Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、封筒への署名依頼（相手先署名のみ）をする

■概要

契約書の作成や署名依頼は、手作業で行うと情報の転記ミスや送付漏れが発生しやすく、手間のかかる業務ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームで受け付けた情報をもとに、GMOサインでの契約書作成から署名依頼までを自動化するものです。手作業による契約業務を効率化し、GMOサインのAPI連携を活用することで、コア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GMOサインとGoogleフォームを利用した契約業務に、手間や煩雑さを感じている方
• 手作業による情報転記でのミスをなくし、契約締結までのプロセスを効率化したい方
• GMOサインのAPIなどを活用して、定型的な契約業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、GMOサインでの署名依頼まで自動で処理されるため、これまで手作業で行っていた契約業務の時間を短縮します。
• 手作業による情報転記がなくなることで、契約者情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GMOサイン、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、契約書のテンプレートファイルを指定します。
4. オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、契約内容を担当者が確認するフローを挟みます。
5. 最後に、GMOサインの各アクションを設定し、アクセストークンを生成した上で、ダウンロードした文書を登録し、相手先への署名依頼を自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、契約依頼を受け付ける任意のフォームを指定してください。
• Google Driveのアクションでは、契約書の雛形となるファイルのIDを、固定値で指定するか、他のオペレーションで取得した情報を変数として設定してください。
• 承認依頼機能では、依頼メッセージの内容を、固定の文章やGoogleフォームで取得した回答内容などを変数として組み合わせて設定できます。
• GMOサインのアクションでは、Yoomとの連携時に設定したシークレットキーや顧客IDを任意の値に設定してください。
• GMOサインの「封筒用文書の登録」や「封筒への署名依頼」アクションでは、宛先や件名などの各項目に、固定値を設定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• GMOサインでの署名依頼方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847