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「契約書を作成して、GMOサインで署名依頼を送る作業、もっと効率化できないかな…」
「フォームの情報を手作業で契約書に転記していて、ミスがないか不安…」
このように、契約書の作成から署名依頼までの一連の業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、フォームに入力された情報をもとに契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動で完結できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されることも可能です！
そのうえ、契約締結までの期間を短縮でき、より重要な業務に集中できます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGMOサインでの署名依頼を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに入力された情報をもとに契約書を自動で作成し、GMOサインで署名依頼を行うフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
それではここから今回のフローで使用するGMOサインのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
GMOサインのマイアプリ連携
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
GMOサインと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、任意のアカウント名、アクセストークンを設定したら追加をクリックします。
※GMOサインと連携するには事前設定が必要です。
以下のリンク先を確認し、設定を行ってください。
事前準備
PDFファイルを用意しておく
今回ご紹介するテンプレートでは、Googleフォームから送信された情報をもとに、GMOサインでの署名依頼を行います。
そのため、GMOサインから署名依頼を行うためのテスト用PDFが必要となりますので用意しておきましょう。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Googleフォームの画面に移動し、フォームを作成します。
今回は以下のフォームを作成しました。
フォームが作成できたら、実際にテスト用回答を送信しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、Googleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはテスト用回答を送信する必要があります。
送信出来たら回答画面ではなく、フォームを作成した設定画面からURLをコピーしYoomの画面に戻ります。
フォームIDを設定します。
注釈を確認しながら先ほどコピーしたURLからフォームIDとなる箇所を抜き出して入力してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
また、Googleフォームは自由に回答を得られるため、特定の取得した値が設定されていません。
+取得する値を追加をクリックして使用したい値を設定してください。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
い。
値を追加すると、以下のように取得した値の項目に表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ファイルをダウンロードするをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ファイルIDには取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
承認を依頼するは、取得した情報を一度確認するためのアクションです。
承認を依頼し、依頼されたユーザーが承認することで次のステップに進みます。
承認を依頼するをクリックしましょう。
詳しい設定方法を知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
承認者を設定します。
プルダウンメニューから選択してください。
承認内容の詳細はデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
取得した値を利用することもできます。
※以下の画像の{{○○}}の箇所が取得した値を設定している箇所です。
また、直接入力することも可能ですが、入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
そのほかの項目もデフォルトで設定されていますが、変更可能です。
※プルダウンメニューから選択した設定も固定値となります。
全て設定できているのを確認したら完了をクリックしましょう。
アクセストークンの生成をクリックします。
※GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
シークレットキーと顧客IDを入力します。
取得方法を知りたい方は以下のリンク先を参考にしてください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
※作成したアクセストークンの有効期限は30分です。
また、シークレットキーと顧客IDはこのあとも利用しますのでメモしておきましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
封筒用文書の登録をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ6と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
シークレットキーと顧客IDはステップ6と同じものを設定します。
アクセストークンにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して登録される全ての封筒用文書の設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
封筒への署名依頼（相手先署名のみ）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ6と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
シークレットキーと顧客IDはステップ6と同じものを設定します。
アクセストークン、封筒名にはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
以下の項目にもデフォルトで取得した値が設定されています。
それぞれ項目名と値が正しく設定されていることを確認してください。
送信先署名者：署名方法を設定します。
プルダウンメニューから使用したいものを選択してください。
送信先署名者：会社名、文章コード_送信先署名情報にも取得した値が設定されていますので、項目名と値を確認しておきましょう。
今回は使用しないため空欄となっている項目もありますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して行われる全ての封筒への署名依頼設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際に署名依頼が行われます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
GMOサインに文書と封筒が登録されていますので確認しておきましょう。
また、先ほど送信先署名者に設定したメールアドレスに署名依頼が送信されていますのでこちらもご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGoogleフォームに入力された情報をもとに契約書を自動で作成し、GMOサインで署名依頼を行うフローでした！
Yoomでは、GMOサインを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、GMOサインに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
ジョブカンやfreee人事労務、kintoneからGMOサインでの契約送付を自動化できます。
締結後のHubSpotやスプレッドシートの自動更新、Teamsでの情報照会まで対応し、契約業務のミスと工数を大幅に削減します。
■概要
@pocketからGMOサインで契約書を送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.@pocketで契約情報の管理をする方
・企業の法務部門の方
・@pocketへのデータの登録や更新を行う方
2.業務でGMOサインを利用する方
・契約書の作成や送信を日常的に行う方
・契約書の作成で@pocketのデータを手動で転記している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは契約書の作成や締結をクラウド上で行えるのがメリットです。
しかし、@pocketのデータを元に契約書の作成をする場合、手動による転記作業は時間がかかり業務負担も増加してしまいます。
このフローを活用することで、@pocketでレコード更新が行われると自動でGMOサインから契約書の作成と送信をすることができ、契約業務を効率化します。
@pocketにおける特定のレコードのステータスを更新することで、GMOサインからの契約書の送信を行えるため、宛先誤りや二重送信の心配が無くなります。
また、チャットツールと連携することで契約書の送信状況を任意のメンバーと共有することも可能です。
■注意事項
・@pocket、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
AirtableからGMOサインで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで契約管理を担当している方
・Airtableで契約関連の情報を一元管理している方
・AirtableとGMOサイトを連携して効率化を図りたい方
2.業務でGMOサインを利用している方
・契約書の作成や送信の業務を担当している方
・GMOサインからの契約書の作成や送信を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは契約書をデジタル化することができ、契約書の作成や送付を効率化できるのがメリットです。
しかし、契約関連の情報をAirtableで管理している場合、書類の作成や送付を手作業で行う必要があるため、時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのステータスのレコードが更新されると、自動でGMOサインから契約書を送信することができます。
Airtableからの操作のみで書類の作成や送付を自動化できるため、GMOサインによる手動作業が不要となり、業務を効率化することができます。
また、手動による作成や送付を自動化することにより、ヒューマンエラーの発生を防止することも可能です。
■注意事項
・Airtable、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
YoomのChrome拡張機能を使用してkintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを発行します。
発行したPDFをGMOサインで自動的に送付します。
契約書の雛形はGoogleドキュメントで自由に作成が可能です。
■注意事項
・kintone、GMOサイン、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。
・YoomのChrome拡張機能をダウンロードしてご利用ください。
・GMOサインで送付先のみ署名を行う方法で書類を送付します。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、GMOサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. ジョブカン経費精算・ワークフローを利用して申請管理を行っている方
・ ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認手続きを効率化したいと考える方
・申請が承認された後にすぐに次のステップに進みたい方
2.GMOサインを利用して契約書の送付を行っている方
・契約書の送付手続きを自動化し、手間を減らしたい方
・複数の契約書を同時に送付する際の効率を上げたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローとGMOサインを連携させることで、申請が承認された際に自動的に契約書を送付することが可能になります。
このフローを活用することで、多くのメリットが期待できます。
まず、契約書送付のプロセスが自動化されるため、手作業で行っていた場合の手間や人為的なミスを削減できます。
これにより、業務効率が向上し、他の重要な業務に時間を割くことができます。
また、迅速な契約書送付により、ビジネスの迅速な進行が可能となり、顧客満足度の向上につながるでしょう。
■概要
GMOサインでエンベロープが完了したら、Hubspotの取引ステージを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとGMOサインを併用している営業チーム
・契約書などの書類締結プロセスをGMOサインで電子化し、HubSpotの取引ステージと連携させて管理したい方
・契約締結後のステータス変更を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約締結状況をリアルタイムに把握し、営業活動の進捗管理を効率化したい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業プロセスの可視化と自動化を進め、営業活動の生産性を向上させたい方
・契約管理業務の効率化により、人的リソースを他の業務に集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージを自動で更新するため、手作業によるステータス変更の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・契約締結プロセスをHubSpotで一元管理することで、ボトルネックの特定や改善点の発見に繋がり、営業プロセスの最適化を促進します。
■注意事項
・HubSpot、GMOサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
■概要
GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約の管理を効率的に行いたい方
・情報の可視化によって業務を効率化している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速な契約完了を行うために有益なツールです。
併せてAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報へのアクセス性を高めます。
しかし、GMOサインで契約の完了するたびに手作業でAirtableの情報を更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体が生産性向上のために建設的な業務へ注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、GMOサインで契約が完了したら自動でAirtableの情報を更新し、手作業の手間を省き業務を効率化します。
契約完了をトリガーに自動で情報を更新することで、チームに共有する情報を最新に保ことができます。
■注意事項
・GMOサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・スピーディーな契約完了を目指している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の一元管理を行い、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速の契約完了を行うために活用できるツールです。
しかしGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を毎回手作業で更新するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
作業にかかる手間を自動化によって省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新し、作業の手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
またヒューマンエラーの発生を防ぐことにもつながるため、情報の精度を保つことができます。
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Mazrica（旧Senses）の案件アクションが登録されたら、契約書を発行し、GMOサインに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを使用して営業を行う企業
・企業ごとに確度を定め、管理を行なっている企業
・アプローチごとに記録を残している担当者
2.GMOサインを利用して帳票類の管理を行なっている方
・契約書作成を行う総務担当者
・先方企業からサインをもらう必要のある営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaを活用して営業内容を管理するとプロジェクトの進行状況が可視化され、チーム全体で情報の共有が容易になるのは大きなメリットです。
一方で営業活動の中で必要となる契約書などの帳票類を手作業で作成するには非常に時間がかかります。
帳票類の作成を時間をかけず正確に行いたいと考える方に、このフローは適しています。
Mazricaの登録情報を引用し自動で契約書を作成できるため、手入力の際に起きていた入力ミスを減らすことが可能になります。
このフローに加えて『承認を依頼する』といったアクションの追加も可能なため、アレンジをして精度を高めることも可能です。
また、書類の発行方法はGoogleスプレッドシートだけでなく、GoogleドキュメントやMicrosoft Excelでも対応可能です。
■注意事項
・Mazrica、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
freeeの各種申請が承認されたらGMOサインで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeを利用している企業やチーム
2.GMOサインを利用している企業やチーム
3.申請と契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・申請の承認から契約書の送信までのプロセスを自動化することで、手動での作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・申請と契約書の管理がシームレスに行えるため、データの一貫性と正確性が保たれ、業務プロセスの可視化と最適化が図ることができ、迅速な対応が可能となりビジネスのスピードアップが期待できます。
■注意事項
・freee人事労務、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
GMOサインを活用して契約書作成から署名依頼までのプロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記の手間やミスをなくし、契約締結までの時間を短縮できます。
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、顧客とのコミュニケーションといったより重要な業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォーム以外のツールを起点にできますか？
A：
はい、できます。
YoomではkintoneやSalesforceといったアプリとも連携可能です。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：Googleフォームの内容を反映した契約書を自動で作成できますか？
A：
はい、できます。
Yoomでは、Googleフォームやほかの連携可能なアプリの情報を利用して書類発行ができます。
書類発行についてご興味のある方は以下のリンク先をご確認ください。
Q：GMOサインでの署名完了後の契約書を自動で保存・通知できますか？
A：
はい、できます。
Yoomには様々なテンプレートがございます。
例えば以下のテンプレートを利用することで、書類を自動で保存可能です。
また、コピーしたテンプレートは自由に編集できます。
通知をしたいアプリを追加して設定することで、署名完了後に通知を送ることも可能です。
