Zoomでミーティングが終了後に内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する方法

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※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ1: Zoomとホットプロファイルのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Zoomとホットプロファイルをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※Zoomの連携設定は、右記を参考にしてください。【Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法】
‍　※ホットプロファイルの連携に必要なAPIキーは、公式オンラインヘルプ「【API】API連携のご利用方法」より、「ホットプロファイル側での設定（APIキー発行手順）」の項目を参考に発行してください。

次は、マイプロジェクトにコピーしたテンプレートを使って、フローボットを作成していきます。

ステップ2: Zoomミーティングの終了時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：ミーティングが終了したら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　トリガーの起動間隔、メールアドレスを選択・入力してください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。【参考】各プランの機能制限や使用上限の一覧

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Zoomミーティングのレコーディング情報を取得するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　メールアドレス、ミーティングIDを入力してください。
　※ミーティングIDは、ステップ2で取得したアウトプットを参照してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Zoomミーティングのレコーディングファイルをダウンロードするアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　ダウンロードURL欄に、ステップ3で取得したURLのアウトプットを参照してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5: レコーディング内容を文字起こしするアクションの設定

1. フローボットの「音声データを文字起こしする：音声データを文字起こしする」をクリックします。

2. アクションを選択します。
　タイトル、アクションを必要に応じて変更してください。
　※アクションによって消費タスク数が異なるため、ご注意ください。

3. 「次へ」をクリックします。

4. 詳細設定を行います。
　ステップ4でダウンロードしたファイルを文字起こしの対象とします。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6: レコーディングの文字起こしした内容を要約するアクションの設定

※要約におけるアクションの選択や条件設定はこちらを参考にしてください。

1. フローボットの「要約する：要約する」を選択します。

2. アクションを選択します。
　タイトル、アクションを必要に応じて変更してください。
　※アクションによって消費タスク数が異なるため、ご注意ください。

3. 「次へ」をクリックします。

4.  詳細設定を行います。
　・要約対象のテキスト：ステップ5で取得した文字起こしの解析結果のアウトプットを参照してください。
　・文字数、要約の条件：それぞれ必要な値や条件を入力してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ7: ホットプロファイルの報告管理を登録するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：報告管理を登録」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　各項目の入力・設定をしてください。
　※下図は入力項目の一部抜粋です。入力・アウトプット参照内容は一例です。題名や対応内容の設定には、これまで取得したアウトプットや日付変数を活用してください。

　※下図はアウトプット・日付変数の参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する」フローの完成です。

Zoomやホットプロファイルを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもZoomやホットプロファイルのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Zoomを活用した自動化例

Zoomでミーティングが終了したらチャットツールにレコーディングURLを通知する

Zoomでミーティングが終了したら、SlackやChatworkなどにレコーディングURLを自動で通知します。

Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでクラウドストレージに保存する

Zoom会議終了後に、録画の文字起こしと要約を行い、議事録としてPDFをGoogle DriveやOneDriveなどに自動で保存します。

カレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する

GoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに予定を作成したら、Zoomミーティングを自動で作成します。

ホットプロファイルを活用した自動化例

ホットプロファイルでレコードが更新されたらタスクを登録する

ホットプロファイルでレコードが更新されたらBacklogやTrelloなどにタスクを自動で登録します。

他のアプリにリードが登録されたらホットプロファイルにも追加する

Google スプレッドシートやHubSpotなどにリード情報が登録されたら、ホットプロファイルにも自動で追加します。

ホットプロファイルに登録した予定をカレンダーに追加する

ホットプロファイルに期限付きのタスクなどを登録したらGoogleカレンダーなどに自動で追加します。

Zoomとホットプロファイルを連携するメリット

メリット1: 作業時間の節約

ミーティング終了後にレコーディングの文字起こしや要約、報告を手作業で行っている場合、自動化によってそれらの作業時間を大幅な削減が可能です。例えば、営業担当者なら、空いた時間を商談や資料作成に充てることができるのではないでしょうか。このようにオンラインでのミーティングや商談の実施頻度が高い方は、自動化によるメリットを享受できるはずです！

メリット2: 迅速な情報共有

ミーティング内容の要約が自動で報告管理に登録されることで、関係者全員の速やかな情報共有が可能になります。これにより、社内外へのフォローアップがスムーズに進むことが考えられます。例えば、大人数が関与するプロジェクトでは、情報把握までのタイムラグを抑えられるので、全体の進行も円滑に進められるのではないでしょうか。

メリット3:登録時の抜け漏れ防止

ミーティング内容を手動で登録すると、抜け漏れが発生することがありますが、自動化により必要な情報を着実に登録できます。例えば、短時間で複数のミーティングが予定されいてる場合、時間に追われて情報の登録が漏れてしまうこともあるはずです。このような時でも、自動化を利用することで、情報管理の精度向上が期待できます！

まとめ

Zoomとホットプロファイルの連携により、終了したミーティングのレコーディングファイルから自動で文字起こしと要約を行い、報告管理に登録する方法を紹介しました。この自動化により、議事録作成や報告の手間を省き、情報共有を迅速化できます。また、必要な情報を抜け漏れなく管理することも可能になるでしょう！
ミーティング後の議事録の精度向上や後工程をスムーズに進めるためにも、Yoomを使ってこの連携をぜひ試してみてくださいね。