Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成し詳細を予定に追記する

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■概要

Googleカレンダーで新しい予定を作成する際、別途Zoomでミーティングを設定し、その情報を再度カレンダーに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に会議が多い日には、この繰り返し作業が業務の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると、自動でZoomミーティングが作成され、ミーティングURLなどの詳細が予定に追記されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • GoogleカレンダーとZoomを日常的に利用し、連携の手間に課題を感じている方
  • 会議設定の効率化や、ミーティング情報の転記ミスをなくしたいと考えている方
  • スケジュール管理とWeb会議設定の連携を自動化したい全てのビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

  • Googleカレンダーへの予定作成と同時にZoomミーティングが自動作成・追記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるミーティングURLのコピー&ペーストや詳細情報の転記ミスを防ぎ、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Googleカレンダーの予定の件名や説明文から会議に必要な情報を抽出します。
  4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報や固定値を用いてミーティングを作成します。
  5. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成されたZoomミーティングのURLや詳細情報を元の予定に追記します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Googleカレンダーの予定からミーティングの議題や参加者など、どのような内容を抽出するのか任意で設定可能です。
  • Zoomの「ミーティングを作成」アクションでは、ミーティングのトピックやパスワードなどを固定値で設定したり、前段で取得したデータを動的な値として使用するなどのカスタムが可能です。
  • Googleカレンダーの「予定を更新」アクションでは、追記するミーティング情報を固定のテキストにするか、前段で作成されたZoomミーティングのURLやIDなどを動的な値として使用するなど、詳細な設定が可能です。

注意事項

  • GoogleカレンダーとZoomをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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