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「Squareで新しい予約が入るたびに、顧客リストや管理シートに手作業で情報を転記するのが大変…」
「予約情報の確認や他ツールへの共有が遅れて、対応漏れが心配…」
このように、Squareの予約管理に関する手作業に、時間や手間を取られていませんか？
そこでオススメなのが、Squareに新しい予約が作成されたら、その詳細情報を顧客管理システムやデータベースに自動で記録できる仕組みです。
この仕組みを活用すれば、面倒な転記作業や確認の手間から解放され、お客様へのサービス向上やマーケティング活動といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはSquareの予約情報を活用した、さまざまな業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Squareで新しい予約が作成された際に、その詳細情報をNotionデータベースにレコードとして自動で追加する」フローの設定手順を解説していきます！
自動化によって手作業による情報転記の手間を削減し、予約から顧客管理までの一連の流れをスムーズにできることで、ヒューマンエラーを防ぎ、より質の高い顧客対応の実現をサポートします。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！
※今回連携するアプリの公式サイト：Square／Notion
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
《参考》基本的なフローボットの作成方法
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！
こちらも同様に解説ナビがあるので、確認しながらマイアプリ登録を進めていきましょう。
＊要確認＊
マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう。
マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、再度マイアプリ登録を行い、改めてデータベースを連携する必要があるため、ご注意ください。
続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富にあり、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力ですよね！
さっそく以下バナーの「試してみる」をクリックし、設定を進めていきましょう。
【Tips】テンプレートのコピー手順
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
まずは、Squareのアプリトリガーの設定から一緒に始めていきましょう！
【Tips】コピーしたテンプレートが見つからない場合
ひとまずテンプレートはコピーしたけど、あとで設定しようと思って画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか見つからなくなってしまった！といったケースもあるでしょう。
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されています。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】Squareで予約が作成されたら、Notionにレコードを追加する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートを見失ってしまった場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
今回は、Squareで予約が作成された際に、フローが起動するように設定を行います。
設定項目1つ目の「予約が作成されたら」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
次に、フローと連携するSquareアカウントと、起動対象として検知したいアクションを選択していきます。
連携するアカウント情報は、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報が反映されています。
もし別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックして該当のアカウントを連携しましょう。
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）
アクションは「予約が作成されたら」であることを確認してくださいね！
設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。
(3/3)API接続設定
ここではWebhookの受信設定を行います。
この設定はSquareの画面で行いますので、下図赤枠のURLをコピーしておき、Squareの画面に移動しましょう。
Squareの画面に移動したら下図の注意事項に記載されている手順に従い、Webhookの受信設定を行ってください。
設定が完了したら動作確認のためにテストを行いますので、Squareにテスト用の予約を作成してください。
追加後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成した予約の情報が「取得した値」に追加されるので、内容を確認しましょう。
ここで取得した値は後続のオペレーション設定時に引用でき、フローを起動する度に変動する値となります。
テストを行わなかった場合、後続のオペレーション設定時のエラーの原因となったり、エラーになった箇所や原因の特定が困難になる場合もあるため、可能な限りすべての設定画面でテストを実施するのがオススメです！
テストが成功し、取得した値が正しく追加されていることを確認したら「完了」を押して、次のステップに進みましょう！
続いて、ステップ3で検知した予約の顧客情報を取得する設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
設定項目2つ目の「特定の顧客情報を取得」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
ステップ3と同じ要領で連携アカウントと実行アクションの設定内容を確認し、「次へ」を押します。
なお、アカウント情報はステップ3と同じであることを確認してくださいね！
(3/3)API接続設定
ここでは、取得する顧客情報を指定する設定を行います。
「顧客ID」欄をクリックし、下図のようにステップ3で「取得した値」をマッピングしましょう。
なお、「取得した値」を使わずに直接入力してしまうと「固定値」となり、毎回繰り返し同じ顧客情報が取得されるため、ご注意ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、顧客情報の詳細が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
正しく顧客情報が取得できていることを確認したら、「完了」を押して次のステップに進みましょう！
あっという間に最後のステップです！
最後に、ステップ3で検知した予約情報や顧客の情報を、Notionに追加する設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
設定項目3つ目の「レコードを追加する」をクリックしてください。
(2/3)データベースの連携
まずはこれまでのステップ同様に、連携アカウントと実行するアクションの設定内容を確認しましょう。
確認後、データベースの連携設定に進みます。
データベースの連携
「データベースID」欄をクリックすると、Yoomと連携しているNotionアカウントに紐づいた候補が表示されます。
候補の中から予約情報を追加する該当のページを選択するか、入力欄下の注釈を参考にし、NotionのURLから値を確認して入力してくださいね！
▼Notion URL内のデータベースID 該当箇所▼
(3/3)データベースの操作の詳細設定
最後に、先ほどデータベース連携を行なったページ内にある各項目に、どの値を追加するかを指定していきます。
「追加するレコードの値」に表示されている各項目に、「取得した値」や「日付」を活用して、適切な値をそれぞれ設定していきましょう！
たとえば「作成日」には、「日付」タブから「今日」を設定します。
「顧客名」には、「取得した値」の「特定の顧客情報を取得」内にある、「姓」「名」を設定しましょう。
同じ要領でその他の項目にも、適切な値を設定してみてくださいね！
【Tips】
「追加するレコードの値」の各項目は、データベースの連携設定時に連携したNotionのページに紐づいて表示されています。
項目を修正したい場合はNotion側を修正し、再度連携するようにしてください。
また、「取得した値」を使わずに直接値を入力した場合は”固定値”となり、フローが起動する度に同じ値が繰り返しNotionに追加されてしまうため、ご注意ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、データ連携が正常に行われるかを確認しましょう。
「テスト成功」と表示されると、先ほど「追加するレコードの値」の各項目に設定したそれぞれの値がNotionに追加されているはずなので、確認してみてくださいね！
正しくデータ連携が行われていることを確認したら「完了」を押し、設定完了です！
ここまで設定お疲れ様でした！
これで今回のフローの設定はすべて完了になります。
設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にして、フローの動作確認をしておくと安心です。
「フローを実際に動かすのは、あとにしたいな！」という場合もあるでしょう。
その場合は「あとで」を選択し、フローの設定画面右上にある「トリガーON/OFF」のトグルボタンからON・OFFを切り替えてご利用ください。
以上が「Squareで新しい予約が作成された際に、その詳細情報をNotionデータベースにレコードとして自動で追加する」フローの設定手順でした！
予約作成時のAIによるメール自動送信から、決済情報の転記、さらにはメルマガ配信ツールへの顧客登録までをシームレスに完結。
ECサイトや各種フォーム、クラウドストレージなどの外部ツールとのデータ連携もノーコードで自動化します。
手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、店舗運営や接客などのコア業務に集中できる環境を構築しましょう。
いかがでしたか？
Squareの予約管理を自動化することで、これまで手作業で行っていた予約情報の転記や共有にかかる手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。
これにより、予約受付から顧客管理までの一連の業務がスムーズになり、スタッフは顧客へのサービス提供や店舗運営といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツールYoomを使えば直感的な操作のみで実現できるので、プログラミングの知識は一切不要！
「自動化するって、難しそう…」「プログラミングとか分からないし…」といった方でも、簡単に自動化を導入できるのは魅力ですよね！
また、フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は広がります。
自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウントを作成し、Yoomによる業務効率化を体験してみてくださいね！
Q：Notion以外のツールにも連携できますか？
A：
はい、できます。
Notion以外にも、Google スプレッドシートなどでも同様の連携が可能です。
今回のNotionの「レコードを追加する」アクション部分を、使用したいアプリのアクションに変更してご利用ください。
Yoomを使った連携可能なアプリは豊富にありますので、連携可能なアプリの詳細は連携アプリ一覧で確認してみてくださいね！
Q：予約客にリマインドメールなどを自動送信できますか？
A：
はい！
リマインドメールの送信などまでを自動化したい場合は、メール送信に使用したいアプリの「メールを送る」アクションを追加してご利用ください。
このようにテンプレートを使用したフローボットも、自由にカスタマイズしてご利用いただけるので、自社の業務に合う最適なフローを構築してみてくださいね！
