■概要
契約書の進捗確認などで、GMOサインの封筒情報を取得し、関係者に共有する作業は頻繁に発生する業務ではないでしょうか。その都度、手作業でGMOサインにログインし、該当の情報を探してMicrosoft Teamsに転記するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの特定の投稿をきっかけに、GMOサインの封筒情報を自動で取得し、スレッドに返信できます。これにより、確認作業を効率化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとMicrosoft Teamsを連携し、契約関連のやり取りを効率化したい方
- GMOサインの封筒情報を手作業で取得し、チームに共有している管理部門の方
- 契約ステータスの確認作業を自動化し、問い合わせ対応の時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの投稿をきっかけに、GMOサインの封筒情報を自動で取得・返信するため、手作業での確認や転記の手間を省くことができます
- システムが常に正しい情報を取得するため、手作業による情報の探し間違いや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のメッセージの場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を設定します
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」アクションを設定します
- 続いて、GMOサインの「封筒情報を取得」アクションを設定し、トリガーのメッセージ内容などをもとに情報を取得します
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、取得した封筒情報を分かりやすく要約します
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションを設定し、要約した情報をスレッドに投稿します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、「特定のキーワードが含まれている場合」など、後続のアクションを実行するための任意の条件を設定してください
- GMOサインのアクションでは、ご自身の環境に応じたシークレットキーと顧客IDをそれぞれ設定してください
- AIによる要約のアクションでは、要約対象とするテキストや要約の条件などを任意の内容で設定してください
- Microsoft Teamsで返信するアクションでは、返信先のチームID、チャネルID、メッセージIDを任意で設定し、メッセージ内容も取得した情報などを活用して自由にカスタマイズしてください
■注意事項
- Microsoft Teams、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
文書状態の取得
チャネルにメッセージが送信されたら
