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本記事では、Zoomのレコーディングファイルから自動で文字起こしと要約を行い、ホットプロファイルの報告管理に登録する方法を紹介します。Yoomを使って2つのアプリを連携し、ミーティング後の議事録作成や報告にかかる手間を省きましょう。ミーティングの内容を速やかに共有できるため、次の業務をスムーズに始められます。
ミーティング終了後にレコーディングの文字起こしや要約、報告を手作業で行っていた場合、自動化によってそれらの作業時間を大幅な削減が可能です。営業担当者は、空いた時間を商談や資料作成に充てることができます。オンラインでのミーティングや商談の実施頻度が高い場合、自動化による有益性は高いといえるでしょう。
ミーティング内容の要約が自動で報告管理に登録されることで、関係者全員の速やかな情報共有が可能になります。これにより、社内外へのフォローアップがスムーズに進むでしょう。大人数が関与するプロジェクトでは特に、情報把握までのタイムラグを抑えられ、全体の進行の円滑化が期待できます。
[Yoomとは]
それでは、Zoomとホットプロファイルの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する」業務フローの作成手順を紹介します。
なお、今回のテンプレートで使用している文字起こし・要約を含むAI機能は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。
また、Zoomのレコーディング情報を自動取得するには、クラウド レコーディングを有効にする必要があります。クラウド レコーディングはZoomの特定プランに限定された機能のため、ご注意ください。詳細はこちらからご確認いただけます。
1. Yoomにログインしてください。
2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Zoomとホットプロファイルをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Zoomの連携設定は、右記を参考にしてください。【Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法】
※ホットプロファイルの連携に必要なAPIキーは、公式オンラインヘルプ「【API】API連携のご利用方法」より、「ホットプロファイル側での設定（APIキー発行手順）」の項目を参考に発行してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：ミーティングが終了したら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔、メールアドレスを選択・入力してください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。【参考】各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
メールアドレス、ミーティングIDを入力してください。
※ミーティングIDは、ステップ2で取得したアウトプットを参照してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
ダウンロードURL欄に、ステップ3で取得したURLのアウトプットを参照してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「音声データを文字起こしする：音声データを文字起こしする」をクリックします。
2. アクションを選択します。
タイトル、アクションを必要に応じて変更してください。
※アクションによって消費タスク数が異なるため、ご注意ください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 詳細設定を行います。
ステップ4でダウンロードしたファイルを文字起こしの対象とします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
※要約におけるアクションの選択や条件設定はこちらを参考にしてください。
1. フローボットの「要約する：要約する」を選択します。
2. アクションを選択します。
タイトル、アクションを必要に応じて変更してください。
※アクションによって消費タスク数が異なるため、ご注意ください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 詳細設定を行います。
・要約対象のテキスト：ステップ5で取得した文字起こしの解析結果のアウトプットを参照してください。
・文字数、要約の条件：それぞれ必要な値や条件を入力してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：報告管理を登録」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
各項目の入力・設定をしてください。
※下図は入力項目の一部抜粋です。入力・アウトプット参照内容は一例です。題名や対応内容の設定には、これまで取得したアウトプットや日付変数を活用してください。
※下図はアウトプット・日付変数の参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する」フローの完成です。
他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. フォームに投稿された音声ファイルから文字起こし・要約・ホットプロファイルの報告管理への登録を自動で行うフローです。
オンライン以外の打ち合わせや商談、顧客へのインタビューの録音時などに役立ちます。
2. メールの受信時、ホットプロファイルの報告管理にその内容を登録するフローです。
リード登録されている相手のみ報告登録ができるため、不要な情報を拾い上げることはありません。情報の選別や登録作業の手間を省くことができます。
3. ホットプロファイルの報告管理に記載された次回対応日をOutlookカレンダーに登録するフローです。
自動化によって登録ミスや登録漏れを防ぎ、効率的に営業活動のスケジュール管理を行いましょう。
Zoomとホットプロファイルの連携により、終了したミーティングのレコーディングファイルから自動で文字起こしと要約を行い、報告管理に登録する方法を紹介しました。この自動化により、議事録作成や報告の手間を省き、情報共有を迅速化できます。後続業務をスムーズに進めるためにも、Yoomを使ってこの連携をぜひ試してみてください。
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