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「ホットプロファイルに登録した顧客情報を、毎回Google スプレッドシートや他のツールに手作業で転記している…」
「日々のデータ入力作業に追われて、営業活動に十分な時間を使えない…」
このように、ホットプロファイルと他ツールを手作業で連携することに、手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ホットプロファイルに会社情報が登録されたら、そのデータを自動でGoogle スプレッドシートに追記し、関係者へメールで通知できる仕組み</span>があれば、面倒な事務作業を減らし、顧客との関係構築や商談といった、より重要な業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomでは、<span class="mark-yellow">ホットプロファイルのデータを他のツールに自動で連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>をご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここから代表的な例として、ホットプロファイルに会社情報が作成された際に、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で追記し、担当者へメールを送信するフローの作り方を解説します！
この設定は、Yoomを使用してノーコードで行います。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローを作成する前に、ホットプロファイルの会社情報を自動で連携・転記するためのGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
すでに作成済みの場合は、このステップはスキップしてOKです！
今回は、テスト用に以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
自社の運用方針や目的に合わせて、作成してみましょう！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
検索窓に「ホットプロファイル」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
ホットプロファイルにログインして、アクセストークンとドメインを取得します。
画面右上の歯車アイコンをクリックし、「ユーザー管理」を選択してください。
ユーザー情報にある「外部サービス連携」欄に表示されているAPIキーをコピーして、Yoomの入力欄に貼り付けます。
続いて、ホットプロファイルのURLからドメインを取得します。
「https://」の後にある「〇〇.〇〇.com」の部分をコピーし、Yoomの入力欄に貼り付けてください。
Yoomの新規登録画面で任意のアカウント名を入力し、「追加」をクリックします。
以上で、ホットプロファイルの連携は完了です。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからは、ホットプロファイルに会社情報が作成された際に、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で追記し、担当者へメールを送信するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「会社が作成されたら」をクリックします。
まずは、アクションとアカウント情報を設定します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここで一度ホットプロファイルを開き、テスト用に新しい会社情報を登録してください。
登録が完了したら、設定画面に戻ってテストを実行します！
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
このステップでは、ホットプロファイルに登録された会社情報を、自動でGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
フロー内の「レコードを追加する」をクリックしてください。
まず、アクションとアカウント情報を確認します。
次に、Google スプレッドシートとの連携設定を行います。
すべて入力できたら、次へ進みましょう。
Google スプレッドシートの列名一覧が表示されるので、ホットプロファイルで取得した値を各列に割り当てます。
例えば、会社名を反映したいときは、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「会社が作成されたら」から「会社名」を選択してください。
取得した値を活用することで、フローボットが起動するたびに最新の情報がGoogle スプレッドシートに自動で反映されます。
すべての設定が終わったら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
その後、Google スプレッドシートを開き、新しいレコードが追加されているか確認してみましょう！
設定通りにデータが反映されていれば成功です。
問題がなければ任意で詳細設定を行い、保存しましょう。
最後に、ホットプロファイルに追加された会社情報を関係者にメールで送る設定を行います。
フロー内の「メールを送る」をクリックしてください。
アプリは、デフォルトで「Yoom」が選択されています。
運用方針に応じて、他のメールツールに変更することも可能です。
次に、メールの設定を行います。
宛先や差出人の名前は、自社の運用フローに合わせて自由に設定してください。
【重要な注意点】
この時点で本番環境のメールアドレスを設定すると、テスト実行時にも実際にメールが送信されてしまいます。
本番前の確認では、必ずテスト用のメールアドレスに差し替えておきましょう。
メールの件名や本文も、自社のフォーマットやトーンに合わせて自由にカスタマイズできます。
以下のように、ホットプロファイルで取得した会社情報や日付を挿入することもできます。
必要に応じて、添付ファイルを追加することも可能です。
今回の例では、以下のように設定しました。
設定が完了したら必要に応じて詳細設定を行い、次へ進みましょう！
最後に、メール送信のテストを行います。
メールの件名や本文、宛先に間違いがないか確認したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
テスト完了後は、忘れずに完了をクリックしましょう。
先ほど設定したテスト用のメールアドレスに、メールが届いているか確認してみます。
メールに、会社情報が記載されていれば、テスト成功です！
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にホットプロファイルに会社情報を作成し、自動でGoogle スプレッドシートへの追記とメール送信がされるかを確認してみましょう！
Yoomでは、ホットプロファイルを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、ホットプロファイルに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Meta広告、Apollo、Googleフォームの名刺OCRデータ、Notionなどの情報でホットプロファイルにリードや会社を自動登録ができます。
さらに、会社情報登録時にGoogle スプレッドシートに追記し、OneDriveに顧客フォルダを作成したり、商談のステージ更新やリード作成をSlackに通知も可能です。
また、、Zoom会議の議事録を自動作成して報告管理に登録したり、期限付きタスクをカレンダーへの同期ができます。
これにより、顧客情報と営業活動のデータ連携を自動化し、リード対応と情報共有の迅速化を実現できます。
ホットプロファイルと各種ツールとの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客情報の転記や、関係者への情報共有の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、営業担当者は単純な定型作業から解放され、商談や顧客対応といった業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：会社情報以外のデータも連携できますか？
A：はい、可能です。
Yoomのホットプロファイル連携では、以下のようなトリガーも利用できます。
やりたい自動化に合わせて、フローボットを自由に構築できます。
詳しくは、ホットプロファイルのAPI今すぐ連携をチェックしてみてください。
Q：特定の条件で処理を分けることはできますか？
A：はい、可能です。
ホットプロファイルのアプリトリガーの後に、「分岐する」オペレーションを設定することで、特定の条件を満たす場合のみ後続の処理を実行できます。
詳しい設定方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：Google スプレッドシートの情報をホットプロファイルに登録できますか？
A：はい、可能です。
Google スプレッドシートの行の追加・更新をトリガーに、ホットプロファイルのリード情報や商談などを自動で作成・更新できます。
興味がある方は、以下のテンプレートもチェックしてみてください。
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