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「契約書を作成して、GMOサインで署名依頼を送る作業、もっと効率化できないかな…」
「フォームの情報を手作業で契約書に転記していて、ミスがないか不安…」
このように、契約書の作成から署名依頼までの一連の業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、フォームに入力された情報をもとに契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動で完結できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されることも可能です！
そのうえ、契約締結までの期間を短縮でき、より重要な業務に集中できます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGMOサインでの署名依頼を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに入力された情報をもとに契約書を自動で作成し、GMOサインで署名依頼を行うフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleフォーム、Google Driveのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
それではここから今回のフローで使用するGMOサインのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
GMOサインのマイアプリ連携
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
GMOサインと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、任意のアカウント名、アクセストークンを設定したら追加をクリックします。
※GMOサインと連携するには事前設定が必要です。
以下のリンク先を確認し、設定を行ってください。
事前準備
PDFファイルを用意しておく
今回ご紹介するテンプレートでは、Googleフォームから送信された情報をもとに、GMOサインでの署名依頼を行います。
そのため、GMOサインから署名依頼を行うためのテスト用PDFが必要となりますので用意しておきましょう。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Googleフォームの画面に移動し、フォームを作成します。
今回は以下のフォームを作成しました。
フォームが作成できたら、実際にテスト用回答を送信しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、Googleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはテスト用回答を送信する必要があります。
送信出来たら回答画面ではなく、フォームを作成した設定画面からURLをコピーしYoomの画面に戻ります。
フォームIDを設定します。
注釈を確認しながら先ほどコピーしたURLからフォームIDとなる箇所を抜き出して入力してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
また、Googleフォームは自由に回答を得られるため、特定の取得した値が設定されていません。
+取得する値を追加をクリックして使用したい値を設定してください。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
い。
値を追加すると、以下のように取得した値の項目に表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ファイルをダウンロードするをクリックします。
