Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、TogglでTime Entryを作成する

■概要

特定のクライアントからの依頼メールなど、決まったメールを受信した際にTogglで時間を記録する作業は、定型的でありながらも忘れがちな業務ではないでしょうか。手作業での記録は手間がかかる上に、記録漏れが発生し正確な工数管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際にTogglでの時間記録を自動化できるため、こうした課題を解消し、より正確な工数管理を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した依頼をもとにTogglで工数管理をしており、手作業での記録に手間を感じている方
• Togglを使ったプロジェクトの工数管理を自動化し、正確な記録を目指したいマネージャーの方
• 日々の定型的な記録作業を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動でTogglに時間が記録されるため、これまで手作業で行っていた記録時間を短縮することができます。
• 手動での記録による入力漏れや間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、Togglでの工数記録の自動化（automation）によって正確性を高めます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTogglをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでTogglの「Create Time Entry」アクションを設定し、新しい時間記録を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Togglの「Create Time Entry」アクションでは、記録対象としたいWorkspaceのIDを任意で設定してください。これにより、特定のプロジェクトやチームのワークスペースに記録を自動で振り分けることができます。
• Gmailのトリガー設定では、件名や本文に含まれるキーワード、送信元メールアドレスなどを指定することで、特定のメールのみを対象とした自動化が可能です。

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■注意事項

• Gmail、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。