■概要
従業員の退職に伴う手続きは人事労務システムでの更新だけでなく、関連するSaaSアカウントの削除など、多岐にわたる作業が発生しがちです。特にZoomのようなWeb会議ツールのアカウント管理は、セキュリティ面からも迅速な対応が求められますが、手作業では対応漏れや遅延のリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、freee人事労務で退職日が追加されると自動でZoomのユーザーアカウントを削除し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とZoomを利用し、退職者のアカウント削除を手作業で行っている人事労務担当者の方
- 従業員の退職処理における情報システム部門や管理部門の作業負荷を軽減したいと考えている方
- 退職時のアカウント削除漏れによるセキュリティリスクを未然に防ぎたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務の退職日更新をトリガーにZoomアカウントが自動削除されるため、手作業による運用負荷を減らし、作業時間を短縮することができます。
- 手作業によるアカウント削除の遅延や漏れを防ぎ、不要なライセンスコストの発生や情報セキュリティリスクの低減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」アクションを設定します。このトリガーは、freee人事労務側で従業員情報に何らかの変更があった場合にフローを起動させます。
- 次に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、トリガーで検知した更新があった従業員の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定します。ここで、取得した従業員情報の中に「退職日」が入力されているかどうかを条件とし、退職日が入力されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ユーザー情報を取得」アクションを設定します。freee人事労務から取得した従業員のメールアドレスなどをキーにして、該当するZoomユーザーの情報を特定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ユーザーを削除」アクションを設定し、前段で取得したZoomユーザーの情報に基づいて、対象のユーザーアカウントを自動で削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、freee人事労務から取得した従業員データ内の「退職日」フィールドが空でないことを条件に設定することで、退職手続きが必要な従業員データのみを対象にフローを進行させることが可能です。
- Zoomの「ユーザーを削除」アクションでは、削除対象とするユーザーの特定に、前段のfreee人事労務から取得した従業員データのメールアドレスや社員番号といった情報を変数として活用します。これにより、正確かつ効率的に対象ユーザーのアカウント削除を実行できます。
■注意事項
- freee人事労務、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
