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「重要なファイルを手動でBoxにバックアップするの、忘れそうで怖いし時間もかかるな…」
「複数のサービスに散らばったファイルを一元的にBoxへバックアップしたいけど、管理が大変で手間もかかる…」
このように、日々の業務で発生するファイルのバックアップ作業に関して、手作業による手間や潜在的なリスクに頭を悩ませていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々なアプリケーションで扱う大切なファイルやデータを、指定したストレージサービス（今回はBoxを例にご紹介します）へ自動的にバックアップする仕組み</span>があれば、データ損失のリスクを低減し、バックアップ作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができ、生産性の向上にも繋がります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">重要なファイルを指定のストレージに自動でバックアップする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の業務で扱う大切なファイルやデータを、手作業でバックアップするのは手間がかかり、ミスも起こりがちです。
Yoomのテンプレートを活用すれば、様々なトリガーをきっかけに、指定したストレージサービスであるBoxへ自動でファイルをバックアップする仕組みを簡単に構築できます。
これにより、データ保全の信頼性を高め、バックアップ作業から解放されます。
ここでは、具体的な連携パターンをいくつか紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Dropboxのような他のストレージサービスにファイルがアップロードされた際に、自動的にBoxへバックアップを作成する</span>ことができるので、複数のストレージサービスを利用している場合でも、重要なデータを一元的に保護し、管理の手間を削減できます。
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のファイルを受信した際に、その添付ファイルを自動的にBoxへバックアップする</span>ことが可能であり、メールに埋もれがちな重要ファイルを確実に保存し、必要な時にすぐアクセスできるようになります。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで特定のファイルが投稿された際に、そのファイルを自動的にBoxへバックアップする</span>仕組みを構築できるため、チャットでのファイル共有が多くても、バックアップ漏れを防ぎ、情報資産を安全に管理できます。
それではここから代表的な例として、Dropboxに特定のファイルがアップロードされた際に、Boxにファイル情報を自動でバックアップ（アップロード）するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、DropboxとBoxをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するDropboxに、ファイルをアップロードしておきましょう！
※後続のDropboxのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Dropbox」と入力し、検索結果からDropboxのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、メールアドレス宛に送信されたコードを入力し、「続行」をクリックしてください。
4.続いてBoxをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からBoxを検索します。
表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。
次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
マイアプリにDropboxとBoxが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Dropboxに特定のファイルがアップロードされたら、Boxにバックアップ（アップロード）する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「対象のフォルダのパス」「ファイル名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「フォルダのパス」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「格納先フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、プルダウンからそれぞれ「取得した値を使用する」、「ダウンロードしたファイル」を選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にBoxにファイルが保存されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にもさまざまなサービス間でファイルを自動バックアップし、通知まで行える便利なテンプレートがそろっています！
たとえば、Google Driveにファイルがアップロードされたら特定フォルダにバックアップし、Slackに通知するものや、Gmailで受信した添付ファイルをDropboxに自動保存するようなケースに対応できます。
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください！
ファイルのバックアップ作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルバックアップの手間を大幅に削減し、データの損失リスクを低減しつつ、ヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>これにより、バックアップ作業に割いていた時間を他の創造的な業務や戦略的なタスクに振り向けることができ、組織全体の業務効率向上に貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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