【Zoom×ホットプロファイル】会議内容を自動で文字起こし・要約・報告登録する方法

ステップ1: Zoomとホットプロファイルのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Zoomとホットプロファイルをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※Zoomの連携設定は、右記を参考にしてください。【Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法】
‍　※ホットプロファイルの連携に必要なAPIキーは、公式オンラインヘルプ「【API】API連携のご利用方法」より、「ホットプロファイル側での設定（APIキー発行手順）」の項目を参考に発行してください。

‍‍‍‍‍‍ステップ2: Zoomミーティングの終了時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：ミーティングが終了したら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　トリガーの起動間隔、メールアドレスを選択・入力してください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。【参考】各プランの機能制限や使用上限の一覧

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Zoomミーティングのレコーディング情報を取得するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　メールアドレス、ミーティングIDを入力してください。
　※ミーティングIDは、ステップ2で取得したアウトプットを参照してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Zoomミーティングのレコーディングファイルをダウンロードするアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　ダウンロードURL欄に、ステップ3で取得したURLのアウトプットを参照してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5: レコーディング内容を文字起こしするアクションの設定

1. フローボットの「音声データを文字起こしする：音声データを文字起こしする」をクリックします。

2. アクションを選択します。
　タイトル、アクションを必要に応じて変更してください。
　※アクションによって消費タスク数が異なるため、ご注意ください。

3. 「次へ」をクリックします。

4. 詳細設定を行います。
　ステップ4でダウンロードしたファイルを文字起こしの対象とします。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6: レコーディングの文字起こしした内容を要約するアクションの設定

※要約におけるアクションの選択や条件設定はこちらを参考にしてください。

1. フローボットの「要約する：要約する」を選択します。

2. アクションを選択します。
　タイトル、アクションを必要に応じて変更してください。
　※アクションによって消費タスク数が異なるため、ご注意ください。

3. 「次へ」をクリックします。

4.  詳細設定を行います。
　・要約対象のテキスト：ステップ5で取得した文字起こしの解析結果のアウトプットを参照してください。
　・文字数、要約の条件：それぞれ必要な値や条件を入力してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ7: ホットプロファイルの報告管理を登録するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：報告管理を登録」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　各項目の入力・設定をしてください。
　※下図は入力項目の一部抜粋です。入力・アウトプット参照内容は一例です。題名や対応内容の設定には、これまで取得したアウトプットや日付変数を活用してください。

　※下図はアウトプット・日付変数の参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する」フローの完成です。

ホットプロファイルを使ったその他の自動化例

他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. フォームに投稿された音声ファイルから文字起こし・要約・ホットプロファイルの報告管理への登録を自動で行うフローです。
オンライン以外の打ち合わせや商談、顧客へのインタビューの録音時などに役立ちます。

2. メールの受信時、ホットプロファイルの報告管理にその内容を登録するフローです。
リード登録されている相手のみ報告登録ができるため、不要な情報を拾い上げることはありません。情報の選別や登録作業の手間を省くことができます。

3. ホットプロファイルの報告管理に記載された次回対応日をOutlookカレンダーに登録するフローです。
自動化によって登録ミスや登録漏れを防ぎ、効率的に営業活動のスケジュール管理を行いましょう。

まとめ

Zoomとホットプロファイルの連携により、終了したミーティングのレコーディングファイルから自動で文字起こしと要約を行い、報告管理に登録する方法を紹介しました。この自動化により、議事録作成や報告の手間を省き、情報共有を迅速化できます。後続業務をスムーズに進めるためにも、Yoomを使ってこの連携をぜひ試してみてください。