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「新しいオンライン会議が決まるたびに、手入力でZoomでミーティングを設定するのが手間…」
「Googleカレンダーの予定変更に合わせてZoomの情報も更新し忘れて、参加者に迷惑をかけてしまった…」
このように、GoogleカレンダーとZoom間での日程調整や情報同期に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら自動でZoomミーティングが作成されたり、Zoomミーティングの情報が自動でカレンダーに反映されたりする仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、本来の業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleカレンダーの予定作成をトリガーにZoomミーティングを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GoogleカレンダーとZoom間で発生する様々な日程調整や情報連携を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、オンライン会議の設定漏れや二重入力の手間をなくし、スムーズなコミュニケーションを実現できますよ。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleカレンダーで予定を作成したら、自動でZoomミーティングを作成します。
会議や面接などのオンラインミーティングを毎回手作業でZoomで作成している方におすすめです。
採用担当の方は、オンライン面接のZoomミーティングの発行も自動化できますよ！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに登録された予定の中から、特定のキーワードが含まれていたり、特定の参加者が設定されていたりするなど、あらかじめ定義した条件に合致する予定の場合にのみZoomミーティングを自動で作成する</span>フローです。
不要なミーティング作成を防ぎ、より効率的な日程調整をサポートします！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録された際に、自動的にZoomミーティングを作成し、必要に応じてミーティングURLなどの詳細情報をGoogle カレンダーの予定の詳細を追記します。</span>
基本的な連携フローなので、手動でのミーティング設定や情報転記の手間を省き、正確な日程調整を実現します！
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーに新しい予定が作成された際にZoomミーティングを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは「Zoom」と「Googleカレンダー」マイアプリ登録を行っていきます。
左側の「マイアプリ」をクリック後、右側の「新規接続」ボタンををクリックしてください。
まずは「Zoom」のマイアプリ登録を行っていきましょう。
アプリ一覧から「Zoom」を検索しましょう。
「Zoom（OAuth）」をクリックです。
以下の画面が出てきたら、こちらの記事を参考にClient IDとClient secretを入力しましょう。
入力が終わったら「追加」をクリックして、次に進んでください。
次の画面が出てきたら、一番下の「Allow」をクリックです。
以上で、完了です！
マイアプリに「Zoom」が出ていたらOKです。
続いて、Googleカレンダーのマイアプリ登録を行います。
Zoomのマイアプリ登録の手順と同様に「新規接続」クリックの後、検索窓で「Googleカレンダー」を検索します。
赤枠の「 Sign in with Google」をクリックして、Googleアカウントにログインしましょう。
以下の画面が出てきたら、Yoomと連携したいGoogleアカウントを選択します。
次へをクリックして、ログインを完了させましょう。
以上で、Googleカレンダーのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリの欄に「Zoom」と「Googleカレンダー」が表示されているか確認してみてくださいね！
ここから実際に「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する」のフローボットを作成していきましょう。
まずは下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーします。
テンプレートをコピー後、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
まずはアプリトリガーの設定です。
「予定が作成されたら」をクリックしてください。
予定が作成されたら、トリガーが起動する設定を行っていきます。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。
続いて、API接続設定です。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
プルダウンから選びます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定できます。
基本的にはご利用プランの最短の起動間隔でお使いいただくことをおすすめです。
また、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、要チェックですよ！
今回は「5分」を選びました。
続いて、カレンダーIDを設定します。
候補から、Googleカレンダーのアカウント（メールアドレス）のものを選択しましょう。
種別はプルダウンから「通常の予定」を選択します。
検索ワードは、Googleカレンダーの予定を検索する際に使用する単語です。
今回のフローで、会議のZoomを自動化したい方は「会議」、面接のZoomを自動化したい方は「面接」などと入力するのがおすすめです。
テスト用にGoogleカレンダーに予定を登録しておきましょう。設定できたら、テストを行います。
テストが成功したら、取得した値を確認しましょう。
ここで取得した値を使用して、フローを完成させていきます。
取得した値を確認後、「保存する」をクリックしてください。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
ここでは、作成した予定のテキストからデータを抽出していきます。
続いて、アクション選択です。
基本的には、現在の「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」がおすすめです。
変換タイプを変更したい場合は、右側の「変更する」をクリックしましょう。
変更する場合は、変更するをクリック後、ここから選択します。
以下の画面を確認後、次に進んでください。
詳細を設定します。
対象のテキストは取得した値から、開始日時、終了日時を選択します。
抽出したい項目はデフォルトで入力されているので、以下のような画面を確認してください。
テストを行いましょう。
取得した値を確認しましょう。
抽出した値がしっかり取得できていればOKです！
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
次に「ミーティングを作成」をクリックしてください。
ここからは、Zoomのミーティングを作成していきます。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みます。
API接続設定です。
メールアドレスはZoomのメールアドレスを入力してください。
トピックは取得した値から、予定のタイトルを選択しましょう。
会議の説明を設定例を参考に入力してください。
取得した値から「説明」を選択しましょう。
開始日時は取得した値の「テキストからデータを抽出する」から「開始日時」「開始時刻」を選択してください。
開始日時→開始時刻の順番で入力するように気を付けてください。
また、こちらは「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから設定しないと正しくZoomミーティングを作成できないので、ご注意ください！
タイムゾーンを入力しましょう。
会議時間を設定します。
取得した値のテキストからデータを抽出するから「会議時間」を選択してください。
最後にテストを行います。
取得した値を確認してみましょう。
「保存する」をクリックしてください。
Zoomの方も確認してみましょう。
ミーティングが作成されていればOKです！
以上で設定は完了です。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしましょう。
これにて、「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する」のフローの完成です！
お疲れ様でした！
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleカレンダーやZoomのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Googleカレンダーで作成された予定情報を通知することが可能です！
また、Googleカレンダーの予定を他のスケジュールシステムに転記できるため、二重入力の手間が省けます。
Zoomミーティングが終了した際に、録画データを通知したり、クラウドシステムに格納したりできます。
データベースに追加されたデータを基に、Zoomにウェビナー登録者の追加が可能です！
ZoomとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたオンライン会議の設定やカレンダーへの情報入力といった作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、本来の業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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