Outlookの内容からTogglでTaskを作成する

■概要

Outlookで受信したメールの内容を、手作業でTogglにタスクとして登録する際、手間や入力ミスが発生していませんか？ このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、AIが内容を解析しTogglへ自動でタスクを作成するため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した依頼を基にTogglでタスク管理を行っている方
• メールからの手動でのタスク登録作業に手間を感じ、効率化を考えている方
• タスクの登録漏れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信からTogglへのタスク作成までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• AIがメール内容から情報を抽出してタスクを作成するため、転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとTogglをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、タスク作成のきっかけとなるメールの条件を指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文などからタスクに必要な情報を抽出するように指定します。
4. 最後に、オペレーションでTogglの「Create Task」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにTogglに新しいタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Outlookのメール本文や件名など、どのテキストを処理対象とするか、そしてタスク名や期限といった、どの項目を抽出するか、AIへの指示内容（プロンプト）を具体的に設定してください。
• Togglの「Create Task」オペレーションでは、作成するタスクの名称（Task Name）、関連付けるプロジェクトのID（Project Id）、対象のワークスペースID（Workspace Id）などを、ユーザーのToggl環境に合わせて適切に設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。