Zoom会議が終了したら、議事録を自動作成してGmailで送付する

■概要

Zoom会議後の議事録作成は、録画データのダウンロードや文字起こし、関係者への共有など、多くの手作業が発生し、時間がかかりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、AIによる音声の文字起こしからGoogleドキュメントでの議事録作成、Gmailでの共有までの一連の流れを自動化し、こうした作業の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数に課題を感じているビジネスパーソンの方
• 会議内容の正確な記録と迅速な共有を実現し、業務効率化を進めたいチームリーダーの方
• AIを活用した業務自動化を推進し、定型業務から解放されたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後の録画データのダウンロードから文字起こし、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こしの聞き逃しや転記ミス、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の正確性と共有の確実性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルを処理します。
5. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こししたテキストを元に議事録を作成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した議事録ファイルを指定の宛先に送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでは、音声の言語指定や話者分離の有無などを任意で設定してください。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Zoom、Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。

　・ミーティングが終了したら

　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398

• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。