ホットプロファイルで会社が作成されたら、Google スプレッドシートに自動追記し、担当者へメール通知する

■概要

ホットプロファイルに登録された新しい会社情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルと他ツールとの連携を自動化できるため、会社情報が作成されるとGoogle スプレッドシートへの追記と担当者へのメール通知が完了します。手作業による転記の手間や情報共有の遅延といった課題の解消につながります。

■このテンプレートをおすすめする方

• ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートの連携を手作業で行っている営業担当者の方
• 顧客情報の共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている営業企画担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• ホットプロファイルへの会社登録を起点に、Google スプレッドシートへのデータ追記が自動で行われるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業での情報連携時に起こりやすい入力ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことにつながります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「会社が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、ホットプロファイルで取得した会社情報を任意のシートに追記します
4. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ新規の会社情報が登録された旨を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、実際に情報を追記したいスプレッドシートのIDとシート名を任意で指定してください
• 担当者へのメール通知設定では、件名や本文にホットプロファイルから取得した会社名などの情報を含めたり、通知先のアドレスを変更したりするなど、任意の内容で設定を行ってください

■注意事項

• ‍‍ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。