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「Zoom会議が終わるたびに、録画データを聞き返して議事録を作るのが本当に大変…」
「議事録作成に時間がかかって、他のタスクが進まない…」
このように、Web会議後の議事録作成にかかる手間や時間に、課題を感じていませんか？
手作業での文字起こしや要約は時間がかかる上に、聞き間違いや書き漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います…
もし、ZoomなどのWeb会議が終了したタイミングで、会議の内容を自動で文字起こしし、議事録を作成してくれる仕組みがあれば、面倒な作業から解放され、会議内容の迅速な共有や次のアクションへの移行、そして本来集中すべきコア業務に取り組むための貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入の手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して、議事録作成業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWeb会議の内容から議事録を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「Zoom会議が終了したら、議事録のPDFを自動作成してGoogle Driveに格納する」ワークフローは、会議終了後の事務作業をシンプルにします。
議事録の自動生成とファイル管理がスムーズに行える仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用してチーム会議や打ち合わせを行っている方
・会議終了後の議事録作成やファイル整理に時間がかかってしまうと感じている方
・会議内容をスピーディに記録し、すぐに共有・保存したい方
・Google Driveを使って社内またはチームでドキュメント管理をしている方
・議事録を複数メンバーと共有する機会が多く、手動でのアップロードや整理作業を効率化したい方
・プロジェクトの進捗や会議内容を円滑に管理したいと考えているプロジェクトマネージャーやリーダーの方
■注意事項
・ZoomとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
会議後の議事録作成を自動化する連携パターン
Zoom会議が終了した際に、自動で議事録を作成し、その後の共有や保管を効率化する連携パターンを、具体的なテンプレートを使って紹介します！
会議後のフォローアップを迅速化し、情報共有の漏れを防ぐためにも、ぜひご自身の使い方に合った連携を探してみてください。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
作成した議事録をストレージサービスに格納する
Zoom会議終了後に自動生成された議事録を、Google DriveやDropboxなどのオンラインストレージサービスへ自動で格納することで、議事録の一元管理と検索性の向上を実現し、後から必要な情報を簡単に見つけ出せるようになります！
■概要
「Zoom会議が終了したら、議事録のPDFを自動作成してGoogle Driveに格納する」ワークフローは、会議終了後の事務作業をシンプルにします。
議事録の自動生成とファイル管理がスムーズに行える仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用してチーム会議や打ち合わせを行っている方
・会議終了後の議事録作成やファイル整理に時間がかかってしまうと感じている方
・会議内容をスピーディに記録し、すぐに共有・保存したい方
・Google Driveを使って社内またはチームでドキュメント管理をしている方
・議事録を複数メンバーと共有する機会が多く、手動でのアップロードや整理作業を効率化したい方
・プロジェクトの進捗や会議内容を円滑に管理したいと考えているプロジェクトマネージャーやリーダーの方
■注意事項
・ZoomとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
■概要
「Zoom会議が終了したら、議事録のPDFを自動作成してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、会議後の情報整理がスムーズに進みます。
議事録作成とファイル保存が自動化され、手間を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して定期的に社内外とのミーティングを実施している方
・議事録の作成や管理に工数がかかっている、効率化したいと感じている方
・Dropboxを活用して社内のドキュメントを一元管理している方
・会議内容をスピーディに共有し、情報漏れや伝達遅れを防ぎたい方
・複数メンバーが参加する会議の内容をまとめ、迅速にメンバーと情報共有したい方
・毎回手動で議事録ファイルを整理・格納する作業に負担を感じている方
■注意事項
・Zoom、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
作成した議事録をチャットツールに通知する
Zoom会議終了後に自動生成された議事録を、SlackやDiscordといった普段利用しているチャットツールへ自動で通知することで、関係者への迅速な情報共有が可能となり、会議内容の確認や次のアクションへの連携をスムーズに進めることができます！
■概要
Zoom会議が終わるたびに、録画データを聞き返して議事録を作成し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、AIが自動で文字起こしを行い議事録を作成、完成した書類をDiscordへ通知するまでを自動化し、こうした定型業務の負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議の議事録作成や、その後の共有作業を効率化したいと考えている方
・チーム内の情報共有にDiscordを活用しており、会議内容の共有を円滑にしたいチームリーダーの方
・会議に関連する手作業を自動化し、より創造的な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・Zoom、Discord、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
作成した議事録をメールで送信する
Zoom会議終了後に自動生成された議事録を、GmailやOutlookを使って関係者へ自動でメール送信することで、社内外の関係者への確実な情報伝達を実現し、議事録の共有漏れを防ぎながら、効率的な情報展開をサポートします！
■概要
「Zoom会議が終了したら、議事録のPDFを自動作成してGmailで送付する」ワークフローを利用すると、会議内容のまとめが自動で作成されます。
議事録の送付も自動的に行われるため、手作業を減らせます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを活用して会議を頻繁に行っている方
・会議後の議事録作成や共有作業に手間を感じている方
・会議内容をスピーディにチーム内で共有したいと考えている方
・Gmailを日常的な連絡手段として利用している方
・複数の会議の情報管理や資料送付を効率よく行いたい方
・担当者が多く、議事録の配布ミスや共有漏れを防ぎたい方
■注意事項
・Zoom、Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Zoom会議が終了したら、議事録のPDFを自動作成してOutlookで送付する」フローを利用すると、会議終了後の議事録作成が自動化されます。
メール送信も自動で行われるため、手動で書類をまとめる手間が省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを活用してオンライン会議を行っている方
・会議後の議事録作成や配付作業に時間がかかり、業務効率化を図りたい方
・Outlookを利用して社内外のメンバーに会議資料を送付している方
・会議内容をすみやかに全関係者へ共有する必要がある方
・複数の会議が立て続けにあり、議事録作成・配信をスピーディに進めたいと考えている方
・手動での議事録作成やメール送付作業に人的ミスや手間を感じている方
・業務全体の生産性向上に関心があり、会議運営を効率化したい方
■注意事項
・ZoomとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoom会議後に議事録を自動作成してGoogle Driveに格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoom会議が終了したら、会議の内容から議事録を自動で作成し、Google Driveに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Zoom会議が終了したら、議事録のPDFを自動作成してGoogle Driveに格納する」ワークフローは、会議終了後の事務作業をシンプルにします。
議事録の自動生成とファイル管理がスムーズに行える仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用してチーム会議や打ち合わせを行っている方
・会議終了後の議事録作成やファイル整理に時間がかかってしまうと感じている方
・会議内容をスピーディに記録し、すぐに共有・保存したい方
・Google Driveを使って社内またはチームでドキュメント管理をしている方
・議事録を複数メンバーと共有する機会が多く、手動でのアップロードや整理作業を効率化したい方
・プロジェクトの進捗や会議内容を円滑に管理したいと考えているプロジェクトマネージャーやリーダーの方
■注意事項
・ZoomとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
【事前準備Googleドキュメント】
このフローは、情報を基にGoogleドキュメントで書類を作成するため、Googleドキュメントの書類を準備する必要があります。
今回は以下のようなドキュメントを準備しました。
詳しくはこちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
【事前準備Zoom】
Zoomのマイアプリ登録にはClient IDとClient secretが必要です。
まずはZoom App Marketplaceでアプリ登録をします。
こちらのページにアクセスし、ログイン（サインイン）してください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Zoomの場合】
Zoom(OAuth)を選択できたら、事前に取得したClient IDとClient secretを入力し、「追加」をクリックします。
【Googleドキュメント場合】
Googleドキュメントが選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
「Zoom会議が終了したら、議事録のPDFを自動作成してGoogle Driveに格納する」ワークフローは、会議終了後の事務作業をシンプルにします。
議事録の自動生成とファイル管理がスムーズに行える仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用してチーム会議や打ち合わせを行っている方
・会議終了後の議事録作成やファイル整理に時間がかかってしまうと感じている方
・会議内容をスピーディに記録し、すぐに共有・保存したい方
・Google Driveを使って社内またはチームでドキュメント管理をしている方
・議事録を複数メンバーと共有する機会が多く、手動でのアップロードや整理作業を効率化したい方
・プロジェクトの進捗や会議内容を円滑に管理したいと考えているプロジェクトマネージャーやリーダーの方
■注意事項
・ZoomとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：ミーティングが終了したら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー ミーティングが終了したら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「ミーティングが終了したら」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、メールアドレスを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
テスト用にZoomミーティングを終了させておきましょう。
入力が完了したら、「テストをクリックし、テスト完了後、「保存」します。
ステップ4：レコーディング情報を取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ミーティングのレコーディング情報を取得する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得する」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)ミーティングIDは先ほど取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
ステップ5：レコーディングファイルをダウンロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)ダウンロードURLはアウトプットから選択して、「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。
ステップ6：文字起こしするアクションを設定
1) フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2) アクションは「最大60分の音声文字起こし(50タスク)」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ7：議事録を作成するアクションを設定
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。
ドキュメントのファイルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は候補から該当するIDを選択しましょう。
また、出力ファイル名にはアウトプットを使用することもできます。
ぜひ活用してください！
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した契約書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
これで【Zoom会議が終了したら、議事録を自動作成してGoogle Driveに格納する】というフローが完成です。
ステップ8：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
書類作成機能を活用したその他の自動化テンプレート事例
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、書類作成を自動化できるテンプレートが多数用意されています！例えば、Google スプレッドシートの情報やフォームの入力内容をもとに書類を作成するといった業務を効率化することが可能です。
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
■概要
「Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、Yoomを活用した業務ワークフローです。
Airtableに新しいレコードが追加されると、自動的に必要な書類をPDF形式で一括作成し、Gmailを通じて指定の宛先に送信します。
これにより、データ管理から文書作成、メール送信までの一連の作業がスムーズに自動化され、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを利用しており、手動での書類作成に時間がかかっている方
・複数の書類をPDF形式で一括作成し、効率的に管理したいビジネスパーソン
・Gmailを活用して自動的に作成書類のメール送信を行いたい方
・業務フローの自動化を進めたいと考えているチームリーダーや管理者
・書類作成やメール送信のプロセスを標準化し、業務の一貫性を保ちたい方
■注意事項
・Airtable、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する」ワークフローを利用すると、契約完了後の書類管理が簡素化されます。
自動でOCRを使い、Microsoft Excelに情報を追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書の管理を迅速に行いたい方
・ドキュメントの内容を手動でMicrosoft Excelに入力する工程に時間がかかっている方
・DocuSignを使用して契約業務を行っている企業
・DocuSignで完了した契約書をスピーディに管理し、記録に残したい方
・OCR技術を利用して書類の情報を自動的に読み取りたい方
・Microsoft Excelでのデータ整理をスムーズに行いたい方
■注意事項
・DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailにメールを送付するフローです。
まとめ
Zoom会議後の議事録作成を自動化することで、これまで多くの時間を費やしていた文字起こしや整形作業の手間を大幅に削減し、聞き間違いや書き漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、会議の内容は迅速かつ正確に関係者へ共有され、次のアクションへスムーズに移行できるだけでなく、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるかのように、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし議事録作成の自動化をはじめとする業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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