「毎週Togglで週報PDFを作成して、チームに共有するのが地味に面倒…」
「手作業での共有だと、うっかり忘れてしまうことがある…」
このように、Togglを使った週報の作成や共有作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Togglで作成される週報をスケジュールに合わせて自動で取得し、指定のチャットツールに自動で通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Togglから週報データを自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
毎週TogglからWeekly ReportのPDFを取得し、Discordで送付する
試してみる
■概要
Togglで記録した稼働時間を元に、毎週手作業で週報を作成し、チームに共有する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、スケジュールに合わせてTogglから週報のPDFを自動で取得し、Discordの指定チャンネルへ定期的に送信します。
これまでレポート作成や共有に費やしていた時間を削減し、報告漏れなどのミスを防ぐことで、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglで管理している週報をPDF化し、手動でチームに共有しているマネージャーの方
・Discordを活用しており、定期的なレポート共有業務を自動化したいと考えている方
・レポート作成のような定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Toggl、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Togglの週報PDFをDiscordに自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎週TogglからWeekly ReportのPDFを取得し、Discordで自動送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしもまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Toggl／Discord
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- TogglとDiscordのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定と日時計算、Toggl・Discordのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
毎週TogglからWeekly ReportのPDFを取得し、Discordで送付する
試してみる
■概要
Togglで記録した稼働時間を元に、毎週手作業で週報を作成し、チームに共有する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、スケジュールに合わせてTogglから週報のPDFを自動で取得し、Discordの指定チャンネルへ定期的に送信します。
これまでレポート作成や共有に費やしていた時間を削減し、報告漏れなどのミスを防ぐことで、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglで管理している週報をPDF化し、手動でチームに共有しているマネージャーの方
・Discordを活用しており、定期的なレポート共有業務を自動化したいと考えている方
・レポート作成のような定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Toggl、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：TogglとDiscordをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Togglのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続からTogglを検索してクリックします。
アカウント名は任意の文言、API Tokenは設定画面の注釈にあるURLから取得方法を確認し、入力してください。
入力が終わったら「追加」をクリックすると、マイアプリ登録が完了します。
Discordのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
毎週TogglからWeekly ReportのPDFを取得し、Discordで送付する
試してみる
■概要
Togglで記録した稼働時間を元に、毎週手作業で週報を作成し、チームに共有する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、スケジュールに合わせてTogglから週報のPDFを自動で取得し、Discordの指定チャンネルへ定期的に送信します。
これまでレポート作成や共有に費やしていた時間を削減し、報告漏れなどのミスを防ぐことで、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglで管理している週報をPDF化し、手動でチームに共有しているマネージャーの方
・Discordを活用しており、定期的なレポート共有業務を自動化したいと考えている方
・レポート作成のような定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Toggl、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定を行う
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、スケジュールトリガーを設定していきましょう。
このフローは以下のように毎週月曜日の朝9時に起動する設定にしています。
設定が行えていることを確認したら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ4：日時の計算処理を行う
今回のフローはTogglの週刊レポートを毎週通知する設定です。
このため、まずフロー起動日から一週間前の日時を算出していきます。
「日時・日付の加算減算」をクリックしましょう。
「変換対象の日時・日付」は、フロー起動日としたいため「日付」の項目から、「今日」のハイフン区切りのものを入力します。
「加算 / 減算設定」は一週間前の日付を算出するため「-7日」と入力しましょう。
変換後の形式は「XXXX-XX-XX」となるようにしました。
ここまで設定したらテストボタンをクリックします。テストが成功し、計算された日付が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：Togglから週報のPDFを取得する
次にTogglから週報のPDFを取得していきます。
「Get Weekly Report PDF」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
「Workspace Id」には週次レポートを取得したいWorkspaceのIDを、候補から選択してください。
「Start Data」は取得した値から「計算後の値」を入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「End Date」は昨日の値を「日付」から入力しました。
このページ内にはTogglの週報取得に関して、他にも設定できる項目があります。必要に応じて設定してください。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると週報のPDFが取得できます。
※トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ6：Discordで週報のPDFを送信する
次にDiscordで週報のPDFを送信していきます。
「ファイルを送信」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
チャンネルIDを設定画面の注釈に沿って入力します。
メッセージ内容、ファイルの添付方法はデフォルト入力されている例文の通り、以下のように入力しました。
