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「契約書を作成して、GMOサインで署名依頼を送る作業、もっと効率化できないかな…」
「フォームの情報を手作業で契約書に転記していて、ミスがないか不安…」
このように、契約書の作成から署名依頼までの一連の業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、フォームに入力された情報をもとに契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動で完結できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されることも可能です！
そのうえ、契約締結までの期間を短縮でき、より重要な業務に集中できます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGMOサインでの署名依頼を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに入力された情報をもとに契約書を自動で作成し、GMOサインで署名依頼を行うフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
それではここから今回のフローで使用するGMOサインのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
GMOサインのマイアプリ連携
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
GMOサインと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、任意のアカウント名、アクセストークンを設定したら追加をクリックします。
※GMOサインと連携するには事前設定が必要です。
以下のリンク先を確認し、設定を行ってください。
事前準備
PDFファイルを用意しておく
今回ご紹介するテンプレートでは、Googleフォームから送信された情報をもとに、GMOサインでの署名依頼を行います。
そのため、GMOサインから署名依頼を行うためのテスト用PDFが必要となりますので用意しておきましょう。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Googleフォームの画面に移動し、フォームを作成します。
今回は以下のフォームを作成しました。
フォームが作成できたら、実際にテスト用回答を送信しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、Googleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはテスト用回答を送信する必要があります。
送信出来たら回答画面ではなく、フォームを作成した設定画面からURLをコピーしYoomの画面に戻ります。
フォームIDを設定します。
注釈を確認しながら先ほどコピーしたURLからフォームIDとなる箇所を抜き出して入力してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
また、Googleフォームは自由に回答を得られるため、特定の取得した値が設定されていません。
+取得する値を追加をクリックして使用したい値を設定してください。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
い。
値を追加すると、以下のように取得した値の項目に表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ファイルをダウンロードするをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ファイルIDには取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
承認を依頼するは、取得した情報を一度確認するためのアクションです。
承認を依頼し、依頼されたユーザーが承認することで次のステップに進みます。
承認を依頼するをクリックしましょう。
詳しい設定方法を知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
承認者を設定します。
プルダウンメニューから選択してください。
承認内容の詳細はデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
取得した値を利用することもできます。
※以下の画像の{{○○}}の箇所が取得した値を設定している箇所です。
また、直接入力することも可能ですが、入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
そのほかの項目もデフォルトで設定されていますが、変更可能です。
※プルダウンメニューから選択した設定も固定値となります。
全て設定できているのを確認したら完了をクリックしましょう。
アクセストークンの生成をクリックします。
※GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
シークレットキーと顧客IDを入力します。
取得方法を知りたい方は以下のリンク先を参考にしてください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
※作成したアクセストークンの有効期限は30分です。
また、シークレットキーと顧客IDはこのあとも利用しますのでメモしておきましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
封筒用文書の登録をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ6と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
シークレットキーと顧客IDはステップ6と同じものを設定します。
アクセストークンにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して登録される全ての封筒用文書の設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
封筒への署名依頼（相手先署名のみ）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ6と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
シークレットキーと顧客IDはステップ6と同じものを設定します。
アクセストークン、封筒名にはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
以下の項目にもデフォルトで取得した値が設定されています。
それぞれ項目名と値が正しく設定されていることを確認してください。
送信先署名者：署名方法を設定します。
プルダウンメニューから使用したいものを選択してください。
送信先署名者：会社名、文章コード_送信先署名情報にも取得した値が設定されていますので、項目名と値を確認しておきましょう。
今回は使用しないため空欄となっている項目もありますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して行われる全ての封筒への署名依頼設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際に署名依頼が行われます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
GMOサインに文書と封筒が登録されていますので確認しておきましょう。
また、先ほど送信先署名者に設定したメールアドレスに署名依頼が送信されていますのでこちらもご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGoogleフォームに入力された情報をもとに契約書を自動で作成し、GMOサインで署名依頼を行うフローでした！
Yoomでは、GMOサインを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、GMOサインに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
ジョブカンやfreee人事労務、kintoneからGMOサインでの契約送付を自動化できます。
締結後のHubSpotやスプレッドシートの自動更新、Teamsでの情報照会まで対応し、契約業務のミスと工数を大幅に削減します。
GMOサインを活用して契約書作成から署名依頼までのプロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記の手間やミスをなくし、契約締結までの時間を短縮できます。
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、顧客とのコミュニケーションといったより重要な業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォーム以外のツールを起点にできますか？
A：
はい、できます。
YoomではkintoneやSalesforceといったアプリとも連携可能です。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：Googleフォームの内容を反映した契約書を自動で作成できますか？
A：
はい、できます。
Yoomでは、Googleフォームやほかの連携可能なアプリの情報を利用して書類発行ができます。
書類発行についてご興味のある方は以下のリンク先をご確認ください。
Q：GMOサインでの署名完了後の契約書を自動で保存・通知できますか？
A：
はい、できます。
Yoomには様々なテンプレートがございます。
例えば以下のテンプレートを利用することで、書類を自動で保存可能です。
また、コピーしたテンプレートは自由に編集できます。
通知をしたいアプリを追加して設定することで、署名完了後に通知を送ることも可能です。
