「毎週Togglで週報PDFを作成して、チームに共有するのが地味に面倒…」
「手作業での共有だと、うっかり忘れてしまうことがある…」
このように、Togglを使った週報の作成や共有作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Togglで作成される週報をスケジュールに合わせて自動で取得し、指定のチャットツールに自動で通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Togglから週報データを自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
毎週TogglからWeekly ReportのPDFを取得し、Discordで送付する
試してみる
■概要
Togglで記録した稼働時間を元に、毎週手作業で週報を作成し、チームに共有する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、スケジュールに合わせてTogglから週報のPDFを自動で取得し、Discordの指定チャンネルへ定期的に送信します。
これまでレポート作成や共有に費やしていた時間を削減し、報告漏れなどのミスを防ぐことで、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglで管理している週報をPDF化し、手動でチームに共有しているマネージャーの方
・Discordを活用しており、定期的なレポート共有業務を自動化したいと考えている方
・レポート作成のような定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Toggl、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Togglの週報PDFをDiscordに自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎週TogglからWeekly ReportのPDFを取得し、Discordで自動送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしもまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Toggl／Discord
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- TogglとDiscordのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定と日時計算、Toggl・Discordのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
毎週TogglからWeekly ReportのPDFを取得し、Discordで送付する
試してみる
■概要
Togglで記録した稼働時間を元に、毎週手作業で週報を作成し、チームに共有する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、スケジュールに合わせてTogglから週報のPDFを自動で取得し、Discordの指定チャンネルへ定期的に送信します。
これまでレポート作成や共有に費やしていた時間を削減し、報告漏れなどのミスを防ぐことで、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglで管理している週報をPDF化し、手動でチームに共有しているマネージャーの方
・Discordを活用しており、定期的なレポート共有業務を自動化したいと考えている方
・レポート作成のような定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Toggl、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：TogglとDiscordをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Togglのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続からTogglを検索してクリックします。
アカウント名は任意の文言、API Tokenは設定画面の注釈にあるURLから取得方法を確認し、入力してください。
入力が終わったら「追加」をクリックすると、マイアプリ登録が完了します。
Discordのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
毎週TogglからWeekly ReportのPDFを取得し、Discordで送付する
試してみる
■概要
Togglで記録した稼働時間を元に、毎週手作業で週報を作成し、チームに共有する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、スケジュールに合わせてTogglから週報のPDFを自動で取得し、Discordの指定チャンネルへ定期的に送信します。
これまでレポート作成や共有に費やしていた時間を削減し、報告漏れなどのミスを防ぐことで、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglで管理している週報をPDF化し、手動でチームに共有しているマネージャーの方
・Discordを活用しており、定期的なレポート共有業務を自動化したいと考えている方
・レポート作成のような定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Toggl、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定を行う
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、スケジュールトリガーを設定していきましょう。
このフローは以下のように毎週月曜日の朝9時に起動する設定にしています。
設定が行えていることを確認したら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ4：日時の計算処理を行う
今回のフローはTogglの週刊レポートを毎週通知する設定です。
このため、まずフロー起動日から一週間前の日時を算出していきます。
「日時・日付の加算減算」をクリックしましょう。
「変換対象の日時・日付」は、フロー起動日としたいため「日付」の項目から、「今日」のハイフン区切りのものを入力します。
「加算 / 減算設定」は一週間前の日付を算出するため「-7日」と入力しましょう。
変換後の形式は「XXXX-XX-XX」となるようにしました。
ここまで設定したらテストボタンをクリックします。テストが成功し、計算された日付が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：Togglから週報のPDFを取得する
次にTogglから週報のPDFを取得していきます。
「Get Weekly Report PDF」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
「Workspace Id」には週次レポートを取得したいWorkspaceのIDを、候補から選択してください。
「Start Data」は取得した値から「計算後の値」を入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「End Date」は昨日の値を「日付」から入力しました。
このページ内にはTogglの週報取得に関して、他にも設定できる項目があります。必要に応じて設定してください。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると週報のPDFが取得できます。
※トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ6：Discordで週報のPDFを送信する
次にDiscordで週報のPDFを送信していきます。
「ファイルを送信」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
チャンネルIDを設定画面の注釈に沿って入力します。
メッセージ内容、ファイルの添付方法はデフォルト入力されている例文の通り、以下のように入力しました。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功したらOKです。
Discordも見に行ってみましょう。
該当の通知が行われていれば、フローの設定は完了です。
Yoom設定画面の「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Togglを使った自動化例
TaskやClientが作成されたら、データベースやタスク管理ツール情報を自動転記します。
逆に、ヘルプデスク、カレンダー、タスク管理ツールからの情報をトリガーにTaskを自動作成します。
手動でのデータ転記がなくなり、タスクと時間の一元管理が可能になるでしょう。
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、TogglにもTaskを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaと時間管理ツールTogglを併用する中で、タスク情報をそれぞれに手動で入力する作業に手間を感じていませんか。
この二重入力は、作業時間を圧迫するだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローは、AsanaとTogglを連携させ、Asanaで新しいタスクが追加されると自動でTogglにもTaskを作成します。
これにより、タスク登録に関する手作業をなくし、よりスムーズな業務進行を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでのタスク作成後、Togglへの手動登録に手間を感じている方
・TogglとAsanaを連携させ、プロジェクトの時間管理を効率化したいマネージャーの方
・タスク登録の二度手間をなくし、本来の業務に集中したいと考えているすべての方
■注意事項
・Asana、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Togglにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Togglにタスクを作成する」フローは、スケジュール管理と時間追跡をシームレスに連携する業務ワークフローです。
Googleカレンダーで新しい予定を追加すると、自動的にTogglに対応するタスクが生成されるため、手動での入力作業を省略できます。
これにより、日々のスケジュール管理と時間管理が一体となり、業務の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとTogglをそれぞれ活用しているが、手動でのタスク作成に時間を取られている方
・スケジュール管理と時間追跡を一元化し、業務の効率化を目指しているビジネスパーソン
・Yoomを使って様々なSaaSアプリを連携し、業務ワークフローを自動化したいと考えている企業のIT担当者
・日々の予定管理と時間管理をよりスマートに行いたいフリーランスや小規模チームのメンバー
■注意事項
・Googleカレンダー、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TogglでTime Entryが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
「TogglでTime Entryが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する」フローは、TogglとGoogleカレンダーの連携を自動化する業務ワークフローです。
Togglで記録した作業時間が自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、手動でのスケジュール入力が不要になります。
これにより、時間管理とスケジュール管理がシームレスに連携し、日々の業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglを利用して細かく時間管理を行っているが、Googleカレンダーとの連携が手間に感じている方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダーで、メンバーの作業時間を効率的にスケジュールに反映させたい方
・フリーランサーや個人事業主で、作業時間を自動的にカレンダーに反映させてスケジュール管理を簡素化したい方
・業務フローの自動化を進めたいと考えており、TogglとGoogleカレンダーの統合を検討している方
・日々のタスク管理を効率化し、手動入力によるミスを減らしたい方
■注意事項
・Toggl、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加する
試してみる
■概要
「TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加する」フローは、時間管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Togglで作業時間を記録すると、自動的にTrelloに関連するカードが追加されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を省き、効率的な業務運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglでの時間管理とTrelloでのタスク管理を併用している方
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・作業時間の記録とタスクの整理を一元化して効率化したい方
・業務フローの自動化を検討している中小企業の経営者の方
■注意事項
・TogglとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Togglで新規Taskが作成されたら、Airtableでレコードを作成する
試してみる
■概要
Togglでの時間管理とAirtableでのプロジェクト管理を別々に行い、手作業での情報転記に手間や時間を取られていませんか。
二重入力によるヒューマンエラーも懸念点です。
このワークフローは、TogglとAirtableの連携を自動化するものであり、Togglで新しいタスクが作成されると、その情報を基にAirtableへ自動でレコードを作成し、toggl airtable間におけるデータ入力の手間やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとAirtableを併用し、タスクやプロジェクト情報を手作業で同期している方
・TogglとAirtable間のデータ入力作業における、転記ミスや登録漏れを防止したい方
・Togglでの時間計測と連動した、より正確なプロジェクト管理を実現したいチームの方
■注意事項
・Toggl、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
Togglで新規Taskが作成されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Togglでタスクやプロジェクトの時間を記録し、そのデータをGoogle スプレッドシートに手作業で転記して管理していませんか。
この作業は定期的に発生するため手間がかかる上、転記ミスや漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、TogglとGoogle スプレッドシートを連携させ、Togglで新しいタスクが作成された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglでのタスク管理とGoogle スプレッドシートでの工数集計を手作業で行っている方
・TogglとGoogle スプレッドシートのデータ連携を自動化し、レポート作成を効率化したい方
・プロジェクトの工数管理をリアルタイムで行い、生産性を向上させたいチームリーダーの方
■注意事項
・Toggl、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Togglで新規タスクが作成されたら、Todoistにもタスクとして登録する
試してみる
■概要
「Togglで新規タスクが作成されたら、Todoistにもタスクとして登録する」ワークフローは、Yoomを活用した効率的な業務ワークフローです。
Togglで新しいタスクを追加すると、自動的にTodoistにも同じタスクが登録されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとTodoistを併用しているが、タスク登録に手間を感じている方
・時間管理とタスク管理を効率化したいビジネスパーソン
・アプリ間の連携を自動化して業務改善を図りたいチームリーダー
・日常的に多くのタスクを管理しており、管理の煩雑さを軽減したい方
・Yoomを活用して既存の業務ワークフローを強化したい企業のIT担当者
■注意事項
・Toggl、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
Togglで特定の新規Taskが作成されたら、TickTickにもタスクを作成する
試してみる
■概要
タスク管理ツールのTickTickと、時間追跡ツールのTogglを併用していると、タスクの二重入力に手間を感じることはないでしょうか。
手作業での転記は入力漏れやミスを招きやすく、本来の業務に集中するための時間を奪ってしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、TogglとTickTickの連携を自動化でき、Togglで特定のタスクを作成するだけでTickTickにも自動でタスクが登録されるため、タスク管理の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとTickTickを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
・Togglでトラッキングするタスクを、TickTickでもれなく管理したいと考えている方
・タスク管理と時間計測の連携を自動化し、業務の生産性を向上させたい方
■注意事項
・Toggl、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Togglの新しい時間記録をNotionのデータベースに自動反映する
試してみる
■概要
「Togglの新しい時間記録をNotionのデータベースに自動反映する」フローは、時間管理とデータ整理をシームレスに統合する業務ワークフローです。
Togglで記録した作業時間が自動的にNotionのデータベースに転送されるため、手動でのデータ入力が不要になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglでの時間管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・Notionを活用して業務データを一元管理しているチームリーダーの方
・時間記録とデータベース管理を自動化し、手間を省きたいビジネスオーナーの方
・Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したいIT担当者の方
■注意事項
・Toggl、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Zendeskで特定の新しいチケットが作成されたら、TogglでTaskを作成する
試してみる
■概要
Zendeskで管理している顧客からの問い合わせチケットに対し、Togglで作業時間を計測しているものの、手動でのタスク登録に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Zendeskで特定の条件に合致する新しいチケットが作成された際に、Togglへ自動でタスクを作成できます。
TogglとZendeskの連携を自動化し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZendeskのチケットをもとにTogglでタスクを手入力しているカスタマーサポート担当者の方
・TogglとZendeskを連携させ、チームの作業時間の計測を効率化したいと考えている方
・日々の定型業務を自動化し、より重要な問い合わせ対応に集中したいと考えている方
■注意事項
・Zendesk、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Togglの週報PDF共有を自動化することで、
これまで毎週手作業で行っていたレポートの作成・送付作業の手間を削減し、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、チームメンバーはいつでも稼働状況を把握でき、プロジェクト管理や業務改善に集中できる環境整備が可能になるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Discord以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、できます。
その場合はDiscordのアクションを、他のアプリ（SlackやGmailなど）に変更してお試しください。
あらかじめYoomと連携できるアプリかどうか確認してからお使いいただくのがおすすめです。
以下よりご確認ください。
Q：取得したPDFを自動で保存できますか？
A：
はい、可能です。
その場合は今回のフローに、Google Driveの「ファイルをアップロードする」などの保存するフローを追加してください。
Q：レポート取得に失敗した場合どうなりますか？
A：
メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
