Googleカレンダーで特定の条件に合う予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する

■概要

オンライン会議を設定する際、Googleカレンダーに予定を登録してから、別途Zoomでミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。個別の作業は時間がかかるだけでなく、URLの貼り間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の条件で予定が作成されるだけでZoomミーティングが自動で発行され、こうした会議設定にまつわる課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとZoomを使い、オンライン会議の設定を頻繁に行う方
• 会議の都度、手作業でミーティングURLを発行する作業を効率化したい方
• 会議設定におけるURLの貼り忘れや、設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、手作業でのURL発行などに費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるミーティングURLのコピー＆ペーストミスや、カレンダーへの記載漏れといったヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、予定のタイトルに特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理を実行するよう設定します。
4. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、予定の説明文などからミーティングに必要な情報を抽出することも可能です。
5. 最後に、Zoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Googleカレンダーから取得した情報をもとにミーティングを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、自動化の対象とする予定の条件を任意に設定できます。例えば、予定のタイトルに「オンライン会議」というキーワードが含まれる予定のみを対象とすることが可能です。
• Zoomでミーティングを作成する際、トピックや説明文にGoogleカレンダーから取得した「予定のタイトル」や「説明」などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• GoogleカレンダーとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。