■概要
Gmailで受信する特定のメールに添付されたファイルを、都度Boxへ手作業でバックアップする業務は、手間がかかる上に、忘れてしまったり、誤ったファイルをアップロードしたりする可能性もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付ファイルを自動でBoxへアップロード処理を実行するため、このような課題を解消し、ファイル管理の確実性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルのBoxへのバックアップを手作業で行っている方
- 重要なファイルのバックアップ漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、作業の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になることで、ファイルの添付忘れやアップロードミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールを受信した際にフローが起動します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、「添付ファイルが存在する場合のみ処理を続行する」といった条件に基づいて処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、受信メールから添付ファイルの情報など、後続の処理に必要なデータを抽出します。
- さらに、オペレーションで分岐機能を設定し、抽出したデータ（例：ファイル名やファイル形式など）に基づいて、さらに詳細な条件で処理を分岐させることが可能です。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出および選別されたファイルを指定のBoxフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
- データ抽出機能では、抽出対象とする項目（例：メールの件名、本文、添付ファイルなど）を任意で指定できるほか、固定値を設定したり、前のステップで取得した情報を変数として利用したりすることが可能です。
- Boxへのファイルアップロードアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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