「Squareで新しい予約が入るたびに、顧客リストや管理シートに手作業で情報を転記するのが大変…」
「予約情報の確認や他ツールへの共有が遅れて、対応漏れが心配…」
このように、Squareの予約管理に関する手作業に、時間や手間を取られていませんか？
そこでオススメなのが、Squareに新しい予約が作成されたら、その詳細情報を顧客管理システムやデータベースに自動で記録できる仕組みです。
この仕組みを活用すれば、面倒な転記作業や確認の手間から解放され、お客様へのサービス向上やマーケティング活動といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSquareの予約情報を活用した、さまざまな業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
Squareで予約が作成されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
■概要
Squareで新しい予約が入るたびに、手動で顧客情報や予約内容をNotionに転記する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Squareで予約が作成された際に、関連する顧客情報を自動で取得し、Notionのデータベースへレコードとして追加できます。Squareでの予約受付から顧客管理までの一連のプロセスを自動化し、手作業による転記の手間や入力ミスを減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareの予約情報を手作業でNotionの顧客リストに転記している方
- Squareの予約管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
- 予約受付から顧客情報の管理まで、一連の流れを効率化したい店舗や事業の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareで予約が作成されると自動でNotionにレコードが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が削減されるため、予約情報や顧客情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「予約が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、予約情報に紐づく顧客データを取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した予約情報や顧客情報をデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、対象とするデータベースを任意で設定してください。
- また、Squareから取得した情報（予約日時、サービス内容、顧客名など）の中から、Notionのどの項目にどのデータを追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- SquareとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
SquareとNotionを連携して予約情報を自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Squareで新しい予約が作成された際に、その詳細情報をNotionデータベースにレコードとして自動で追加する」フローの設定手順を解説していきます！
自動化によって手作業による情報転記の手間を削減し、予約から顧客管理までの一連の流れをスムーズにできることで、ヒューマンエラーを防ぎ、より質の高い顧客対応の実現をサポートします。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！
※今回連携するアプリの公式サイト：Square／Notion
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SquareとNotionのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Squareのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
Squareで予約が作成されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
■概要
Squareで新しい予約が入るたびに、手動で顧客情報や予約内容をNotionに転記する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Squareで予約が作成された際に、関連する顧客情報を自動で取得し、Notionのデータベースへレコードとして追加できます。Squareでの予約受付から顧客管理までの一連のプロセスを自動化し、手作業による転記の手間や入力ミスを減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareの予約情報を手作業でNotionの顧客リストに転記している方
- Squareの予約管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
- 予約受付から顧客情報の管理まで、一連の流れを効率化したい店舗や事業の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareで予約が作成されると自動でNotionにレコードが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が削減されるため、予約情報や顧客情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「予約が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、予約情報に紐づく顧客データを取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した予約情報や顧客情報をデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、対象とするデータベースを任意で設定してください。
- また、Squareから取得した情報（予約日時、サービス内容、顧客名など）の中から、Notionのどの項目にどのデータを追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- SquareとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
《参考》基本的なフローボットの作成方法
ステップ1：SquareとNotionのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
Square
以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！
Notion
こちらも同様に解説ナビがあるので、確認しながらマイアプリ登録を進めていきましょう。
＊要確認＊
マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう。
マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、再度マイアプリ登録を行い、改めてデータベースを連携する必要があるため、ご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富にあり、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力ですよね！
さっそく以下バナーの「試してみる」をクリックし、設定を進めていきましょう。
【Tips】テンプレートのコピー手順
- 以下バナーの右側にある「試してみる」をクリック
- Yoomのアカウントにログイン
※Yoomのアカウントをまだ作成していない方は、アカウント登録をしましょう！ - コピーしたテンプレートを格納するワークスペースを選択
Squareで予約が作成されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
■概要
Squareで新しい予約が入るたびに、手動で顧客情報や予約内容をNotionに転記する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Squareで予約が作成された際に、関連する顧客情報を自動で取得し、Notionのデータベースへレコードとして追加できます。Squareでの予約受付から顧客管理までの一連のプロセスを自動化し、手作業による転記の手間や入力ミスを減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareの予約情報を手作業でNotionの顧客リストに転記している方
- Squareの予約管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
- 予約受付から顧客情報の管理まで、一連の流れを効率化したい店舗や事業の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareで予約が作成されると自動でNotionにレコードが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が削減されるため、予約情報や顧客情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「予約が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、予約情報に紐づく顧客データを取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した予約情報や顧客情報をデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、対象とするデータベースを任意で設定してください。
- また、Squareから取得した情報（予約日時、サービス内容、顧客名など）の中から、Notionのどの項目にどのデータを追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- SquareとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
まずは、Squareのアプリトリガーの設定から一緒に始めていきましょう！
【Tips】コピーしたテンプレートが見つからない場合
ひとまずテンプレートはコピーしたけど、あとで設定しようと思って画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか見つからなくなってしまった！といったケースもあるでしょう。
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されています。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】Squareで予約が作成されたら、Notionにレコードを追加する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートを見失ってしまった場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
ステップ3：Squareのトリガー設定
最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
今回は、Squareで予約が作成された際に、フローが起動するように設定を行います。
設定項目1つ目の「予約が作成されたら」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
次に、フローと連携するSquareアカウントと、起動対象として検知したいアクションを選択していきます。
連携するアカウント情報は、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報が反映されています。
もし別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックして該当のアカウントを連携しましょう。
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）
アクションは「予約が作成されたら」であることを確認してくださいね！
設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。
(3/3)API接続設定
ここではWebhookの受信設定を行います。
この設定はSquareの画面で行いますので、下図赤枠のURLをコピーしておき、Squareの画面に移動しましょう。
