■概要
Boxにアップロードされた申込書などのファイル情報をもとに、都度Squareへ手作業で顧客登録を行うのは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。特に、多くの顧客情報を扱う業務では大きな負担となります。
このワークフローを活用することで、BoxとSquare間の連携を自動化し、BoxにファイルがアップロードされるだけでSquareに顧客情報が自動で登録される仕組みを構築できるため、こうした面倒な手入力作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した顧客情報を基に、手作業でSquareに登録している方
- SquareとBoxを連携させ、顧客登録プロセスを自動化したいと考えている方
- 手入力による登録ミスをなくし、顧客データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にSquareの顧客登録が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うことで、手入力による登録情報の誤りや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSquareをYoomと連携します
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報（氏名、連絡先など）を読み取ります
- 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をマッピングして顧客を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取るファイルの種類（申込書や名刺など）に合わせて、抽出したい項目（氏名、会社名、住所など）を任意に設定してください
- Squareへの顧客登録では、OCRで読み取った情報を動的な変数として各項目にマッピングするだけでなく、メモ欄などに固定のテキスト情報を入力することも可能です
■注意事項
- Box、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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