Squareで予約が作成されたら、AIで文章を生成してGmailを自動送信する

■概要

Squareで新しい予約が入るたびに、お客様への確認メールやサンクスメールを手動で作成・送信する作業に手間を感じていませんか？
定型文での一斉送信では顧客体験を損なう可能性があり、かといって個別に対応するのは時間がかかります。

このワークフローを活用すれば、Squareでの予約作成をトリガーとして、AIが顧客情報に基づいた最適な文章を自動で生成し、Gmailからメールを送信する一連の流れを自動化できます。
これにより、心のこもった予約後の自動メール対応を効率的に実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Squareの予約管理と顧客へのメール連絡を効率化したい店舗オーナーや担当者の方
• 予約後の自動メール送信で、顧客ごとにパーソナライズされたコミュニケーションを実現したい方
• 手作業によるメールの送信漏れや内容の誤りをなくし、サービス品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Squareに予約が入ると、AIによる文章生成からGmailでの送信までが自動で実行されるため、メール作成と送信にかかっていた時間を他の業務に充てることができます
• 手動での対応による予約情報の転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、お客様へ確実な情報伝達が可能です

■フローボットの流れ

1. はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSquareを選択し、「予約が作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、予約情報に紐づく顧客の情報を取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した顧客情報などをもとにメールの文章を作成します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を本文に含めてメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Squareの顧客情報取得オペレーションでは、トリガーで取得した予約情報から顧客IDを引用して、対象の顧客を特定してください
• テキスト生成のプロンプト（AIへの指示文）には、顧客名や予約日時といった前段のステップで取得した情報を変数として組み込むことで、よりパーソナライズされた文章を生成できます
• Gmailの送信設定では、宛先を任意のアドレスに設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを加えたり、各ステップで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です

■注意事項

• Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。