Zoomミーティング終了後、ホットプロファイルの報告管理に、必要事項の登録が漏れてしまうことがありませんか？
手作業だと、気を付けていても記入漏れが発生してしまいますよね。
でも、もしミーティング内容を自動で報告管理に登録できたらどうでしょうか？
作業が楽になるだけでなく、正確性も向上するはずです。
そこでこの記事では、Zoomのレコーディングファイルから自動で文字起こしと要約を行い、ホットプロファイルの報告管理に登録する方法を紹介します！
ノーコードツールを使って2つのアプリを連携し、ミーティング後の議事録作成や報告にかかる手間を省きましょう。
こんな方におすすめ
- Zoomとホットプロファイルでの業務効率化を考えている方。
- Zoomミーティングの内容をホットプロファイルに登録している方。
- Zoomとホットプロファイルを連携して業務の精度を向上させたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
[Yoomとは]
Zoomとホットプロファイルの連携フローの作り方
それでは、Zoomとホットプロファイルの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する」業務フローの作成手順を紹介します。
なお、今回のテンプレートで使用している文字起こし・要約を含むAI機能は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。
また、Zoomのレコーディング情報を自動取得するには、クラウド レコーディングを有効にする必要があります。クラウド レコーディングはZoomの特定プランに限定された機能のため、ご注意ください。詳細はこちらからご確認いただけます。
はじめる前に
1. Yoomにログインしてください。
2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ1: Zoomとホットプロファイルのマイアプリ連携
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Zoomとホットプロファイルをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Zoomの連携設定は、右記を参考にしてください。【Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法】
※ホットプロファイルの連携に必要なAPIキーは、公式オンラインヘルプ「【API】API連携のご利用方法」より、「ホットプロファイル側での設定（APIキー発行手順）」の項目を参考に発行してください。
次は、マイプロジェクトにコピーしたテンプレートを使って、フローボットを作成していきます。
ステップ2: Zoomミーティングの終了時に起動するトリガーの設定
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：ミーティングが終了したら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔、メールアドレスを選択・入力してください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。【参考】各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3: Zoomミーティングのレコーディング情報を取得するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する：ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
メールアドレス、ミーティングIDを入力してください。
※ミーティングIDは、ステップ2で取得したアウトプットを参照してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4: Zoomミーティングのレコーディングファイルをダウンロードするアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する：ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
ダウンロードURL欄に、ステップ3で取得したURLのアウトプットを参照してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5: レコーディング内容を文字起こしするアクションの設定
1. フローボットの「音声データを文字起こしする：音声データを文字起こしする」をクリックします。
2. アクションを選択します。
タイトル、アクションを必要に応じて変更してください。
※アクションによって消費タスク数が異なるため、ご注意ください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 詳細設定を行います。
ステップ4でダウンロードしたファイルを文字起こしの対象とします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6: レコーディングの文字起こしした内容を要約するアクションの設定
※要約におけるアクションの選択や条件設定はこちらを参考にしてください。
1. フローボットの「要約する：要約する」を選択します。
2. アクションを選択します。
タイトル、アクションを必要に応じて変更してください。
※アクションによって消費タスク数が異なるため、ご注意ください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 詳細設定を行います。
・要約対象のテキスト：ステップ5で取得した文字起こしの解析結果のアウトプットを参照してください。
・文字数、要約の条件：それぞれ必要な値や条件を入力してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ7: ホットプロファイルの報告管理を登録するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する：報告管理を登録」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
各項目の入力・設定をしてください。
※下図は入力項目の一部抜粋です。入力・アウトプット参照内容は一例です。題名や対応内容の設定には、これまで取得したアウトプットや日付変数を活用してください。
※下図はアウトプット・日付変数の参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する」フローの完成です。
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
Zoomやホットプロファイルを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもZoomやホットプロファイルのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Zoomを活用した自動化例
Zoomでミーティングが終了したらチャットツールにレコーディングURLを通知する
Zoomでミーティングが終了したら、SlackやChatworkなどにレコーディングURLを自動で通知します。
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、Slackの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、Chatworkの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、Google ChatにレコーディングURLを通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、Google Chatの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでクラウドストレージに保存する
Zoom会議終了後に、録画の文字起こしと要約を行い、議事録としてPDFをGoogle DriveやOneDriveなどに自動で保存します。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
・会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでOneDriveに保存する
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■概要
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでOneDriveに保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoom会議の録画データを元にした議事録の作成に時間がかかっている方
・録画データの文字起こしや要約を自動化し、議事録の作成を効率化したい方
・議事録をOneDriveで一元管理している方
■注意事項
・Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
試してみる
■注意事項
・Zoom、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
カレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
GoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに予定を作成したら、Zoomミーティングを自動で作成します。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
このフローでは、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成することが可能です。この自動化によって、ミーティング設定の手間を減らし、時間を有効に活用することが可能です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとZoomを頻繁に利用しているビジネスパーソンの方
・スケジュール管理とオンラインミーティングの設定作業を自動化したい方
・業務効率化を図り、手動作業を減らしたい企業のIT担当者の方
・チームのミーティング設定にかかる時間を削減したいリーダーの方
■注意事項
・GoogleカレンダーとZoomをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
ホットプロファイルを活用した自動化例
ホットプロファイルでレコードが更新されたらタスクを登録する
ホットプロファイルでレコードが更新されたらBacklogやTrelloなどにタスクを自動で登録します。
ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを使用している方
・顧客情報や営業活動の管理を行っている方
・ステータスの更新を起点にタスク管理ツールに手動で転記している方
2.Trelloを業務で利用している方
・プロジェクトのタスクを管理しているリーダー層の方
・ホットプロファイルで発生するタスクを効率的にTrelloに反映させたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルで商談の管理を行っている方
・顧客との商談をホットプロファイルで管理し商談ステージに応じて対応を進めている方
・商談の情報を他のタスク管理ツールに手動で連携している方
2.Backlogを業務で利用している方
・プロジェクト全体のタスク管理を行っているマネージャー層の方
・ホットプロファイルで特定のステージになった商談を自動でBacklogに追加したい方
■注意事項
・ホットプロファイル、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
他のアプリにリードが登録されたらホットプロファイルにも追加する
Google スプレッドシートやHubSpotなどにリード情報が登録されたら、ホットプロファイルにも自動で追加します。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
ホットプロファイルでリードが作成されたら、HubSpotにもコンタクトを作成するフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
ホットプロファイルに登録した予定をカレンダーに追加する
ホットプロファイルに期限付きのタスクなどを登録したらGoogleカレンダーなどに自動で追加します。
ホットプロファイルの報告管理で次回対応日を記載したらOutlookカレンダーに登録される
試してみる
ホットプロファイルの報告管理で次回対応日を記載したらOutlookカレンダーに登録するフローです。
ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録される
試してみる
ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
Zoomとホットプロファイルを連携するメリット
メリット1: 作業時間の節約
ミーティング終了後にレコーディングの文字起こしや要約、報告を手作業で行っている場合、自動化によってそれらの作業時間を大幅な削減が可能です。例えば、営業担当者なら、空いた時間を商談や資料作成に充てることができるのではないでしょうか。このようにオンラインでのミーティングや商談の実施頻度が高い方は、自動化によるメリットを享受できるはずです！
メリット2: 迅速な情報共有
ミーティング内容の要約が自動で報告管理に登録されることで、関係者全員の速やかな情報共有が可能になります。これにより、社内外へのフォローアップがスムーズに進むことが考えられます。例えば、大人数が関与するプロジェクトでは、情報把握までのタイムラグを抑えられるので、全体の進行も円滑に進められるのではないでしょうか。
メリット3:登録時の抜け漏れ防止
ミーティング内容を手動で登録すると、抜け漏れが発生することがありますが、自動化により必要な情報を着実に登録できます。例えば、短時間で複数のミーティングが予定されいてる場合、時間に追われて情報の登録が漏れてしまうこともあるはずです。このような時でも、自動化を利用することで、情報管理の精度向上が期待できます！
まとめ
Zoomとホットプロファイルの連携により、終了したミーティングのレコーディングファイルから自動で文字起こしと要約を行い、報告管理に登録する方法を紹介しました。この自動化により、議事録作成や報告の手間を省き、情報共有を迅速化できます。また、必要な情報を抜け漏れなく管理することも可能になるでしょう！
ミーティング後の議事録の精度向上や後工程をスムーズに進めるためにも、Yoomを使ってこの連携をぜひ試してみてくださいね。
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