ホットプロファイルで会社が作成されたら、Google スプレッドシートに自動追記し、担当者へメール通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルに登録された新しい会社情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルと他ツールとの連携を自動化できるため、会社情報が作成されるとGoogle スプレッドシートへの追記と担当者へのメール通知が完了します。手作業による転記の手間や情報共有の遅延といった課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートの連携を手作業で行っている営業担当者の方
・顧客情報の共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている営業企画担当の方
■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「ホットプロファイルに登録した顧客情報を、毎回Google スプレッドシートや他のツールに手作業で転記している…」
「日々のデータ入力作業に追われて、営業活動に十分な時間を使えない…」
このように、ホットプロファイルと他ツールを手作業で連携することに、手間を感じていませんか？
もし、ホットプロファイルに会社情報が登録されたら、そのデータを自動でGoogle スプレッドシートに追記し、関係者へメールで通知できる仕組みがあれば、面倒な事務作業を減らし、顧客との関係構築や商談といった、より重要な業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、ホットプロファイルのデータを他のツールに自動で連携する業務フロー自動化のテンプレートをご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ホットプロファイルで会社が作成されたら、Google スプレッドシートに自動追記し、担当者へメール通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルに登録された新しい会社情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルと他ツールとの連携を自動化できるため、会社情報が作成されるとGoogle スプレッドシートへの追記と担当者へのメール通知が完了します。手作業による転記の手間や情報共有の遅延といった課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートの連携を手作業で行っている営業担当者の方
・顧客情報の共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている営業企画担当の方
■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルをトリガーにGoogle スプレッドシートへの行追加とメール送信を自動化しよう
ここから代表的な例として、ホットプロファイルに会社情報が作成された際に、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で追記し、担当者へメールを送信するフローの作り方を解説します！
この設定は、Yoomを使用してノーコードで行います。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- ホットプロファイルのトリガー設定とGoogle スプレッドシート、メール送信のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ホットプロファイルで会社が作成されたら、Google スプレッドシートに自動追記し、担当者へメール通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルに登録された新しい会社情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルと他ツールとの連携を自動化できるため、会社情報が作成されるとGoogle スプレッドシートへの追記と担当者へのメール通知が完了します。手作業による転記の手間や情報共有の遅延といった課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートの連携を手作業で行っている営業担当者の方
・顧客情報の共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている営業企画担当の方
■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
前準備：ホットプロファイルと自動連携するGoogle スプレッドシートを用意する
フローを作成する前に、ホットプロファイルの会社情報を自動で連携・転記するためのGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
すでに作成済みの場合は、このステップはスキップしてOKです！
今回は、テスト用に以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
自社の運用方針や目的に合わせて、作成してみましょう！
ステップ1：ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
ホットプロファイルの場合
検索窓に「ホットプロファイル」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
ホットプロファイルにログインして、アクセストークンとドメインを取得します。
画面右上の歯車アイコンをクリックし、「ユーザー管理」を選択してください。
ユーザー情報にある「外部サービス連携」欄に表示されているAPIキーをコピーして、Yoomの入力欄に貼り付けます。
続いて、ホットプロファイルのURLからドメインを取得します。
「https://」の後にある「〇〇.〇〇.com」の部分をコピーし、Yoomの入力欄に貼り付けてください。
Yoomの新規登録画面で任意のアカウント名を入力し、「追加」をクリックします。
以上で、ホットプロファイルの連携は完了です。
Google スプレッドシートの場合
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからは、ホットプロファイルに会社情報が作成された際に、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で追記し、担当者へメールを送信するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
ホットプロファイルで会社が作成されたら、Google スプレッドシートに自動追記し、担当者へメール通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルに登録された新しい会社情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルと他ツールとの連携を自動化できるため、会社情報が作成されるとGoogle スプレッドシートへの追記と担当者へのメール通知が完了します。手作業による転記の手間や情報共有の遅延といった課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートの連携を手作業で行っている営業担当者の方
・顧客情報の共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている営業企画担当の方
■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：ホットプロファイルのトリガー設定
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「会社が作成されたら」をクリックします。
まずは、アクションとアカウント情報を設定します。
- アクション：テンプレート通りに「会社が作成されたら」を選択します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」 から変更可能です。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここで一度ホットプロファイルを開き、テスト用に新しい会社情報を登録してください。
登録が完了したら、設定画面に戻ってテストを実行します！
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
このステップでは、ホットプロファイルに登録された会社情報を、自動でGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
フロー内の「レコードを追加する」をクリックしてください。
まず、アクションとアカウント情報を確認します。
- アクション：テンプレート通りに「レコードを追加する」を選択します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」 から変更可能です。
次に、Google スプレッドシートとの連携設定を行います。
- スプレッドシートID：入力欄の下にある補足説明を参考にしながら入力します。
- スプレッドシートのタブ名：入力欄をクリックし、表示された候補から連携したいタブ名を選択してください。
- テーブル範囲：データを転記するセル範囲を指定します。このとき、ヘッダー行も範囲に含めてください。
すべて入力できたら、次へ進みましょう。
Google スプレッドシートの列名一覧が表示されるので、ホットプロファイルで取得した値を各列に割り当てます。
例えば、会社名を反映したいときは、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「会社が作成されたら」から「会社名」を選択してください。
取得した値を活用することで、フローボットが起動するたびに最新の情報がGoogle スプレッドシートに自動で反映されます。
すべての設定が終わったら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
その後、Google スプレッドシートを開き、新しいレコードが追加されているか確認してみましょう！
設定通りにデータが反映されていれば成功です。
問題がなければ任意で詳細設定を行い、保存しましょう。
ステップ5：Yoomのメールを送る設定
最後に、ホットプロファイルに追加された会社情報を関係者にメールで送る設定を行います。
フロー内の「メールを送る」をクリックしてください。
アプリは、デフォルトで「Yoom」が選択されています。
運用方針に応じて、他のメールツールに変更することも可能です。
次に、メールの設定を行います。
宛先や差出人の名前は、自社の運用フローに合わせて自由に設定してください。
【重要な注意点】
この時点で本番環境のメールアドレスを設定すると、テスト実行時にも実際にメールが送信されてしまいます。
本番前の確認では、必ずテスト用のメールアドレスに差し替えておきましょう。
メールの件名や本文も、自社のフォーマットやトーンに合わせて自由にカスタマイズできます。
以下のように、ホットプロファイルで取得した会社情報や日付を挿入することもできます。
必要に応じて、添付ファイルを追加することも可能です。
今回の例では、以下のように設定しました。
設定が完了したら必要に応じて詳細設定を行い、次へ進みましょう！
最後に、メール送信のテストを行います。
メールの件名や本文、宛先に間違いがないか確認したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
テスト完了後は、忘れずに完了をクリックしましょう。
先ほど設定したテスト用のメールアドレスに、メールが届いているか確認してみます。
メールに、会社情報が記載されていれば、テスト成功です！
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
ステップ6：フローをONにしてテスト実行する
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にホットプロファイルに会社情報を作成し、自動でGoogle スプレッドシートへの追記とメール送信がされるかを確認してみましょう！
ホットプロファイルを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ホットプロファイルを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、ホットプロファイルに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Meta広告、Apollo、Googleフォームの名刺OCRデータ、Notionなどの情報でホットプロファイルにリードや会社を自動登録ができます。
さらに、会社情報登録時にGoogle スプレッドシートに追記し、OneDriveに顧客フォルダを作成したり、商談のステージ更新やリード作成をSlackに通知も可能です。
また、、Zoom会議の議事録を自動作成して報告管理に登録したり、期限付きタスクをカレンダーへの同期ができます。
これにより、顧客情報と営業活動のデータ連携を自動化し、リード対応と情報共有の迅速化を実現できます。
Meta広告（Facebook）でリードが送信されたらホットプロファイルに登録する
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■概要
Meta広告（Facebook）でリードが送信されたらホットプロファイルに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）を利用している方
・Meta広告（Facebook）を活用してリードの収集を効率化している方
・Meta広告（Facebook）で広告の出稿を行うマーケティング担当者
2.営業活動でホットプロファイルを活用している方
・企業の営業担当者の方
・Meta広告（Facebook）で収集したリード情報の登録作業に時間がかかっている方
■注意事項
・ Meta広告（Facebook）、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
Apolloで登録されたコンタクト情報をホットプロファイルに追加する
試してみる
Apolloで登録されたコンタクト情報をホットプロファイルに追加するフローです。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する
試してみる
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
ホットプロファイルで商談が指定のステージに更新されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでの商談ステージ更新、都度確認してチームに共有するのは手間がかかる作業です。
重要な更新を見逃したり、共有が遅れたりすることもあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルのAPI連携などを意識することなく、特定の商談ステージへの更新をトリガーとしてSlackへ自動で通知を送信できます。
手動での確認や連絡作業から解放され、営業活動における迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルを利用し、商談の進捗をSlackで共有している営業担当者の方
・ホットプロファイルのAPIを活用した連携を検討しているが、より手軽な方法を探している方
・営業チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいマネージャーの方
■注意事項
・ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録される
試してみる
ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
Notionで特定のデータソースにページが作成されたら、ホットプロファイルに会社を登録する
試してみる
■概要
Notionで管理している顧客情報などを、営業支援ツールであるホットプロファイルへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、Notionの特定データベースにページが作成されると、その情報を基にホットプロファイルへ自動で会社情報を登録します。
ホットプロファイルのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionとホットプロファイルの両方を利用し、二重入力の手間をなくしたい方
・ホットプロファイルのAPIを活用したデータ連携を、手軽に自動化したいと考えている方
・顧客情報の登録ミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたい営業・マーケティング担当者の方
■注意事項
・Notion、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Slackの営業チームへ通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新規リード情報を、営業チームへ迅速に共有できていますか？手作業での連絡では通知の遅れや共有漏れが発生し、貴重な商談機会を逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルでリードが作成された際に、Slackへ自動で通知を送ることができ、リードへの迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルで獲得したリード情報を、手作業でSlackに通知している方
・リードへのアプローチ速度を改善し、機会損失を防ぎたいと考えている営業チームの方
・ホットプロファイルで作成されたリードの通知を自動化し、業務効率化を図りたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで会社が作成されたら、Google スプレッドシートに自動追記し、担当者へメール通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルに登録された新しい会社情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルと他ツールとの連携を自動化できるため、会社情報が作成されるとGoogle スプレッドシートへの追記と担当者へのメール通知が完了します。手作業による転記の手間や情報共有の遅延といった課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートの連携を手作業で行っている営業担当者の方
・顧客情報の共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている営業企画担当の方
■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ホットプロファイルと各種ツールとの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客情報の転記や、関係者への情報共有の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、営業担当者は単純な定型作業から解放され、商談や顧客対応といった業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：会社情報以外のデータも連携できますか？
A：はい、可能です。
Yoomのホットプロファイル連携では、以下のようなトリガーも利用できます。
- 名刺が登録されたら
- リードが作成されたら
- 商談が作成されたら
- 会社が更新されたら
- タスクが更新されたら
やりたい自動化に合わせて、フローボットを自由に構築できます。
詳しくは、ホットプロファイルのAPI今すぐ連携をチェックしてみてください。
Q：特定の条件で処理を分けることはできますか？
A：はい、可能です。
ホットプロファイルのアプリトリガーの後に、「分岐する」オペレーションを設定することで、特定の条件を満たす場合のみ後続の処理を実行できます。
詳しい設定方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：Google スプレッドシートの情報をホットプロファイルに登録できますか？
A：はい、可能です。
Google スプレッドシートの行の追加・更新をトリガーに、ホットプロファイルのリード情報や商談などを自動で作成・更新できます。
興味がある方は、以下のテンプレートもチェックしてみてください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
