファイルが増えるにつれて、誰にどの権限が付与されているかの把握が難しくなり、手作業での確認に手間がかかっていませんか。こうした属人的な権限管理は、確認漏れや設定ミスといったセキュリティリスクにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、定期的にGoogle Driveのファイル権限リストを自動で取得し、その結果をGoogle スプレッドシートへ追加することが可能です。手作業によるGoogle Driveのファイル権限管理を効率化し、セキュリティの向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル権限を手作業で管理しており、工数に課題を感じている情報システム部門の方
- 定期的にファイルの棚卸しを行い、社内のファイル共有におけるセキュリティを強化したいと考えている方
- Google スプレッドシートを利用して、Google Driveの権限状況を可視化し管理したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動実行されるため、これまでGoogle Driveのファイル権限管理に費やしていた手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや記録ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な権限リストを維持することで、セキュリティリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットを実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダの権限のリストを取得」アクションを設定し、対象のファイルやフォルダを指定します。
- 取得した権限リストを一件ずつ処理するため、オペレーションで「繰り返し機能」を設定し、その中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、記録した権限リストから、通知したい権限の情報を指定して取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した指定条件のリスト情報を担当者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、権限リストを取得したい任意の曜日や時間帯に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、権限リストを記録、参照する対象のシートを任意で設定してください。「複数のレコードを取得する」オペレーションでは、当日記録した任意の権限の対象者のみ抽出するなど、取得条件を自由にカスタマイズできます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文を業務内容に合わせて自由に設定できます。本文には、前段で取得した情報を盛り込むことが可能です。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
