Boxにアップロードされた名刺をOCRして、特定の条件時にTogglでClientを作成する

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■概要

Boxにアップロードした名刺情報を、手作業でTogglに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、Boxに名刺ファイルがアップロードされるだけで、OCRが情報を自動で読み取り、TogglにClientとして登録する一連の流れを自動化できます。TogglとBoxを連携させることで、手作業による手間やミスをなくし、効率的な顧客管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Boxで管理している名刺情報をTogglへ手作業で登録している方
TogglとBoxの連携を自動化し、Clientの登録業務を効率化したいと考えている方
OCR技術を活用して、紙媒体からのデータ入力を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Boxに名刺ファイルをアップロードするだけでTogglに自動でClient情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
名刺情報の転記作業が自動化されることで、手入力による項目間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、TogglとBoxをYoomと連携します
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります
次に、分岐機能のアクションを設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
最後に、オペレーションでTogglの「Create Client」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を引用して登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
OCR機能では、名刺画像やPDFから読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名など）を任意で設定できます
分岐機能では、OCRで読み取った情報をもとに、「特定の文字列を含む場合のみ処理を実行する」といった条件を自由にカスタマイズ可能です
TogglのClient作成アクションでは、OCRで読み取った値を引用し、登録したいフィールドを自由に設定してください

■注意事項

Box、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。