【ノーコードで実現】会議後の議事録作成を書類作成ツールで自動化する方法

作成した議事録をチャットツールに通知する

<span class="mark-yellow">Zoom会議終了後に自動生成された議事録を、SlackやDiscordといった普段利用しているチャットツールへ自動で通知する</span>ことで、関係者への迅速な情報共有が可能となり、会議内容の確認や次のアクションへの連携をスムーズに進めることができます！

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作成した議事録をメールで送信する

<span class="mark-yellow">Zoom会議終了後に自動生成された議事録を、GmailやOutlookを使って関係者へ自動でメール送信する</span>ことで、社内外の関係者への確実な情報伝達を実現し、議事録の共有漏れを防ぎながら、効率的な情報展開をサポートします！

Zoom会議後に議事録を自動作成してGoogle Driveに格納するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Zoom会議が終了したら、会議の内容から議事録を自動で作成し、Google Driveに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• ZoomとGoogle ドキュメントのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
  
• Zoomのトリガー設定、文字起こし・議事録作成アクション設定
• フローの動作確認

ステップ1：マイアプリ登録の流れ

【事前準備Googleドキュメント】
このフローは、情報を基にGoogleドキュメントで書類を作成するため、Googleドキュメントの書類を準備する必要があります。
今回は以下のようなドキュメントを準備しました。
詳しくはこちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター

【事前準備Zoom】
Zoomのマイアプリ登録にはClient IDとClient secretが必要です。
まずはZoom App Marketplaceでアプリ登録をします。
こちらのページにアクセスし、ログイン（サインイン）してください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Zoomの場合】
Zoom(OAuth)を選択できたら、事前に取得したClient IDとClient secretを入力し、「追加」をクリックします。

【Googleドキュメント場合】
Googleドキュメントが選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：ミーティングが終了したら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー　ミーティングが終了したら」をクリックしてみましょう！

2) アクションは「ミーティングが終了したら」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

‍3)トリガーの起動間隔を選択し、メールアドレスを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

テスト用にZoomミーティングを終了させておきましょう。
入力が完了したら、「テストをクリックし、テスト完了後、「保存」します。

ステップ4：レコーディング情報を取得するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ミーティングのレコーディング情報を取得する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得する」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3)ミーティングIDは先ほど取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。

ステップ5：レコーディングファイルをダウンロードするアクションを設定

1) フローに戻り、「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。

‍3)ダウンロードURLはアウトプットから選択して、「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。

ステップ6：文字起こしするアクションを設定

1) フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

2) アクションは「最大60分の音声文字起こし(50タスク)」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ7：議事録を作成するアクションを設定

1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。

2)  アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。

ドキュメントのファイルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。

「格納先のGoogle DriveフォルダID」は候補から該当するIDを選択しましょう。

また、出力ファイル名にはアウトプットを使用することもできます。
ぜひ活用してください！
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した契約書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはアウトプットから該当する情報を選択して入力します。

入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。

これで【Zoom会議が終了したら、議事録を自動作成してGoogle Driveに格納する】というフローが完成です。

ステップ8：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

書類作成機能を活用したその他の自動化テンプレート事例

Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、書類作成を自動化できるテンプレートが多数用意されています！
例えば、Google スプレッドシートの情報やフォームの入力内容をもとに書類を作成するといった業務を効率化することが可能です。
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。

まとめ

Zoom会議後の議事録作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を費やしていた文字起こしや整形作業の手間を大幅に削減し、聞き間違いや書き漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、会議の内容は迅速かつ正確に関係者へ共有され、次のアクションへスムーズに移行できるだけでなく、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるはずです！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるかのように、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし議事録作成の自動化をはじめとする業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！