■概要
boardに新しい顧客が作成されるたびに、freee会計へも同様の情報を手入力する作業は、手間がかかり非効率だと感じていませんか。こうした繰り返し作業は、ヒューマンエラーを引き起こす可能性もあり、重要な顧客データの正確性を損なうことにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、boardで顧客情報が作成または更新された際に、freee会計へ取引先情報が自動で追加されるため、手作業による入力の手間やミスを減らし、業務の正確性と効率性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとfreee会計間で、顧客・取引先情報を手作業で転記している方
- 顧客管理と会計処理の連携を効率化し、入力ミスを減らしたいと考えている方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへ顧客情報の登録後、freee会計へ取引先情報を登録する作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。これにより、boardでの顧客情報の変更を起点としてフローが自動的に開始されます。
- 続いて、オペレーションでYoomの「分岐機能」を選択し、作成日時に基づいて顧客情報の作成か更新かを判別し、後続の処理を分岐させることが可能です。
- 次に、オペレーションでYoomの「AI機能」にある「テキストを生成する」アクションを活用し、boardから取得した情報をfreee会計の登録に必要な形式に整形します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の作成」アクションを設定し、前段階で取得したデータをもとに取引先を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
freee会計の「取引先の作成」アクションでは、boardから取得した顧客名、住所、連絡先などの情報を、freee会計側のどの項目（取引先名、敬称、電話番号、メールアドレスなど）にマッピングするかを自由に設定することが可能です。freee会計に登録する際、各項目にはboardから取得した情報を動的に設定するだけでなく、例えば特定の事業所IDやデフォルトのタグなど、常に同じ値を入力したい場合には固定値を設定することもできます。
■注意事項
- board、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
