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「新しいツールを導入したけれど、マニュアル作成が追いつかない…」
「手順が複雑で、分かりやすいマニュアルを作るのに時間がかかりすぎる…」
日々の業務で発生するマニュアル作成に課題を感じていませんか？
マニュアルが整備されていないと業務の属人化が進んだり、新メンバーの教育に時間がかかったりするだけでなく、業務全体の生産性低下にもつながりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">様々なツールやデータベースの情報を基に、AIが自動でマニュアルの草案を作成し、指定の場所に整理・記録してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるはずです。
マニュアル作成にかかる時間を大幅に削減し、より質の高いドキュメント作成や本来注力すべき業務に集中できるようにもなります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用してマニュアルを作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段の業務で発生する様々な情報をトリガーとして、AIがマニュアル作成を自動で行い、Google スプレッドシートなどの指定の場所に記録する業務フローを、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、マニュアル作成の負担を軽減し、業務標準化をスムーズに進めることができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">NotionなどのデータベースやCRMサービスに新しい情報が追加・更新された際に、その内容を基にAIが自動でマニュアル案を作成し、Google スプレッドシートなどの表計算ソフトに記録する</span>ことができます。
サービス情報や顧客対応履歴など、日々蓄積されるデータを活用したマニュアル作成を効率化し、常に最新の状態を保つことが可能です！
<span class="mark-yellow">問い合わせフォームやアンケートフォームに送信された回答内容をトリガーとして、AIがマニュアルの構成案やFAQを自動生成し、Notionなどのドキュメント管理ツールに整理して記録する</span>フローです。
ユーザーからのフィードバックや質問を即座にマニュアルへ反映させ、より実用的なドキュメントへと進化させることができます。
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsなどのチャットツールでの特定の投稿や会話内容をもとに、AIが関連情報を抽出・整理してマニュアルを作成し、Microsoft Excelなどの表計算ソフトに情報を蓄積する</span>ことも可能です。
チーム内でのノウハウや重要なやり取りを効率的にマニュアル化し、ナレッジ共有を促進します。
それではここから代表的な例として「Notionに業務データが追加された際に、その情報をもとにAIがマニュアル案を自動で作成し、Google スプレッドシートに内容を追加する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Notionのアプリを検索するとログイン画面が表示されます。
ログイン情報を入力しましょう。
ログインすると、Yoomへのアクセス許可の画面が表示されます。
内容を確認の上「ページを選択する」をクリックします。
どのページへのアクセスを許可するのかチェックを入れましょう。
選び終わったら「アクセスを許可する」をクリックして、連携完了です！
Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。
アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押します。
これでGoogle スプレッドシートも連携完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く必要はありません。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から設定を再開しましょう！）
「ページが作成されたら（Webhook）」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「ページが作成されたら（Webhook）」を選択
画面の説明内容に基づいて設定作業を行います。
※詳しい設定方法はこちらをご確認ください。
※WebhookアクションはNotionの有料プランでのみ利用可能です。
設定が完了したら「テスト」を実行し「取得した値」としてデータがアウトプットされていればテスト成功です！
「保存する」をクリックしましょう。
（画像上は表示されていませんが、本来は項目ごとにデータが表示されます。）
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
「レコードを取得する（ID検索）をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを取得する（ID検索）」を選択
次にデータベースの連携をします。
テスト用にこのような「業務データ」を作成したので、こちらを連携していきます！
「データベースID」は候補から選ぶことができます。
入力欄をクリックして候補一覧を表示させましょう。
（検索窓を活用すると、探す手間も省けます。）
「取得したいレコードの条件」をステップ3で取得した値を活用して入力していきます。
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「ページが作成されたら（Webhook）」をクリック
③「ページID」を選択
入力が完了したら「テスト」を押します。
「取得した値」としてデータが表示されていればテスト成功です。
「保存する」をクリックしましょう。
「マニュアルを生成する」をクリックします。
「タイトル」は必要に応じて変更してください。
「アクション」はこの後に設定するプロンプトの文字数に応じて設定します。
文字数に応じて、消費するタスク数が異なるので注意してください。
※プランごとのタスク数は料金プランからご確認いただけます！
「プロンプト」をステップ4で取得した値を活用して入力していきます。
文章に関しては、テンプレートとして入力例がすでに入力されているため、そのまま使用してもOKです！
入力できたら「テスト」を押して「生成結果」が表示されていればテスト成功です！
「保存する」をクリックします。
「レコードを追加する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「 Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
「データベースの連携」をします。
テスト用に簡易的ではありますが、このようなシートを作成しています！
「スプレッドシートID」と「タブ名」は候補から選びましょう。
「テーブル範囲」はシートに合わせて入力します。
「追加するレコードの値」を Google スプレッドシートの項目に合わせて入力していきます。
入力が完了したら「テスト」を押します。
実際にGoogle スプレッドシートに追加されていればOKです！
「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Notionに業務データが追加されたら、AIでマニュアル案を作成してGoogle スプレッドシートに追加するための連携手順になります。
今回ご紹介したマニュアル作成以外にも、書類作成を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
AIを活用してマニュアル作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間と手間を要していたマニュアル作成業務から解放され、作成漏れや更新遅れを防ぎ、常に質の高いマニュアルを維持することができます。</span>
これにより、業務の標準化が促進され、新入社員の早期戦力化や従業員全体のスキルアップにも繋がり、組織全体の業務効率と生産性向上に大きく貢献できるはずです！
今回ご紹介した「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしAIによるマニュアル作成の自動化や、その他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらこちらから無料登録して、業務効率化を体験していただけたら嬉しいです！
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