Googleカレンダーで予定が作成されたら、Outlookのカレンダーにも追加する

■概要

GoogleカレンダーとOutlookの両方でスケジュールを管理している場合、予定の二重入力や転記漏れが発生することがあります。手作業での管理は手間がかかるだけでなく、重要な予定の登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると、自動でOutlookにもイベントが追加されるため、こうした課題を解消し、スムーズなスケジュール管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとOutlookを併用し、手作業での予定登録に手間を感じている方
• カレンダーへの予定の転記漏れや二重登録などのミスを防ぎたいと考えている方
• 複数のツールをまたぐスケジュール管理を自動化し、業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Outlookへのイベント追加が自動で完了するため、これまで手作業で行っていた二重入力の手間を省くことができます。
• 手作業によるカレンダーへの転記が不要になることで、登録漏れや日時・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定して、連携の起点となるカレンダーを指定します。
3. その後、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得した予定情報から件名や日時などを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を各項目にマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Googleカレンダーから取得した予定の件名や説明文などを変数として設定し、イベント名や参加者など、抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
• Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションでは、件名や開始・終了日時などの各項目に、前段のAI機能で抽出した情報を変数として設定したり、特定の文字列を固定値として設定したりすることが可能です。

■注意事項

• GoogleカレンダーとOutlookそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。